Se sei un medico di qualsiasi tipo, è probabile che tu abbia molto nel tuo piatto. I medici hanno la responsabilità di garantire che le cure mediche adeguate e tempestive siano somministrate ai pazienti quando ne hanno più bisogno. D’altra parte, se sei un direttore di ufficio medico, sei responsabile della supervisione della pianificazione degli appuntamenti, della gestione delle finanze e della garanzia che la clinica funzioni senza intoppi.

Indipendentemente dal titolo esatto, è essenziale rimanere aggiornati sulle nuove tecnologie e strumenti che possono aiutare a semplificare le pratiche quotidiane in campo medico. Non solo questo aumenterà l’efficienza del vostro posto di lavoro, ma aiuterà a mantenere un elevato standard di cura per i pazienti.

Uno degli strumenti più preziosi che è possibile utilizzare per semplificare i processi e ottimizzare l’esperienza del paziente è un servizio di segreteria telefonica medico. Mentre è probabile che avete incontrato questi servizi in una certa capacità, si può avere ancora alla ricerca di loro e le loro capacità in dettaglio. Fortunatamente, questa guida risponde alle tue domande scottanti abbattendo tutte le informazioni chiave che devi sapere sui servizi di segreteria del medico e su come possono beneficiare della tua pratica.

Che cos’è un servizio di segreteria medica?

Un servizio di risposta medico, noto anche come servizio di risposta medica o servizio di risposta telefonica (TAS), è una soluzione di telecomunicazioni che accetta messaggi da pazienti e altri chiamanti che chiamano al di fuori dell’ufficio o dell’orario di clinica. Questi servizi prendono le chiamate per i medici e gli uffici del medico quando il loro personale dell’ufficio non è disponibile.

Come funziona un servizio di segreteria telefonica medico?

I servizi di segreteria telefonica sono utilizzati in una vasta gamma di settori, tra cui sanità, tecnologia, gestione immobiliare, legge e altrove. Qualsiasi organizzazione che riceve chiamate o fa affari al telefono potrebbe beneficiare di un servizio di segreteria telefonica.

Nel campo medico, i servizi di segreteria telefonica sono i servizi che ricevono ed elaborano le chiamate in entrata. Quando è in uso un servizio di segreteria telefonica, le chiamate effettuate all’ufficio del medico vengono inoltrate a un call center, dove possono essere instradate attraverso messaggi preregistrati e sistemi automatizzati o accolte da un operatore dal vivo. Spesso, una combinazione di soluzioni automatizzate e operatore dal vivo vengono utilizzati per fornire informazioni di routine, chiamate dirette e schermo, prendere i messaggi, e collegare i chiamanti con i medici di guardia in caso di emergenza.

Il più delle volte, questi servizi di risposta utilizzano operatori dal vivo e consentono ai pazienti di parlare con un vero essere umano per soddisfare le loro esigenze. Il call center valuta la situazione del chiamante e la filtra in base al suo livello di urgenza; in altre parole, se l’emergenza medica è abbastanza urgente da richiedere un’attenzione immediata da parte del medico, il rappresentante del call center invierà la chiamata al fornitore di chiamata. In caso contrario, il rappresentante del call center indirizzerà il paziente ad altre risorse che possono utilizzare per trattare la loro preoccupazione medica o prendere un messaggio che è tenuto per le ore di ufficio regolari.

Cosa forniscono i servizi di segreteria del medico?

Ci sono diverse funzioni che il servizio di segreteria di un buon medico eseguirà che possono facilitare notevolmente il lavoro quotidiano e migliorare la cura del paziente. Alcune funzioni includono ma non sono limitate a:

• After-Hours Emergency Service-Un servizio di risposta medico può funzionare come il principale punto di contatto per la vostra pratica dopo ore, mettendo in campo le chiamate e utilizzando scripting intelligente e alberi decisionali per determinare quali chiamate hanno bisogno di invio al medico di guardia e che non lo fanno.
• Pianificazione degli appuntamenti del paziente-Utilizzando un servizio di segreteria telefonica del medico, darai ai tuoi pazienti la possibilità di prenotare e gestire i loro appuntamenti sempre e ovunque attraverso l’uso di sistemi di calendario basati sul Web. Questo sistema funge da intermediario automatico tra il paziente e il medico quando il medico non è disponibile.
• Promemoria degli appuntamenti – Inviando promemoria automatici ai pazienti sui loro prossimi appuntamenti, un servizio di segreteria telefonica medico può ridurre notevolmente i costi associati agli appuntamenti mancati. Aiuta anche a garantire che i pazienti ricevano le cure di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.
• Messaggi pre-schermo – I servizi di segreteria telefonica del medico hanno la capacità di emettere messaggi pre-schermo automatici ai chiamanti, che possono fornire loro informazioni salienti che possono influenzare lo stato delle loro chiamate (ad esempio una dichiarazione che informa il chiamante che è dopo l’orario di funzionamento della clinica, istruzioni su chi contattare in caso di emergenza pericolosa per la vita). Questo aiuta a garantire che l’esperienza medico-paziente rimanga il più professionale, trasparente e senza soluzione di continuità possibile.
• Secure Messaging – Doctor answering services protegge i messaggi inviati e ricevuti dai pazienti crittografandoli in un luogo sicuro, evitando così perdite di dati sensibili. La piattaforma memorizza quindi i messaggi dal dispositivo che mantiene il contenuto dei messaggi privato e illeggibile, anche se il dispositivo viene perso o rubato. Questo senso di sicurezza migliorerà il senso di fiducia e fiducia dei tuoi pazienti nella tua pratica e successivamente migliorerà la tua reputazione pubblica.

Quali sono i vantaggi dei servizi di segreteria del medico?

Ci sono diversi vantaggi di utilizzare un servizio di segreteria telefonica medico, tra cui:

• Ridurre le distrazioni-Le pratiche vogliono rimanere disponibili per i loro pazienti, ma molte chiamate fuori orario non hanno bisogno di raggiungere il provider di chiamata. L’utilizzo di un servizio di segreteria telefonica come prima linea di difesa aiuta a ridurre le distrazioni assicurando che solo le chiamate appropriate vengano inviate alla chiamata.
• Risparmio di denaro-I servizi di segreteria del medico tengono un registro chiaro delle telefonate, che possono finire per ridurre la potenziale responsabilità in caso di reclamo del paziente e aiutare la tua pratica a risparmiare centinaia di migliaia di dollari a lungo termine.
• Disponibilità-Le emergenze mediche e le esigenze dei pazienti non si fermano nel cuore della notte o nei fine settimana o nei giorni festivi. I pazienti potrebbero chiamare la tua struttura in qualsiasi momento, motivo per cui la disponibilità di 24 ore di un servizio di segreteria telefonica del medico è così utile. Questo sistema assicura anche che i medici non sono sempre bombardati con chiamate non urgenti dopo ore e agisce come un meccanismo di filtraggio tanto necessaria.
• Soddisfare i requisiti HIPAA-A causa della natura sensibile e privata dei dati dei pazienti, i servizi di segreteria del medico implementano misure di sicurezza elettroniche per proteggere queste informazioni. Inoltre, le aziende che offrono questi servizi di segreteria medica assicurano che i membri del personale siano formati HIPAA, garantendo così una solida base di conoscenze sui principi fondamentali della pratica medica.
• Call Reporting – Molti fornitori di servizi di risposta medico offrono utili sistemi di reporting online che forniscono accesso in tempo reale alle registrazioni delle chiamate, messaggi, orari di chiamata e persino rapporti personalizzati. Tali sistemi di reporting possono semplificare notevolmente le operazioni, migliorare le attività di formazione e migliorare la cura del paziente.
• Personalizzazione-I servizi di segreteria del medico non sono adatti a tutti; per essere efficaci, devono essere adattati alla struttura e alle esigenze uniche del tuo studio. Questo livello di personalizzazione aiuta a garantire che il sistema di risposta soddisfi a fondo le tue esigenze e rimanga efficace a lungo termine.

Perché scegliere Continental Message Solution (CMS)?

Operante dal 1967, CMS ha aiutato medici e responsabili di uffici medici a gestire telefonate importanti e migliorare il livello di assistenza ai pazienti per più di 50 anni. Scelto dai medici di tutta la nazione, CMS è noto per le sue soluzioni convenienti, affidabili e innovative. In CMS, le esigenze uniche del cliente sono all’avanguardia nella fornitura di servizi, il che significa che riceverai un servizio di segreteria telefonica del medico completamente adattato alla tua organizzazione e alle tue specifiche.

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Se stai cercando nuovi strumenti che possano servire meglio te, il tuo personale e i tuoi pazienti, un servizio di segreteria telefonica può aiutare in modo significativo a colmare alcune lacune operative e facilitare il lavoro quotidiano. Dalla pianificazione degli appuntamenti del paziente ai messaggi di pre-screening per garantire la comunicazione, doctor answering services può servire una vasta gamma di funzioni e produrre una serie di vantaggi per la vostra pratica, tra cui disponibilità 24 ore, migliore cura del paziente, conformità HIPAA, risparmi sui costi e personalizzazione completa del servizio.