以下の方針と手順の重要性
組織のリーダーがポリシーを作成して適用する際には、ポリシーと手順に従うことが重要な理由をスタッフが理解していることを確認することが重要です。
以下は、以下のポリシーと手順の肯定的な結果のほんの一部です。
一貫したプロセスと構造
ポリシーと手順は、操作が完全な混乱に委譲されないようにします。
誰もがポリシーと手順に従っている場合、あなたの組織はスムーズに実行することができます。 管理構造とチームは、意図したとおりに動作します。 そしてプロセスの間違いそしてしゃっくりはすぐに識別され、演説することができる。
スタッフがポリシーと手順に従っている場合、組織は時間とリソースをより効率的に使用します。 あなたは成長し、組織としての目標を達成することができるでしょう。
従業員個人にとっても、慣行の一貫性は適切です。 彼らは、彼らが何を担当しているのか、何が期待されているのか、そして上司や同僚から何を期待できるのかを知っています。 これは、自信と卓越性を持って自分の仕事をするためにそれらを解放します。
より良い品質のサービス
従業員が手順に従うとき、彼らは正しくタスクを実行し、一貫した顧客サービスを提供します。 これにより、組織の製品とサービスの品質が向上します。 そして、順番に、あなたの会社の評判を向上させます。 従業員は、自分の役割を果たしていることを知り、自分の仕事に誇りを持つことができます。
より安全な職場
あなたのスタッフが方針と手順に従っているとき、職場の事故や事件が発生する可能性は低くなります。
これにより、組織の責任リスクが軽減され、業務の中断が制限されます。 あなたの従業員は彼らのマネージャーおよび同僚が彼らの最上の利益を見ていることを知っている仕事場で安全、快適に感じることができる。 彼らは何かが起これば世話をされることを安心することができます。
ポリシーと手順を実装する方法
たぶん、あなたの従業員はすでに次のポリシーと手順の重要性を把握しています。 どのようにあなたのスタッフは、コンプライアンスに向けてあなたの手順に従うことを確認することができますか？
ポリシーマニュアルをよりアクセスしやすくする
従業員は知らないポリシーに従うことができません。 多くの組織はまだ従業員の手引を含んでいるつなぎを渡すペーパーベースの方針マニュアルを使用する。
残念ながら、これらのポリシーの手動バインダーは、多くの場合、引き出しやほこりを集める棚に詰め込まれてしまいます。 GuideSparkの調査によると、ミレニアル世代の従業員の43％と、ミレニアル世代以外の従業員の30％が、ほとんどの従業員ハンドブックを読んでいないことがわかりま 従業員の三分の一以上は彼らのハンドブックがもうどこにあったか知らなかった。
これは、従業員がいつでもポリシーを参照できる必要があるため、問題があります。 最新のポリシーと手順マニュアルに簡単にアクセスできない場合、従うべき正しい手順を知ることはできません。
PowerDMSなどのポリシー管理ソフトウェアを使用すると、すべてのスタッフがポリシーと手順を利用できます。 ポリシーの更新をすばやく送信し、全員がポリシーを読んでいることを確認するために従業員の署名を要求することができます。
オンラインポリシー管理を使用すると、スタッフは任意のコンピュータやモバイルデバイスを使用して、どこからでも手順にアクセ
バインダーのページを親指する代わりに、彼らは必要な手順をプルアップするために簡単なキーワード検索を行うことができます。
これにより、彼らは頭の上から正しいステップを覚えようとするのではなく、実際にポリシーと手順に従っていることが保証されます。
トレーニングコースの実施
従業員がポリシーと手順を読んでいることを確認することは、コンプライアンスを確保するための第一歩ですが、それだけでは十分ではありません。 従業員は、ポリシーを完全に理解していないか、それを実践する方法を知っている可能性があります。
あなたの組織は、実際の状況での手順の実行方法だけでなく、ポリシーの内容について従業員を訓練する必要があります。
オンボーディングプロセス中に新規採用するたびに、ポリシーと手順に関する徹底的なトレーニングが行われるべきです。 統計によると、正式なオンボーディングトレーニングを受ける従業員は、より生産性が高く、完全な能力をより速く獲得し、パフォーマンスのマイルストーンを達成する可能性が高いことが示されています。
しかし、すべての従業員に対して方針と手順の訓練を継続する必要があります。 トレーニングは、あなたの業界や組織の規模に応じて異なって見えます。
例えば、法執行機関や医療などの業界では、実践的なシナリオベースのトレーニングが特に重要です。
しかし、すべての組織は、従業員がオンライントレーニングコースを通じて効果的に学ぶことができる情報を持っています。 オンライントレーニング管理プログラムは、従業員が自分の時間に独立してトレーニングを完了できるようにすることで、組織の時間とお金を節約
PowerDMSなどのソフトウェアを使用すると、PowerPoints、ビデオ、オーディオファイルなどのトレーニング教材をアップロードできます。 各従業員のトレーニングへの関与を完全に記録し、ポリシーとトレーニングを改善するためのフィードバックを収集することができます。
あなたの訓練を合理化するとき、あなたの従業員は方針およびプロシージャに続くためによりよく装備されます。
従業員の理解をテスト
ポリシーの配布とトレーニングは、すべての従業員が本当にポリシーを理解していることを保証するものではありません。 従業員は、実際にそれを理解せずに文書にサインオフすることができます。
これは短期的には問題ではないように見えるかもしれませんが、長期的には、従業員が方針や手順に従わないことになります。
優れたポリシーと手順管理ソフトウェアを使用すると、従業員がポリシーを理解していることを確認するためのテストを作成できます。 PowerDMSのようなツールを使用すると、ポリシーを読んだり、トレーニングコースを終えた後に完了する従業員のためのカスタマイズ可能なクイズを作成 あなたは理解のギャップに対処することができ、従業員が手順に従う方法を知っていることを安心してください。
説明責任を奨励
政策の実施はトップダウンから起こります。 従業員は、管理者や指導者が一貫して方針や手順に従っているのを見ると、方針を遵守する可能性が高くなります。
従業員はまた、ポリシーと手順に従わないことの結果を知っている必要があります。 これは、組織が規律と是正措置のための構造を持っている必要があることを意味します。
ここでも、これは指導者から始まります。 管理者と監督者は、いつ、どのように懲戒レビューを実施するために訓練されなければなりません。
監督者は、従業員がポリシーと手順に従っていることを確認するために従業員をマイクロ管理する必要はありません。 プロシージャのチェックリストおよび報告のメカニズムはトラックの従業員を保つのを助けることができる。
この文書は、指導者がどの従業員が手順に従っているのか、そうでないのかを見るのに役立ちます。 彼らは従業員に報酬を与えるか、必要に応じて修正を提供することができます。 手順から逸脱している従業員は、いくつかの指導やさらなる訓練が必要な場合があります。
ポリシーと手順を定期的に見直す
プラクティスがポリシーから逸脱した場合、通常は二つのことのいずれかを意味します:
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組織は、ポリシーと手順をスタッフとよりよく伝達し、コンプライアンスを実施する必要があ
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あなたのポリシーと手順が古いか不完全です。
従業員は、存在しない、他のポリシーと矛盾する、または技術や実践の大幅な変化に対処するために失敗した手順に従うことはできません。
組織のリーダーシップは、ポリシーと手順を定期的に見直し、改訂し、新しい規制、基準、技術、構造変更を考慮する必要があります。
ポリシーを更新するたびに、前述の手順に従ってください。 あなたのスタッフへの方針の変更を送り、訓練に組み込み、方針でテストし、そして従業員を責任がある握りなさい。
従業員がポリシーと手順に従っていることを確認するには、作業が必要ですが、それは困難である必要はありません。
ポリシー管理システムを使用して、従業員がポリシーと手順に従うことの重要性を理解し、その方法を知っていることを確認します。