In questo articolo, vi mostreremo diversi modi per eseguire la scansione e-mail i documenti. Ti mostriamo varie tecniche, come:
- Come usare la stampante per la scansione a e-mail funzione
- Come eseguire la scansione dal computer
- Come eseguire la scansione con il tuo telefono
- Come fare per allegare il documento in una e-mail
ti mostreremo anche come trasformare il documento in un documento digitale che voi e il vostro destinatario può firmare online.
Iniziamo.
È necessario utilizzare la funzione Scansione-e-mail della stampante?
Scan to email può sembrare un modo rapido ed efficace per scansionare un documento e inviarlo online. Ed è, solo che non per ogni documento e destinatario.
Uno dei principali svantaggi dell’utilizzo della funzione “scan to email” è il rischio che il documento non raggiunga il destinatario.
Quando si utilizza la funzione “scan to email”, è più difficile verificare che l’indirizzo e-mail che si sta inserendo è corretto perché non si può ricevere un messaggio di errore se è stato inserito in modo errato. Non riceverai alcun avviso se il destinatario ha cambiato il proprio indirizzo e-mail o se la posta in arrivo è piena.
I destinatari non possono rispondere a un messaggio inviato da una stampante poiché l’indirizzo e-mail di ritorno verrà visualizzato come indirizzo “no-reply”. Raramente puoi personalizzare il tuo messaggio e non riceverai risposta dai destinatari se tentano di contattarti utilizzando l’indirizzo e-mail sul messaggio.
Se si desidera utilizzare la funzione “scan to email”, si dovrebbe farlo solo quando si può personalmente confermare che l’e-mail ha raggiunto la sua destinazione, e si dovrebbe utilizzare questa funzione solo con i documenti che non sono molto importanti in quanto potrebbero non ottenere attraverso al primo tentativo.
Quindi, cosa dovresti fare invece?
L’alternativa migliore: Come eseguire la Scansione e-Mail un Documento (Segno+ o Richiedere una Firma) in un Sicuro e Pratico Modo
Qui ci sono alcuni modi per eseguire la scansione, e-mail, e anche firmare un documento online senza utilizzare la funzione “scan to e-mail” caratteristica:
una Scansione del Tuo Documento
Ecco come eseguire la scansione del documento utilizzando qualsiasi scanner o una stampante multifunzione:
Come eseguire la Scansione su Windows
Windows ha un metodo integrato per la scansione di documenti, quindi non c’è bisogno di usare un’altra app o software per farlo.
Ecco come:
- Apri il menu Start
- Trova l’app di scansione e fai clic su di essa per aprirla. Se non riesci a trovarlo, puoi cercarlo usando lo strumento di ricerca nell’angolo in basso a sinistra.
- Una volta aperta l’app Scan, ti dirà se lo scanner non è connesso, nel qual caso dovrai verificare che lo scanner sia acceso e collegato correttamente.
- Seleziona lo scanner che utilizzerai dall’elenco e il tipo di file con cui salverai le scansioni. Se vuoi solo un’immagine, PNG e JPEG sono entrambi formati molto comuni.
- Per avviare la scansione, posiziona il documento nello scanner rivolto verso il basso, quindi vai a Mostra altro > Anteprima per dare un’occhiata anticipata al documento.
- È inoltre possibile modificare le impostazioni dell’immagine (come le modalità colore o scala di grigi e la risoluzione dell’immagine) utilizzando la funzione “Mostra altro”.
- Attendere fino a quando lo scanner termina la scansione del documento come anteprima e visualizza il documento sullo schermo. Se il documento è disallineato o smarrito, correggerne la posizione nello scanner e visualizzarne nuovamente l’anteprima.
- Una volta che sei soddisfatto del posizionamento, puoi selezionare l’area che desideri scansionare facendo clic e trascinando su di essa. Una volta selezionata l’area che si desidera eseguire la scansione, fare clic su “Scansione”.
- Ripetere questo processo con ogni pagina che si desidera eseguire la scansione.
- Attendi che la scansione sia pronta e che il documento sia digitalizzato correttamente.
Ricordati di salvare il documento in una cartella che ricorderai. Per rendere le cose facili, è anche possibile salvarlo sul desktop in modo da non perdere.
Come eseguire la scansione su un Mac
Il computer Mac ha anche uno strumento preprogrammato per l’utilizzo dello scanner. Ecco come usarlo:
- Prepara i tuoi documenti.
- Apri l’app Anteprima.
- Vai a File > Importa da Scanner e seleziona lo scanner.
- Se lo scanner non è elencato, assicurarsi che lo scanner sia acceso e collegato.
- Vedrai la finestra di dialogo “Importa”, in cui è in preparazione la scansione di anteprima.
- È ora possibile scegliere le opzioni di scansione. Se lo si desidera, modificare il colore, il tipo di documento, le dimensioni, l’orientamento e altri dettagli.
- Fai clic su “Scan” per avviare la scansione e l’app ti consente di sapere quando hai completamente digitalizzato il tuo documento.
- Ripetere questo processo con ogni pagina che si desidera eseguire la scansione.
Ora hai una versione digitalizzata del tuo documento. Ricorda in quale cartella hai salvato il documento o salvalo sul desktop in modo da poterlo vedere sullo schermo quando hai finito.
Come eseguire la scansione su iOS
È possibile eseguire la scansione del documento senza uno scanner utilizzando la fotocamera integrata di iPhone o iPad. Ecco come:
- Prepara il tuo documento posizionandolo su una superficie piana con una buona illuminazione.
- Apri l’app Note sul tuo iPad o iPhone.
- Crea una nuova nota o seleziona una nota preesistente per aggiungervi un documento scansionato.
- Tocca l’icona della fotocamera nella parte inferiore dello schermo.
- Toccare “Scansione documenti”.
- Puntare la fotocamera sul documento che si desidera eseguire la scansione, se il dispositivo non avvia automaticamente la scansione, toccare il pulsante di scatto per avviare.
- Ripeti questo processo con ogni pagina.
- Il documento viene ora scansionato e salvato nell’app Note.
È possibile condividere le note attraverso più applicazioni o inviarli come e-mail.
Come eseguire la scansione su Android
Android non dispone di un’app integrata dedicata alla scansione di documenti. Tuttavia, è possibile eseguire la scansione del documento utilizzando Google Drive.
Ecco come:
- Prepara il tuo documento posizionandolo su una superficie piana con una buona illuminazione.
- Apri l’app Google Drive e tocca l’icona “+” nell’angolo in basso a destra dello schermo per creare un nuovo documento, quindi seleziona “Scansione.”
- Puntare la fotocamera sul documento, allinearlo e scattare una foto.
- Controlla l’anteprima, ritagliandola e regolando le impostazioni come meglio credi, oppure scansiona nuovamente il documento toccando “riprendi”.
- Ripeti questo processo con ogni pagina.
- Il documento viene ora scansionato e salvato nel tuo account Google Drive.
Puoi condividere il tuo nuovo documento tramite un link o aggiungere gli indirizzi email delle persone per accedervi.
Invia il tuo documento e richiedi una firma (o firmalo)
Ecco il modo migliore per ottenere il tuo documento digitalizzato firmato online:
Usa il software di firma elettronica
Una volta digitalizzato il documento, avrete alcune opzioni per farlo firmato. Un modo semplice e gratuito è richiedendo una firma tramite un’app di firma online come Signaturely.
Signaturely è un software di firma digitale semplice ed efficace che consente di creare firme online e documenti online con validità legale. Con Signaturely, i firmatari non avranno bisogno di essere nello stesso posto per firmare un documento. Invece, possono firmarlo online con il loro telefono, tablet o laptop.
Signaturely consente di creare e-firme gratuitamente, senza alcuna registrazione. Ciò consente di firmare il documento online e condividerlo con più persone.
Ecco come:
- Crea un account su Signaturely gratuitamente
- Apri il tuo account e seleziona i nomi di coloro che hanno bisogno di firmare il documento.
- Prepara il tuo documento aggiungendo un titolo e un messaggio personalizzato alle persone che lo firmeranno:
- Scorri verso il basso e seleziona come aggiungere i tuoi file. È possibile selezionare i file da una piattaforma online, come il tuo account Google Drive, o caricarli dal computer.
- Apri il documento e aggiungi i campi firma con l’editor online.
- Inserire i nomi e gli indirizzi email dei firmatari. È inoltre possibile selezionare un ordine per loro di firmare in, e Signaturely invierà i documenti agli utenti nell’ordine preselezionato:
- Rivedere le informazioni e fare clic su “Invia documento”.
Una volta inviato il documento, puoi rintracciarlo con il tuo account firmato. in questo modo, si può vedere se un destinatario sta prendendo troppo tempo per firmare. Se qualcuno sta impiegando troppo tempo, non c’è bisogno di chiamarli, si può semplicemente inviare loro una notifica per ricordare loro che la loro firma è necessaria.
Una volta che i firmatari ricevono il documento, Signaturely li guiderà attraverso il processo di firma, aiutandoli a creare la propria firma e passando attraverso ogni campo della firma fino al termine.
Pro:
- Molto facile da usare
- Professionale e personalizzato
- Funziona su qualsiasi dispositivo
- consente di tenere sotto controllo il processo
- guida e i firmatari attraverso ogni passo
- Si può iniziare a gratis
Contro:
- Nessuna app mobile disponibile (attualmente in sviluppo)
Usa il tuo client di posta elettronica
Puoi anche scegliere di utilizzare il tuo client di posta elettronica per inviare un documento. Tieni presente che se hai bisogno di firmare il documento, dovrai firmarlo prima di inviarlo firmandolo fisicamente o utilizzando una firma elettronica.
Ecco come inviare il documento:
- Apri il tuo account e-mail.
- Seleziona “Nuovo messaggio” per iniziare a scrivere una nuova email.
- All’interno della nuova finestra di posta elettronica, cercare un simbolo “aggiungi allegato”. Di solito sembra una graffetta.
- Dopo aver fatto clic su di esso, trova il tuo file, selezionalo e premi “Invio.”
- È anche possibile trascinare il file scansionato e rilasciarlo nella finestra.
- Finisci di scrivere il tuo messaggio e aggiungi gli indirizzi email dei destinatari.
- Ora puoi inviare la tua email con il file scansionato allegato.
Pro:
- Facile da usare
- Gratuito da usare
- Puoi farlo dal tuo telefono
Contro:
- non vi dico chi ha firmato e chi non ha
- potrebbe essere necessario stampare e firmare il documento e chiedere i firmatari a fare lo stesso
- processo più Lento
- Non come professionista dell’utilizzo di una piattaforma specializzati
FAQ: Scansione a e-mail
Qui ci sono le risposte alle domande più comuni sull’invio dei documenti scansionati.
Come faccio a eseguire la scansione dalla stampante alla posta elettronica?
- Apri l’app di scansione.
- Scansiona il tuo documento.
- Salvalo.
- Cerca il tuo documento.
- Fare clic destro su di esso.
- Seleziona “Condividi” e poi “Posta”.
- Componi la tua email.
- Invia la tua email.
Qual è la differenza tra la scansione e la scansione per e-mail?
Quando si utilizza l’opzione di stampa” scan to email”, non è necessario utilizzare alcun altro software per inviare l’immagine acquisita. Tuttavia, ti mancano anche tutte le funzionalità di invio di un’e-mail, come aggiungere un messaggio, assicurarsi che l’e-mail arrivi e modificare l’immagine prima di inviarla.
La scansione su e-mail è sicura?
Non necessariamente. Quando si utilizza la funzione” scan to email”, non si può essere certi se l’e-mail è stata inviata in modo appropriato a meno che non si abbia accesso all’indirizzo e-mail da soli.
Inoltre, le stampanti multifunzione inviano e-mail in chiaro per impostazione predefinita. Questi possono essere intercettati da terze parti che sono anche collegati alla stessa rete WiFi della stampante.
Questo è il motivo per cui si dovrebbe utilizzare solo la funzione “scan to email” sulla stampante per i documenti non riservati che è possibile verificare personalmente sono stati inviati correttamente.
Quante pagine è possibile eseguire la scansione per e-mail?
È possibile inviare fino a 999 pagine scansionate. Questo numero dipenderà probabilmente dalla memoria e dalla capacità della stampante.
Come inviare documenti via email?
- Apri il tuo account email.
- Inizia a comporre un nuovo messaggio.
- Trascina e rilascia il documento nel messaggio.
- Controlla le tue informazioni e aggiungi l’indirizzo email del destinatario.
- Fare clic su “Invia.”
Come posso inviare un documento riservato via e-mail?
È possibile utilizzare la modalità confidenziale di Gmail se si desidera un ulteriore livello di sicurezza per mantenere le informazioni riservate al sicuro da accessi non autorizzati. Con esso, è possibile impostare una data di scadenza per i messaggi e persino revocare l’accesso ad essi.
I destinatari non saranno in grado di copiare, inoltrare, stampare o scaricare il messaggio.
Come faccio a scrivere un’email con un allegato?
- Vai al tuo account di posta elettronica.
- Seleziona “Nuovo messaggio”.
- Cerca un’icona graffetta e fai clic su di essa per allegare un file.
- Cerca il file nelle cartelle del tuo computer. Una volta trovato, fare clic su “Apri” o “Scegli file.”
- Continua a scrivere l’email.
- Aggiungi un oggetto e l’indirizzo email della persona a cui vuoi inviarlo.
- Fai clic su “Invia” quando sei pronto per inviare la tua email.
Conclusione
Come abbiamo visto, ci sono diversi modi per eseguire la scansione dei documenti. Dalle stampanti multifunzione al tuo iPhone e al tuo telefono Android, puoi scansionare e inviare i tuoi documenti online, ovunque tu sia.
E se i tuoi documenti richiedono firme, puoi sempre raccogliere firme legalmente vincolanti con Signaturely gratuitamente.
Signaturely ti aiuterà a trasformare i tuoi documenti scansionati in documenti pronti per essere firmati da tutte le parti. Sarà quindi guidare i firmatari attraverso il processo di firma, tenervi aggiornati come vanno.
Prova a firmare gratuitamente oggi stesso.