Molti utenti di Outlook nell’ambiente aziendale hanno familiarità con l’assistente fuori ufficio e utilizzano la funzione Outlook per avvisare clienti o colleghi quando non controllano la posta elettronica a causa di ferie o malattie. Per quanto conveniente possa essere, tuttavia, la funzionalità di Outlook richiede che il server di posta elettronica sia un server Microsoft Exchange, che per le piccole o le aziende domestiche non è in genere disponibile/ragionevole.

Problemi evidenti sorgono quando si va in vacanza o non controllare la posta elettronica per un periodo prolungato; i clienti o partner commerciali possono arrabbiarsi, pensando che li hai ignorati per giorni/settimane. Fortunatamente, esiste una soluzione per gli utenti di Outlook che desiderano sfruttare l’assistente di Office nonostante non dispongano di un server di posta elettronica Microsoft Exchange. Il processo sfrutta le regole e gli avvisi di Outlook per imitare la funzionalità di Assistente fuori ufficio. Anche se potrebbe non essere così grazioso o facile da abilitare, ottiene il lavoro fatto.

Alcune cose da notare sull’invio di una risposta automatica in Outlook 2007 utilizzando regole e avvisi

• Importante: Outlook deve essere in esecuzione affinché funzioni. Inoltre è necessario che l’impostazione per “controlla periodicamente nuovi messaggi” sia attivata.
• La regola “Rispondi utilizzando un modello specifico” utilizzata in questa tecnica invierà una risposta a ciascun mittente solo una volta per prevenire lo spam. Per ripristinare l’elenco di quelli già inviati via email, è necessario chiudere e riavviare Outlook.

Come creare un modello di risposta automatica in Outlook 2007

1. Comporre un nuovo messaggio in Outlook. Nella scheda Opzioni > Formato, impostarlo su Testo normale. Quindi digitare il proprio messaggio di distanza; questo sarà ciò che le persone ricevono come risposta automatica mentre si è lontani.

2. Dopo aver completato il messaggio, fare clic sul pulsante Microsoft Office e quindi fare clic su Salva con nome.

3. Nella finestra visualizzata, digitare il nome del file desiderato. Quindi selezionare Modello di Outlook (*.oft) come il tuo Salva come tipo.

Ottimo lavoro. Fase uno è ora completa; continuiamo.

Definire una regola per inviare una risposta automatica in Outlook 2007.

4. Nel menu Strumenti, fare clic su Regole e avvisi.

5. Nella finestra Regole e avvisi, fare clic sul pulsante Nuova regola. Nella finestra Guidata regole visualizzata, fare clic su Avvia da una regola vuota > Controlla i messaggi quando arrivano. Fare clic su Avanti.

6. Nella finestra Condizioni successive, selezionare la casella di controllo per Inviato solo a me, quindi fare clic su Avanti. La pagina successiva è l’elenco delle azioni; selezionare la casella di controllo per la risposta utilizzando un modello specifico. Dopo aver selezionato le caselle appropriate, fare clic sul collegamento blu a un modello specifico.

7. La finestra Seleziona un modello di risposta dovrebbe apparire sotto Cerca in: seleziona modelli utente nel file System. Il modello che abbiamo salvato in precedenza dovrebbe apparire nell’elenco, selezionare il modello e quindi fare clic su Apri.

8. Assegna un nome alla regola, assicurati che la casella Attiva questa regola sia selezionata. Al termine, fare clic su Fine.

D’ora in poi, tutti coloro che e-mail si otterrà una risposta automatica contenente il messaggio personalizzato impostato in fase uno.

Come faccio a disabilitare la risposta automatica?

Quando torni in ufficio( o a casa), devi ricordarti di disabilitare o eliminare la regola Out of Office di Outlook, in modo che le persone non continuino a ricevere il messaggio “Sono fuori ufficio”.

9. Fare clic su Strumenti > Regole e avvisi.

10. Selezionare la regola Fuori sede creata in precedenza, quindi deselezionare la regola o eliminare la regola utilizzando il pulsante Elimina. Fare clic su OK per salvare le modifiche e terminare

Nota: ti consiglio di disabilitare la regola deselezionando la casella di controllo piuttosto che eliminare la regola. In questo modo, puoi riutilizzarlo la prossima volta che sei fuori ufficio.

Le regole di Outlook 2007 e avvisi consentono di fare quasi tutto con la tua email. Quali sono alcune delle cose che fai o gestisci con le tue regole di Outlook?