Tenere il passo con il vostro lavoro di ufficio finanziario e la vita admin potrebbe sembrare un compito noioso – ma la creazione di un sistema efficiente può risparmiare tempo e fatica nel lungo periodo. Ecco cosa tenere e cosa bin.

Se il sistema di archiviazione di casa è sporgente alle giunture, potrebbe essere il momento per un declutter. Che tu sia un accumulatore seriale che mantiene tutto o qualcuno che bins la maggior parte delle lettere ufficiali, facendo il vostro admin vita come un professionista può davvero pagare.

Non c’è bisogno di accumulare bollette per gli ultimi 10 anni, ecco la verità su ciò che è necessario mantenere e per quanto tempo.

In primo luogo, assicurarsi di smaltire correttamente eventuali documenti sensibili. Ci piace il borsisti Powershreder 79 Ci foglio crosscut trituratore carta.

Documenti da conservare per sempre

*Certificati di matrimonio/nascita/morte, testamenti, atti di casa (se hai pagato il mutuo) e documenti di adozione sono emessi solo in forma cartacea. Perdere uno di questi è una seccatura importante e può essere costoso da sostituire. Conservare le copie cartacee in una scatola di sicurezza chiusa a chiave e resistente al fuoco.

* Il diario di bordo V5C della tua auto è anche un documento cartaceo, che devi passare al nuovo proprietario se vendi sulla tua auto. Tienilo al sicuro!

*Assicurazione sulla vita: assicurati che i tuoi beneficiari sappiano dove sono conservate le tue polizze assicurative e chi è il contatto principale. Lo stesso vale per la tua volontà-dire alla tua famiglia dove è tenuto.

*Pensioni: assicurati di tenere tutta la tua documentazione, altrimenti potresti finire per perdere i soldi sudati. Non dimenticare di informare i tuoi fornitori di pensioni quando i tuoi dati di contatto cambiano!

*Cartelle cliniche: un certificato di esenzione medica dura per cinque anni o fino al 60 ° compleanno. Mantenere una nota del tuo numero NHS come avrete bisogno di questo quando se si cambia GP. Tieni in mano il record personale di salute dei bambini (il libro rosso), se hai una versione cartacea (ora c’è una versione digitale, l’eRedbook). Potrebbe essere un’idea di tenere sulla vostra carta di vaccinazione Covid anche se è anche possibile scaricare il pass Covid dal NHS app.

*Numero di assicurazione nazionale: Se hai perso la tua carta NI si dovrebbe essere in grado di trovare il numero su una busta paga, P60 o su una dichiarazione dei redditi. In caso contrario, è possibile richiedere una carta sostitutiva.

*Record di vaccinazione degli animali domestici: tenere la prova di tutti i loro colpi e prendere nota quando hanno bisogno di booster. Un passaporto per animali domestici dura per sempre, a condizione che le vaccinazioni antirabbiche siano aggiornate.

Documenti da conservare per tutta la vita

*Passaporto: questo è ovvio. Anche se non hai intenzione di viaggiare all’estero, il tuo passaporto è un utile documento d’identità.

*Patente di guida: La controparte cartacea di una patente di guida non ha avuto status legale da giugno 2015. Si dovrebbe distruggere il vostro se si dispone di uno, ma mantenere la patente di guida tesserino. Tuttavia, le patenti di guida solo cartacee rilasciate prima del 1998 sono ancora valide e non devono essere distrutte.

*Documenti del veicolo: Che si tratti di assicurazione auto, tassa di circolazione o prova la vostra auto ha superato il suo MOT, è necessario appendere ai documenti fino alla loro scadenza. Conservare le copie cartacee in una scatola chiusa o conservare le copie digitali in un luogo sicuro. Assicurati di tenere una nota di quando il MOT è dovuto per il rinnovo come non tutti i garage vi ricorderà!

*Contratti di noleggio: mantenere fino a quando non hai ricevuto il tuo deposito dal tuo padrone di casa o agente di locazione nel caso in cui tu abbia bisogno di discutere qualcosa. Mantenere la prova che hai pagato bollette sulla proprietà in affitto troppo.

*Le garanzie estese hanno limiti di tempo diversi a seconda del produttore, quindi prendi nota della data di scadenza.

Assicurarsi che il sistema di archiviazione è chiaramente etichettato-banca, utilities, viaggi, per esempio.

Documenti da conservare per due anni

*Registrazioni fiscali, incluso il P60, avvisi di codifica da HMRC e prova di interessi pagati su conti bancari.

Documenti da conservare per un anno

*buste paga solo bisogno di essere mantenuta fino a quando si riceve il P60

*bollette: Mantenere un record per un anno, in caso di problemi e quindi è possibile confrontare quando si tratta di decidere su un nuovo accordo.

*Licenza TV: anche questi possono essere fatti online ora, quindi se paghi con addebito diretto non c’è bisogno di preoccuparsi. In caso contrario, prendere nota di quando è necessario rivedere.

Documenti importanti per i lavoratori autonomi

Tenere un registro del vostro reddito d’impresa in modo che è possibile compilare la dichiarazione dei redditi e per cinque anni dopo il 31 gennaio online tax return deadline.

Se sei un amministratore di una società a responsabilità limitata, hai bisogno di registrazioni della società stessa e del suo reddito. È necessario conservare i record per sei anni dopo la fine dell’esercizio finanziario pertinente. Se i documenti non sono il tuo punto di forza, non essere uno struzzo. Assumere un commercialista o business manager per aiutare.

Se sei un unico commerciante in esecuzione di un business illimitato, è necessario tenere un registro del vostro reddito d’impresa e le spese per la dichiarazione dei redditi accanto al vostro reddito personale. Tenere questi registri per cinque anni.

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