Quando si esegue un business in Australia, indipendentemente dalla struttura aziendale, l’ATO richiede di tenere un registro per la tassazione e gli obblighi dei dipendenti. L’ATO può richiedere i tuoi record per un massimo di cinque anni (e per alcuni requisiti anche di più), quindi paga per essere organizzato.
Ci sono molti vantaggi per mantenere buoni record aziendali. Possono aiutarti:
- tenere aggiornato con la salute del vostro business per fare buone decisioni di business
- gestire il flusso di cassa
- soddisfare le vostre tasse e obblighi di dipendenti, come PAYG e fondi pensione
- dimostrare che la situazione finanziaria della tua azienda a potenziali finanziatori o investitori
- Se sorge una controversia, sarete in grado di eseguire il backup, con la prova di cui hai bisogno
Se la vostra attività è registrata, è necessario conservare una copia di eventuali verbali di riunioni e costituzione per l’Australian Securities and Investment Commission (ASIC).
Tax and superannuation records
È un obbligo legale tenere un registro di tutte le transazioni commerciali per supportare le informazioni fornite all’ATO nelle dichiarazioni dei redditi e nei rapporti. I record che conservi dipenderanno dagli obblighi fiscali e previdenziali richiesti dalla tua azienda e dalla tua struttura aziendale (che tu sia un commerciante esclusivo, una società, una partnership o un trust).
Quali sono i requisiti dell’Australian Taxation Office (ATO)?
L’ATO ha requisiti rigorosi sui dettagli dei tuoi record:
- È necessario memorizzare i record in un modo che mantiene le informazioni vengano modificati o danneggiati
- La documentazione deve essere conservata per cinque anni (o a volte di più), a partire da quando si preparano o ottenuto il record o completato la transazione (se successiva)
- Se l’ATO chiede di vedere qualsiasi record, è necessario essere in grado di produrre
- i record devono essere tenuti in inglese o facilmente convertiti in inglese. Non ci sono scuse per le lingue straniere
- I record possono essere conservati in formato cartaceo (rigido) o elettronico e dovrebbero dettagliare tutte le transazioni. Le copie cartacee possono avere bisogno di essere indicato come prova in materia legale a sostegno di prove elettroniche. Le copie elettroniche sono accettate dall’ATO e dall’ASIC purché siano di natura originale.
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Quali registri hai bisogno di tenere?
Ci sono una serie di record è necessario mantenere quando si esegue un business in Australia, e che l’ATO può chiedere di vedere in qualsiasi momento.
Questi includono:
- record finanziari
- record legali
- record dei dipendenti
- politica e procedure
- altri record aziendali.
Record finanziari
I record finanziari della vostra attività mostrerà il flusso di cassa, la posizione finanziaria della vostra attività e dettaglio come si prepara la dichiarazione dei redditi. Questi documenti includono:
- ricevute e fatture per il bene e/o servizi che si vendono
- contratti con i fornitori
- estratti conto bancari
- gli asset di business register
- ammortamento orari
- documenti fiscali che includono la vostra Attività di Business Consolidato (BAS) e annuale dei redditi
- prestiti di affari e/o azioni di
Legale Record
record Legali documento come gestire la tua attività e comprendono:
- documenti di registrazione
- leasing
- contratti con fornitori e clienti
- assicurazione
Record dei dipendenti
Dovrai dimostrare all’ATO che sei in grado di pagare correttamente i tuoi dipendenti e soddisfare i loro obblighi fiscali e previdenziali. I registri dei dipendenti potrebbero essere necessari per mostrare gli assicuratori, la Fair Work Commission o un’organizzazione statale per la salute e la sicurezza sul lavoro.
Se si dispone di dipendenti, è necessario tenere un registro di:
- ruoli del personale, partecipazione e pagare
- conti bancari, tax file number (TFN) e il fondo pensione conto dettagli
- dettagli di contatto
- prestazioni di lavoro e la storia
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Scarica questo articolo: Quali sono i cinque tipi di record che è necessario mantenere per le imprese in Australia
la Politica e le Procedure
dovrai fornire i tuoi criteri e procedure per il personale all’inizio del lavoro e può essere incluso come parte del loro contratto di lavoro. Alcune industrie chiederanno la vostra politica e le procedure quando si lavora in loco. Assicurati di aggiornare le tue politiche in linea con le modifiche legislative.
Questi record includono:
- salute sul luogo di lavoro e piani di sicurezza
- norme di abbigliamento
- molestie sessuali politiche
- manuali operativi
Altri documenti Aziendali
Ci sono una serie di altri documenti aziendali che devono essere memorizzati, che comprende:
- record dei clienti
- reclami ricevuti
- dettagli delle controversie
- citazioni date e vinte
- campagne pubblicitarie e di marketing
- polizze assicurative
Per quanto tempo dovresti conservare i tuoi record?
È necessario conservare i record e i documenti per diverse quantità di volte a seconda del dipartimento governativo o dell’organizzazione che ha bisogno delle informazioni.
- Australian Securities and Investment Commission (ASIC) richiede alle aziende di tenere un registro per sette anni.
- Il Fair Work Ombudsman (FWO) richiede di tenere i registri dei dipendenti per sette anni.
- L’Australian Taxation Office richiede di tenere un registro per cinque anni dopo la loro creazione. Se la tua azienda possiede beni, potrebbe essere richiesto di conservare i tuoi record per un periodo più lungo
È consigliabile utilizzare un programma software professionale di registrazione conforme allo Standard Business Reporting (SBR). Può essere difficile impostare la tenuta dei registri senza uno sfondo di contabilità. Se hai bisogno di aiuto per iniziare o hai superato i processi attuali, ITP può aiutarti con i tuoi record aziendali e configurare il sistema migliore per te.
ITP I professionisti dell’imposta sul reddito si sono occupati delle imprese australiane per 50 anni e offrono servizi fiscali e contabili. Se avete qualche domanda o bisogno di aiuto, raggiungere e parlare con un professionista oggi.