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Introduzione

Contatti di vista è il luogo centrale per tutti i tuoi contatti in Outlook 2010. Mantenere un elenco dettagliato dei contatti renderà molto più facile l’invio di e-mail e la pianificazione delle riunioni.

In questa lezione imparerai come aggiungere, gestire e organizzare i tuoi contatti. Parleremo anche di come importare i contatti.

Vista contatti

Outlook 2010 mantiene tutti i contatti organizzati in vista Contatti. Una volta aggiunti i contatti a Outlook, utilizzerai le stesse informazioni di contatto per inviare e-mail, pianificare riunioni e assegnare attività. Mantenere un elenco dettagliato dei contatti può essere particolarmente utile sul posto di lavoro, in quanto potrebbe essere necessario comunicare con molte persone diverse ogni giorno.

L’interfaccia Vista contatti

• Per accedere alla vista Contatti, individuare e selezionare la scheda Vista contatti nell’angolo in basso a sinistra dello schermo. Apparirà la vista Contatti.
  Navigazione verso la vista Contatti

Fare clic sui pulsanti nell’interattivo qui sotto per acquisire maggiore familiarità con l’interfaccia di visualizzazione Contatti.

Aggiunta di contatti

Ci sono due modi per aggiungere contatti:

• È possibile inserire manualmente le informazioni per ciascuno dei tuoi contatti.
• È possibile importare elenchi di contatti esistenti da altri account, ad esempio Gmail. Se si dispone già di più contatti salvati con un altro account, questo metodo può risparmiare un sacco di tempo e fatica.

Per aggiungere manualmente un nuovo contatto:

1. Dalla vista Contatti, individuare e selezionare il comando Nuovo contatto sulla barra multifunzione.
   Facendo clic su Nuovo contatto
2. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Contatti.
3. Inserire le informazioni di contatto. Per lo meno, si dovrebbe inserire un nome e cognome, così come un indirizzo email. Tuttavia, puoi anche inserire altre informazioni, come numeri di telefono, indirizzi email alternativi e altro ancora.
4. Quando hai finito di compilare le informazioni di contatto, fai clic su Salva & Chiudi.
   Aggiunta di informazioni di contatto
5. Il contatto verrà aggiunto all’elenco dei contatti.
   Il contatto aggiunto

Per importare i contatti:

Per importare i contatti in Outlook, è necessario prima esportare i contatti in un file, più comunemente un file con valori separati da virgole, noto anche come CSV. La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica fornirà istruzioni su come esportare i contatti esistenti. Una volta esportati i tuoi contatti, sei pronto per importarli in Outlook.

1. Fare clic sulla scheda File sulla barra multifunzione.
   Facendo clic sulla scheda File
2. Verrà visualizzata la vista Backstage. Selezionare Apri.
   Facendo clic su Apri dalla vista del Backstage
3. Appariranno le opzioni Aperte. Selezionare Importa.
   Facendo clic su Importa
4. Verrà visualizzata la procedura guidata di importazione ed esportazione. Seguire le istruzioni per importare i contatti in Outlook.
   La procedura guidata di importazione ed esportazione

Se usi Gmail, segui queste istruzioni per esportare i contatti di Gmail.

Fare di più con i contatti

Una volta che hai familiarità con le basi di vista Contatti, è possibile iniziare a sfruttare le sue caratteristiche più utili con questi suggerimenti aggiuntivi.

Per inviare un’e-mail ai gruppi di contatti:

I gruppi di contatti sono particolarmente utili per inviare messaggi a un gruppo di persone, ad esempio un team specifico sul posto di lavoro.

1. Selezionare il gruppo di contatti desiderato, quindi fare clic sul comando E-mail sulla barra multifunzione.
   Creazione di un’e-mail di gruppo
2. Verrà visualizzata la finestra di composizione e il gruppo di contatti verrà copiato nel campo A:. Il messaggio verrà inviato a tutti i membri del gruppo di contatto.
   Il gruppo di contatti copiato nel campo A:

Per assegnare compiti:

Se si desidera utilizzare Outlook 2010 per gestire progetti e attività, è possibile assegnare compiti (noti anche come To-Do) ai contatti. Il tuo contatto riceverà una notifica sull’attività e riceverai una notifica quando l’attività sarà completata.

1. Fare clic sul contatto desiderato, individuare e selezionare il comando Altro sulla barra multifunzione, quindi selezionare Assegna attività dalla finestra a discesa.
   Assegnazione di un’attività a un contatto
2. Verrà visualizzata la finestra Attività. Immettere un oggetto come si farebbe per un messaggio e-mail, nonché una data di scadenza per l’attività.
3. Quando hai finito di inserire informazioni sull’attività, fai clic su Invia.
   Assegnazione di un’attività

Per stampare i contatti:

Se è necessario accedere all’elenco dei contatti dal computer, è facile stampare i contatti.

1. Fare clic sulla scheda File sulla barra multifunzione.
   Facendo clic sulla scheda File
2. Verrà visualizzata la vista Backstage. Individuare e selezionare Stampa.
   Facendo clic su Stampa nella vista Backstage
3. Verrà visualizzato il riquadro di stampa. Scegli il layout desiderato, tra cui biglietto da visita, elenco telefonico e altro, quindi fai clic su Stampa.

Sfida!

1. Vai alla vista Contatti.
2. Aggiungi un nuovo contatto all’elenco dei contatti.
3. Crea un gruppo di contatti.
4. Invia un nuovo messaggio email a uno dei tuoi contatti.

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