L’importanza di seguire le politiche e le procedure
Poiché i leader dell’organizzazione creano e applicano le politiche, è importante assicurarsi che il personale capisca perché seguire le politiche e le procedure è fondamentale.
Ecco alcuni dei risultati positivi delle seguenti politiche e procedure:
Processi e strutture coerenti
Le politiche e le procedure impediscono alle operazioni di devolvere nel caos completo.
Quando tutti seguono criteri e procedure, l’organizzazione può funzionare senza problemi. Le strutture di gestione e i team operano come dovrebbero. E gli errori e i singhiozzi nei processi possono essere rapidamente identificati e affrontati.
Quando il personale segue le politiche e le procedure, l’organizzazione utilizzerà tempo e risorse in modo più efficiente. Sarai in grado di crescere e raggiungere i tuoi obiettivi come organizzazione.
La coerenza nelle pratiche è giusta anche per i dipendenti individualmente. Sanno di cosa sono responsabili, cosa ci si aspetta da loro e cosa possono aspettarsi dai loro supervisori e collaboratori. Questo li libera fino a fare il loro lavoro con fiducia ed eccellenza.
Servizio di migliore qualità
Quando i dipendenti seguono le procedure, eseguono correttamente le attività e forniscono un servizio clienti coerente. Ciò migliora la qualità dei prodotti e dei servizi dell’organizzazione. E, a sua volta, migliora la reputazione della vostra azienda. I dipendenti possono sapere che stanno adempiendo ai loro ruoli e sono orgogliosi del loro lavoro.
Un posto di lavoro più sicuro
Quando il personale segue politiche e procedure, è meno probabile che si verifichino incidenti e incidenti sul lavoro.
Ciò riduce i rischi di responsabilità per l’organizzazione e limita le interruzioni nelle operazioni. I dipendenti possono sentirsi al sicuro e confortevole sul posto di lavoro, sapendo che i loro manager e colleghi di lavoro stanno cercando fuori per il loro interesse. Possono stare certi che saranno curati se succede qualcosa.
Modalità di attuazione delle politiche e delle procedure
Forse i vostri dipendenti già cogliere l’importanza di seguire le politiche e le procedure. Come puoi garantire che il tuo personale segua i tuoi passi verso la conformità? Ecco alcune idee per assicurarsi che il tuo team sappia come seguire le procedure:
Rendere i manuali delle politiche più accessibili
I dipendenti non possono seguire le politiche che non conoscono. Molte organizzazioni utilizzano ancora manuali di politica cartacei, distribuendo leganti contenenti il manuale dei dipendenti.
Sfortunatamente, questi raccoglitori manuali di politica spesso finiscono imbottiti in un cassetto o su uno scaffale a raccogliere polvere. Un sondaggio condotto da GuideSpark ha rilevato che il 43% dei dipendenti millennial e il 30% dei dipendenti non millennial non avevano letto la maggior parte dei loro manuali dei dipendenti. Più di un terzo dei dipendenti non sapeva nemmeno dove fossero i loro manuali.
Questo è problematico perché i dipendenti devono essere in grado di fare riferimento alle politiche in qualsiasi momento. Se non hanno facile accesso a un manuale di policy e procedure aggiornato, non sapranno le procedure corrette da seguire.
L’utilizzo di un software di gestione delle politiche come PowerDMS rende le politiche e le procedure disponibili per ogni membro del personale. È possibile inviare rapidamente gli aggiornamenti dei criteri e richiedere le firme dei dipendenti per assicurarsi che tutti abbiano letto i criteri.
Con la gestione delle politiche online, il personale può accedere alle procedure da qualsiasi luogo, utilizzando qualsiasi computer o dispositivo mobile.
Invece di dover sfogliare le pagine di un raccoglitore, possono fare una semplice ricerca per parole chiave per tirare su la procedura di cui hanno bisogno.
Questo assicura che stiano effettivamente seguendo politiche e procedure piuttosto che cercare di ricordare i passaggi corretti dalla parte superiore della loro testa.
Implementare corsi di formazione
Assicurarsi che i dipendenti leggano le politiche e le procedure è il primo passo verso garantire la conformità, ma non è sufficiente da solo. I dipendenti potrebbero non comprendere del tutto una politica o sapere come metterla in pratica.
La tua organizzazione deve formare i dipendenti sulla sostanza delle politiche e su come eseguire le procedure in situazioni di vita reale.
Una formazione approfondita su politiche e procedure dovrebbe avvenire per ogni nuovo noleggio durante il processo di onboarding. Le statistiche mostrano che i dipendenti che ricevono una formazione onboarding formale sono più produttivi, acquisiscono più rapidamente la piena competenza e hanno maggiori probabilità di raggiungere i loro traguardi prestazionali.
Tuttavia, la formazione politica e procedurale dovrebbe essere continua per tutti i dipendenti. Formazione avrà un aspetto diverso a seconda del settore e le dimensioni della vostra organizzazione.
Ad esempio, in settori come l’applicazione della legge e l’assistenza sanitaria, la formazione pratica basata su scenari è di particolare importanza.
Ma ogni organizzazione avrà informazioni che i dipendenti possono imparare efficacemente attraverso corsi di formazione online. Un programma di gestione della formazione online può risparmiare tempo e denaro all’organizzazione consentendo ai dipendenti di completare la formazione in modo indipendente nel proprio tempo.
Con software come PowerDMS, è possibile caricare materiali di formazione come PowerPoints, video, file audio e altro ancora. Avrai una registrazione completa dell’impegno di ciascun dipendente con la formazione e sarai in grado di raccogliere feedback per migliorare le politiche e la formazione.
Quando semplifichi la tua formazione, i tuoi dipendenti saranno meglio attrezzati per seguire politiche e procedure.
Test employee comprehension
La distribuzione e la formazione delle politiche non garantiscono che ogni dipendente comprenda veramente le politiche. Un dipendente può firmare un documento senza comprenderlo effettivamente.
Questo potrebbe non sembrare importante a breve termine, ma a lungo termine, si tradurrà in dipendenti non seguendo le politiche e le procedure.
Un buon software di gestione delle politiche e delle procedure ti consentirà di creare test per assicurarti che i dipendenti comprendano le politiche. Con uno strumento come PowerDMS, è possibile creare quiz personalizzabili per i dipendenti da completare dopo aver letto una politica o terminato un corso di formazione. È possibile affrontare eventuali lacune nella comprensione e certi che i dipendenti sanno come seguire la procedura.
Incoraggiare la responsabilità
L’attuazione delle politiche avviene dall’alto verso il basso. I dipendenti sono più propensi a rispettare la politica se vedono i loro manager e leader costantemente seguendo le politiche e le procedure, pure.
I dipendenti devono anche conoscere le conseguenze del mancato rispetto delle politiche e delle procedure. Ciò significa che l’organizzazione deve disporre di una struttura per la disciplina e l’azione correttiva.
Ancora una volta, questo inizia con i leader. I manager e i supervisori devono essere formati su quando e come condurre revisioni disciplinari.
I supervisori non dovrebbero microgestire i dipendenti per assicurarsi che stiano seguendo politiche e procedure. Liste di controllo delle procedure e meccanismi di reporting possono aiutare a mantenere i dipendenti in pista.
Questa documentazione aiuterà i leader a vedere quali dipendenti stanno seguendo le procedure e quali no. Possono premiare i dipendenti o offrire la correzione secondo necessità. I dipendenti che si discostano dalle procedure potrebbero aver solo bisogno di una guida o di un’ulteriore formazione.
Rivedere regolarmente le politiche e le procedure
Quando le pratiche si discostano dalla politica, di solito significa una delle due cose:
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La tua organizzazione deve comunicare meglio policy e procedure con il tuo personale e far rispettare la conformità.
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La tua politica e le tue procedure sono obsolete o incomplete.
I dipendenti non possono seguire procedure che non esistono, contraddire altre politiche o non affrontare un cambiamento significativo nella tecnologia o nella pratica.
La leadership organizzativa deve rivedere e rivedere regolarmente politiche e procedure, prendere in considerazione nuove normative, standard, tecnologie e cambiamenti strutturali.
Ogni volta che si aggiornano i criteri, assicurarsi di seguire i passaggi elencati in precedenza. Invia modifiche alle politiche al tuo personale, incorporale nella formazione, verifica le politiche e considera i dipendenti responsabili.
Assicurarsi che i dipendenti stiano seguendo politiche e procedure richiede lavoro, ma non deve essere difficile.
Utilizzare un sistema di gestione delle politiche per garantire che i dipendenti comprendano l’importanza di seguire le politiche e le procedure e sappiano come farlo.