Abbiamo tutti 24 ore in un giorno. Ma perché sembra che alcune persone siano in grado di ottenere il massimo da ogni minuto della giornata? Che ci crediate o no, non hanno il potere di rallentare il tempo. Tuttavia, sanno come gestire correttamente il loro tempo.

Vuoi sapere come si può diventare un maestro di gestione del tempo pure? Inizia utilizzando questi 20 suggerimenti di gestione del tempo super-potenti.

Crea un controllo temporale.

Quando si tratta di gestione del tempo, il primo passo che devi fare è scoprire dove va effettivamente il tuo tempo. Si può credere che si invia solo 30 minuti su e-mail, ma in realtà che il compito è mangiare-up un’ora della vostra giornata.

Il modo più semplice per tenere traccia del tuo tempo è scaricare un’app come RescueTime, Toggl o my app Calendar per tenere traccia di tutto ciò che fai per una settimana. È quindi possibile accedere a un rapporto per scoprire che cosa sta rubando il vostro tempo. Con queste informazioni, è quindi possibile apportare le modifiche appropriate.

Imposta un limite di tempo per ogni attività.

Ho scoperto che l’impostazione di un limite di tempo per ogni attività mi impedisce di distrarmi o procrastinare. Ad esempio, se voglio scrivere un articolo per il mio blog, mi concedo due ore. Quindi, se ho iniziato alle 8 del mattino, cerco di farlo scrivere entro le 10 del mattino.

In un certo senso, diventa gioco.

Poiché inserisco i buffer tra attività e attività, se non completi l’attività in tempo, posso ancora lavorarci senza mangiare il tempo riservato a qualcos’altro.

Usa una lista di cose da fare, ma non abbandonare le attività.

” Tutti gli obiettivi e i progetti sono costituiti da parti più piccole che devono essere realizzate per raggiungere l’obiettivo o completare il progetto. Crea elenchi di cose da fare per ogni obiettivo e progetto, elencando tutti i passaggi misurabili che devono essere compiuti”, suggerisce William Lipovsky.

“Oltre a tenerti concentrato, questo ti motiva anche perché sei in grado di vedere ciò che hai già raggiunto e ciò che rimane.”

Allo stesso tempo, ci saranno interruzioni che potrebbero impedirti di completare un’attività. William consiglia di ” fare un punto di tornare sempre a e completare questi compiti una volta che siete in grado di. Ciò potrebbe richiedere di impostare un limite al numero di attività su cui si sta lavorando in un dato momento.”

Pianificare in anticipo.

Una delle cose peggiori che puoi fare è svegliarsi senza un piano per la giornata. Invece di concentrarti su ciò che deve essere fatto, vaghi senza meta e ti occupi di questioni più banali.

Ecco perché dovresti sempre pianificare in anticipo usando una di queste opzioni;

• La sera prima. Prima di lasciare il lavoro per il giorno, trascorri gli ultimi 15 minuti organizzando il tuo ufficio e componendo un elenco dei tuoi oggetti più importanti per domani.
• Prima cosa al mattino. Durante la tua routine mattutina scrivi le 3 o 4 questioni più urgenti e importanti che devono essere affrontate oggi e lavora su quelle in cui sei più produttivo.

Trascorri le tue mattine su MITs.

Mark Twain una volta disse: “Se è il tuo lavoro mangiare una rana, è meglio farlo prima cosa al mattino. E se è il tuo lavoro mangiare due rane, è meglio mangiare prima il più grande.”

Lordo? Sicuro. Ma il punto che Twain stava facendo è che dovresti prenderti cura dei tuoi compiti più grandi e impegnativi al mattino, ovvero i tuoi compiti più importanti (MITs) del giorno.

Ci sono un paio di motivi per cui questo trucco di gestione del tempo così efficace. Per cominciare, di solito hai la maggior quantità di energia nell’AM. Quindi è meglio affrontare questi compiti quando non sei prosciugato. Inoltre, è possibile utilizzare quella sensazione di realizzazione per ottenere attraverso il resto della giornata.

Impara a delegare / esternalizzare.

La delega e l’outsourcing possono diventare un po ‘ difficili. Per alcuni è difficile lasciare che qualcun altro faccia il lavoro che hanno usato per fare. Per gli altri, non hanno il tempo di addestrare qualcun altro a completare determinati compiti.

Il fatto è che delegare o esternalizzare sono risparmiatori di tempo reale poiché riducono il carico di lavoro, il che significa che hai più tempo da dedicare a compiti più importanti o fare meno lavoro. O consegnare le responsabilità ai membri del team che sono qualificati o assumere un libero professionista esperto. E, se si decide di fare la formazione in-house, l’investimento iniziale sarà valsa la pena-alla fine.

Elimina metà lavoro.

“Nella nostra epoca di distrazione costante, è stupidamente facile dividere la nostra attenzione tra ciò che dovremmo fare e ciò con cui la società ci bombarda”, scrive James Clear.

” Di solito stiamo bilanciando le esigenze di messaggi, e–mail e liste di cose da fare allo stesso tempo in cui stiamo cercando di ottenere qualcosa di compiuto. È raro che siamo pienamente impegnati nel compito a portata di mano.”

Clear ha soprannominato questo “mezzo lavoro” e qui ci sono un paio di esempi;

• Stai scrivendo un rapporto, ma smetti casualmente di controllare il tuo telefono senza motivo.
• Provi una nuova routine di allenamento, ma passa a un nuovo programma un paio di giorni dopo perché lo leggi online.
• Mentre parli al telefono, la tua mente vaga verso la tua casella di posta elettronica.

“Indipendentemente da dove e come cadi nella trappola del mezzo lavoro, il risultato è sempre lo stesso: non sei mai completamente impegnato nell’attività in questione, raramente ti impegni in un’attività per lunghi periodi di tempo e ci vuole il doppio del tempo per ottenere la metà”, aggiunge Clear.

Clear ha scoperto che il modo migliore per superare la metà del lavoro è bloccare “il tempo significativo per concentrarsi su un progetto ed eliminare tutto il resto.”Ad esempio, sceglierà un esercizio e si concentrerà solo su quell’esercizio mentre si allena. Egli sarà anche ritagliarsi un paio d’ore da dedicare a un progetto importante, ma lascerà il telefono in un’altra stanza.

“Questa completa eliminazione delle distrazioni è l’unico modo che conosco per entrare in un lavoro profondo e mirato ed evitare sessioni frammentate in cui stai semplicemente facendo metà lavoro.”

Cambia il tuo programma.

Se stai leggendo questo articolo allora è ovviamente perché si vuole scoprire un po ‘ di gestione del tempo utile – e io sono più che felice di aiutarvi a mettere. Ma, se siete alle prese con la gestione del tempo, la soluzione può essere semplice come cambiare il vostro programma in giro.

Ad esempio, invece di dormire fino alle 6:30, sveglia un’ora prima. Personalmente, trovo 5:15am per essere il momento più produttivo della giornata dal momento che mi dà il tempo di esercitare, pianificare la mia giornata, passare attraverso le mie e-mail, e anche lavorare su progetti collaterali senza essere disturbato.

Inoltre, considera di svegliarti prima nei fine settimana e magari di ridurre la quantità di TV che guardi.

Lascia un tempo di buffer tra attività e riunioni.

Saltare immediatamente da un’attività o da una riunione all’altra può sembrare un buon uso del tuo tempo, ma in realtà ha l’effetto opposto. Abbiamo bisogno di tempo per liberare le nostre menti e ricaricare andando a fare una passeggiata, meditando, o semplicemente sognare ad occhi aperti. Dopo tutto, il cervello umano può concentrarsi solo per circa 90 minuti alla volta.

Senza quella pausa è più difficile rimanere concentrati e motivati. La pianificazione del buffer-time può anche impedire il ritardo alla prossima riunione. Trovo 25 minuti tra attività e riunioni una quantità ideale di tempo di buffer.

Ottenere organizzato e single-task.

L’americano medio spende 2,5 giorni ogni anno alla ricerca di oggetti fuori luogo. Di conseguenza, spendiamo oltre $2.7 miliardi all’anno in sostituzione di questi elementi. Invece di sprecare tempo e denaro, organizzatevi.

Inizia avendo una casa per tutto e assicurandoti che gli oggetti vengano rimessi al loro posto. Come la fine della giornata pulire il posto di lavoro e creare un sistema di gestione dei documenti.

E, avviare single-tasking. La maggior parte delle persone citano multitasking come il principale colpevole per gli elementi fuori luogo.

Segui la regola 80-20.

“Il principio di Pareto noto anche come regola 80-20 suggerisce che l’ 80% dei risultati provengono dal 20% dello sforzo messo in. Questo è comunemente usato nelle vendite poiché l ‘80% delle vendite proviene in genere dal 20% dei clienti”, scrive Renzo Costarella in un precedente post sul calendario.

” Quando si tratta di come dovresti gestire il tuo tempo, questo principio può anche essere applicato. l ‘ 80% dei tuoi risultati deriva dal 20% delle tue azioni.”

Renzo ti suggerisce di iniziare guardando ” il tuo programma o la tua lista di cose da fare ogni giorno. Per semplicità, cerca di ottenere cinque compiti che devi svolgere. Usando il principio probabilmente puoi eliminare la maggior parte degli elementi della tua lista. All’inizio può sembrare innaturale, ma questo straordinario ti condizionerà per aumentare lo sforzo sui compiti più importanti.”

Utilizzare un calendario online.

I calendari sono stati a lungo uno strumento fondamentale per la gestione del tempo. Tuttavia, i calendari online hanno portato questo al livello successivo. Questo perché puoi accedervi da più dispositivi, pianificare facilmente riunioni e appuntamenti, impostare promemoria, creare blocchi temporali e pianificare eventi ricorrenti.

Personalmente, io uso Google Calendar. Penso che sia il migliore. Ma anche Outlook e Apple Calendar funzionano bene.

Smetti di essere perfetto.

Quando sei un perfezionista, nulla sarà mai abbastanza buono. Ciò significa che continuerai a tornare allo stesso compito più e più volte. Come produttivo pensi che la tua giornata sarà di conseguenza?

Quindi, smetti di essere perfetto. Non esiste. Fai del tuo meglio e vai avanti.

Basta dire ” No.”

So che non vuoi turbare nessuno. Ma si può gestire solo così tanto. Se hai già un piatto pieno, rifiuta l’invito a cena o aiuta i tuoi colleghi in un progetto finché non hai il tempo libero.

Instillare abitudini chiave di volta.

Charles Duhigg, autore di “The Power of Habit”, ha coniato il termine ” keystone habits.”Ma, cosa sono? In poche parole, sono abitudini che possono trasformare la tua vita, come l’esercizio fisico, il monitoraggio di ciò che mangi, lo sviluppo di routine quotidiane e la meditazione.

Queste abitudini sostituiscono le cattive abitudini e sollecitano altre buone abitudini. Di conseguenza, sarai più sano, più concentrato e più adatto a gestire il tuo tempo.

Non perdere tempo ad aspettare.

Sarò onesto. Non posso stare ad aspettare. Non è che io sia impaziente. È solo che so che questo è tempo che potrebbe essere speso meglio altrove.

Tuttavia, invece di sprecare questo tempo, ho trovato il modo di sfruttarlo al meglio. Ad esempio, mentre sono seduto in una sala d’attesa leggerò un libro di ispirazione, ascolterò un podcast o pianificherò un prossimo post sul blog.

Telelavoro.

Lo sapevate che il pendolarismo americano medio è di oltre 26 minuti? E, a peggiorare le cose, che gli spostamenti quotidiani si sta allungando. Aggiungere on-top la quantità di tempo che ci vuole ottenere pronto e si può facilmente vedere quanto tempo è sprecato per andare e tornare dal lavoro.

Mentre non è possibile per ogni lavoro, telelavoro anche due volte a settimana può finire-per risparmiare diverse ore a settimana.

Trova ispirazione.

Quando trascino, uso fonti di ispirazione come un TED Talk o una biografia. È un modo semplice per riaccendere quel fuoco per farmi motivare e tornare in pista.

Batch compito simile insieme.

Quando hai un lavoro correlato, raggruppali insieme. Ad esempio, non rispondere alle e-mail e alle telefonate durante il giorno. Pianificare un tempo specifico per gestire queste attività.

La ragione? Compiti diversi richiedono diversi tipi di pensiero. Mettendo insieme le attività correlate, il tuo cervello non sta cambiando marcia, il che significa che ritagliate quel tempo di riorientamento.

Fai meno.

Questa è una tattica di Leo Babauta. Ha iniziato il blog Zen Habits ed è sicuramente una lettura da non perdere. Quindi, cosa ha da dire Leo sul fare meno.

Fare meno non significa ” meno è più.”Significa” meno è meglio.”Questo si ottiene rallentando, essendo consapevoli di ciò che deve essere fatto e concentrandosi solo su quelle cose. Una volta fatto, fai contare ogni azione. Di conseguenza creerai più valore invece di solo foraggio.