Medical Records Filing Systems
Tre tipi di sistemi di archiviazione numerici sono comunemente utilizzati per il deposito di cartelle cliniche – dritto numerico, cifra terminale, e la cifra centrale.
Straight numeric filing
Straight numeric filing si riferisce al deposito di record in ordine crescente esatto in base al numero di cartelle cliniche. Pertanto, contemporaneamente tutti i record numerati sarebbero in una serie ascendente sugli scaffali di archiviazione. Per esempio, le seguenti quattro cartelle cliniche sarebbero archiviate nel seguente ordine su uno scaffale: 65023, 65024, 65025 e 65026.
Chiaramente è una questione semplice tirare cinquanta record continui dall’area di archiviazione per scopo di studio o per l’archiviazione inattiva. Forse il più grande vantaggio di questo tipo di sistema di archiviazione è la facilità con cui il personale è addestrato a lavorare con esso. Tuttavia, questo approccio al deposito presenta alcuni svantaggi. È facile da misfile poiché uno staff deve considerare tutte le cifre del numero di record in una sola volta quando si archivia un record. Maggiore è il numero di cifre che devono essere richiamate al momento del deposito, maggiore è la possibilità di errore. L’alterazione dei numeri è comune: la cartella clinica 65424 può essere erroneamente archiviata come record 56524.
Un problema più serio per il deposito numerico diretto è che l’attività di deposito più pesante è concentrata nell’area con il numero massimo di nuovi record. Diversi record di archiviazione del personale allo stesso tempo in tali aree è destinato a mettersi l’uno nel modo dell’altro. Dal momento che il personale sono di solito deposito nella zona dei record più attuali, non è possibile fissare la responsabilità per una sezione del file a uno staff.
Terminal digit filing
Un numero di sei cifre o un numero di sette cifre può essere utilizzato e diviso con un trattino in tre parti, ciascuna parte normalmente contenente due cifre. All’interno del numero, le cifre primarie sono le ultime due, le cifre secondarie sono le due centrali e le cifre terziarie sono le prime due o tre cifre.
In un deposito di cifre terminali, ci sono 100 sezioni primarie, che vanno da 00 a 99. Uno staff deve prima considerare la sezione primaria durante il deposito dei record. Con ogni sezione primaria, gruppi di record sono abbinati in base alla cifra secondaria, dopo aver individuato la corretta sezione cifre secondarie, i file del personale cartella clinica in ordine numerico per le cifre terziarie. Nelle cartelle cliniche, le seconde cifre terziarie cambiano con ogni record.
Nota: il seguente esempio in un terminale cifre file
| 66-31-06 | 98-11-38 | 98-99-50 |
| 67-31-06 | 99-11-38 | 99-99-50 |
| 68-31-06 | 00-12-38 | 00-00-51 |
| 69-31-06 | 01-12-38 | 01-00-51 |
Il terminale cifra metodo di deposito è descritto con sei numeri, ma come detto in precedenza può essere adattato per l’utilizzo di cinque, sette, o anche nove cifre. Con un numero di cinque cifre, si potrebbe suddividerlo in tre sezioni, come segue:
| 7-65-43 | 0-00-01 | ecc. |
| Con sette cifre, la rottura potrebbe essere: | ||
| 765-43-21 | 000-00-01 | ecc. |
Ci sono numerosi vantaggi di archiviazione cifra terminale. Quando vengono aggiunti nuovi record agli scaffali, i loro numeri di cifre terminali sono equamente distribuiti in 100 sezioni primarie degli scaffali. Ogni 100 nuova cartella clinica sarà depositata di nuovo nella stessa sezione primaria degli scaffali.
L’ostruzione che risulta mentre il deposito numerico diretto è seguito quando più personale sta archiviando nella stessa area è evitata. Il personale può essere assegnato la responsabilità per alcune sezioni degli scaffali. Quando quattro staff stanno archiviando, il primo staff può essere responsabile delle sezioni di cifre terminali 00-24, il secondo per 25-49, il terzo per 50-74 e il quarto per 75-99.
Poiché i numeri di registrazione sono ancora assegnati in ordine numerico diretto, il lavoro è equamente distribuito tra ciascun personale in ogni sezione. I numeri 463719, 453720 e 463721 vengono assegnati in stretta sequenza, ma i record verranno archiviati rispettivamente nelle sezioni “19”, “20” e “21”.
I record inattivi possono essere estratti da ogni sezione di cifre del terminale quando vengono aggiunti nuovi record. In questo modo viene controllato il volume dei record in ogni sezione primaria e vengono impedite grandi lacune nel file che richiedono lo spostamento dei record. Questo controllo del volume semplifica anche la pianificazione per le apparecchiature di archiviazione.
Vantaggi del deposito di cifre terminali
Il misfiling è notevolmente ridotto con l’uso del deposito di cifre terminali. Poiché il personale si occupa di una sola coppia di cifre alla volta, la trasposizione dei numeri è meno probabile che si verifichi. Anche se le cifre terziarie sono aumentate a tre, ad esempio, 245-68-90, richiamare tre cifre è più facile che richiamare sette.
Il periodo di formazione per medical records assistant è di solito un po ‘ più lungo per un sistema a cifre terminali che per un deposito numerico diretto, ma la maggior parte del personale può apprenderlo in pochi giorni.
Può essere richiesta la creazione iniziale di scaffali di file dalla fase iniziale, che può richiedere più unità di scaffalature poiché le capacità di espansione devono essere pianificate per l’area totale delle cartelle cliniche.
Limatura a cifre medie
In questo metodo il rigo archivia in base a coppie di cifre, come nel limatura a cifre terminali. D’altra parte, le cifre primarie, secondarie e terziarie si trovano in posizioni diverse. Medio coppie di cifre in un numero di sei cifre sono le principali cifre, le cifre sulla sinistra ci sono le secondarie cifre, e le cifre sulla destra sono il terziario cifre
| 76 | — | 68 | — | 96 |
| Secondaria | primaria | terziario | ||
| di seguito è Mostrato un esempio di sequenza in mezzo cifra di file | ||||
| 76-68-96 | 99-68-96 | |||
| 76-68-97 | 99-68-97 | |||
| 76-68-98 | 99-68-98 | |||
| 76-68-99 | 99-68-99 | |||
| 77-68-00 | 00-69-00 | |||
| 77-68-01 | 00-69-01 | |||
Dall’esempio riportato, il personale può vedere che i blocchi di 100 record (ad es., 76-78-00 attraverso 76-78-99) sono in ordine numerico dritto.
Questo ha diversi vantaggi:
- Innanzitutto, è semplice estrarre 100 record numerati consecutivamente per scopi di ricerca.
- In secondo luogo, la conversione da un sistema numerico rettilineo a un sistema a cifre medie è molto più semplice della conversione in un sistema a cifre terminali.
- In terzo luogo, i blocchi di 100 record estratti da un file numerico rettilineo sono in ordine esatto per il deposito di cifre medie.
Middle digit filing fornisce una distribuzione più uniforme dei record che fa il deposito numerico dritto, anche se non è uguale al saldo raggiunto da un sistema di archiviazione cifre terminale.
Come nel deposito delle cifre terminali, il personale è archiviato da coppie di cifre piuttosto che da sei o sette cifre; quindi il deposito errato è ridotto.
Ci sono alcuni svantaggi per il deposito di cifre medie. Più formazione può essere necessaria rispetto al deposito cifra numerica o terminale dritto.