医療記録ファイリングシステム
医療記録を提出するために一般的に使用される数値ファイ
ストレート数値申告
ストレート数値申告とは、医療記録番号に従って正確な昇順で記録を提出することを指します。 したがって、同時に、すべての番号の付いたレコードは、ファイリング棚の昇順シリーズになります。 例えば、 65023、65024、65025、および65026の順に、次の四つの医療記録が棚に提出されることになる。
明らかに、研究目的または非アクティブな保管のためにファイリング領域から五十個の連続した記録を引き出すのは簡単な問題です。 おそらく、このタイプのファイリングシステムの最大の利点は、人員がそれで動作するように訓練されている容易さです。 しかし、この出願へのアプローチにはいくつかの欠点がある。 レコードを提出するときに、スタッフが一度にレコード番号のすべての桁を考慮する必要があるため、ミスファイルするのは簡単です。 提出時にリコールする必要がある桁数が大きいほど、エラーの可能性が高くなります。 番号の変更は一般的です：医療記録65424は、レコード56524として誤ってファイルされる可能性があります。
より深刻な問題は、最も重いファイリング活動が新しいレコードの最大数を持つ領域に集中していることです。 このような分野で同時に記録を提出するいくつかのスタッフは、お互いの方法で取得するためにバインドされています。 スタッフは通常、最新のレコードの領域に提出しているので、ファイルのセクションの責任を一人のスタッフに修正することはできません。
端末桁ファイリング
六桁の数字または七桁の数字を使用し、ハイフンで三つの部分に分割することができ、各部分は通常二桁を含む。 数字の中で、主桁は最後の2桁、二次桁は中間の2桁、三次桁は最初の2桁または3桁です。
端末番号ファイリングでは、00から99までの100の主要セクションがあります。 スタッフは、レコードを提出しながら、最初の主要なセクションを考慮する必要があります。 各プライマリセクションでは、レコードのグループは、三次桁で数値順に正しい二次桁セクション、医療記録スタッフファイルを検索した後、二次桁に応じ 医療記録では、第二の第三桁は、すべてのレコードで変更されます。
端末の数字ファイルでは、次の例に注意してください
| 66-31-06 | 98-11-38 | 98-99-50 |
| 67-31-06 | 99-11-38 | 99-99-50 |
| 68-31-06 | 00-12-38 | 00-00-51 |
| 69-31-06 | 01-12-38 | 01-00-51 |
出願の端末桁の方法は、六つの数字を使用して説明されていますが、先に述べたように、それは五、七、あるいは九桁を使用するために適応することがで 五桁の数字では、次のように三つのセクションに分割することができます:
| 7-65-43 | 0-00-01 | など。 |
| 七桁の数字で、分割は次のようになります: | ||
| 765-43-21 | 000-00-01 | など。 |
端末の桁のファイリングには多くの利点があります。 新しいレコードがシェルフに追加されると、それらの端末桁番号はシェルフの100の主要セクション全体に均等に分散されます。 すべての100番目の新しい医療記録は、棚の同じプライマリセクションに再び提出されます。
複数のスタッフが同じエリアに提出しているときに、直線数値提出が続く間に生じる障害は回避されます。 スタッフは、棚の特定のセクションの責任を割り当てることができます。 四人のスタッフが提出しているとき、最初のスタッフは、ターミナル桁のセクション00-24、25-49、50-74、および75-99のための第四のための第二のための第二の責任を負うことができます。
登録番号はそのまま番号順に割り当てられているため、各セクションの各スタッフに均等に配分されています。 番号463719、453720、および463721は厳密な順序で割り当てられますが、レコードはそれぞれ端末番号セクション”19″、”20″、および”21″にファイルされます。
非アクティブなレコードは、新しいレコードが追加されると、各端末桁セクションからプルされます。 このように各第一次セクションの記録の容積は制御され、記録の背部転移を要求するファイルの大きいギャップは防がれる。 この音量調節はまたファイリング装置のための計画を簡単にする。
端末ディジットファイリングの利点
端末ディジットファイリングの使用により、誤ファイリングが大幅に削減されます。 譜表は一度に一組の数字だけに関係しているので、数字の転置が発生する可能性は低くなります。 例えば、245-68-90のように、三桁を三桁に増やしても、三桁を思い出す方が七桁を思い出すよりも簡単です。
医療記録アシスタントの訓練期間は、通常、端末桁システムでは直線数値ファイリングよりも少し長いが、ほとんどのスタッフは数日の時間でそれを学ぶことができる。
ファイルシェルフの初期設定は、開始段階から必要になる場合がありますが、医療記録領域全体の拡張機能を計画する必要があるため、より多くのシェルフ単位が必要になる可能性があります。
中間桁のファイリング
この方法では、末端桁のファイリングのように、桁のペアに従ってスタッフファイルを作成します。 一方、一次、二次、三次の桁は異なる位置にあります。 六桁の数字の中の数字のペアは、主桁であり、左の数字は二次桁であり、右の数字は三次桁です
| 76 | — | 68 | — | 96 |
| 二次 | プライマリー | 三次 | ||
| 下に示すのは、中桁のファイルのサンプルシーケンスです | ||||
| 76-68-96 | 99-68-96 | |||
| 76-68-97 | 99-68-97 | |||
| 76-68-98 | 99-68-98 | |||
| 76-68-99 | 99-68-99 | |||
| 77-68-00 | 00-69-00 | |||
| 77-68-01 | 00-69-01 | |||
与えられた例から、譜表は100個のレコードのブロックを見ることができます（例えば、,76-78-00から76-78-99)は直線的な数値順である。
これにはいくつかの利点があります:
- まず、研究目的のために連続して番号を付けられたレコードを100個引き出すのは簡単です。
- 第二に、まっすぐな数値システムから中桁システムへの変換は、末端桁システムへの変換よりもはるかに簡単です。
- 第三に、まっすぐな数値ファイルから引き出された100個のレコードのブロックは、中桁のファイリングのための正確な順序です。
中間桁のファイリングは、末端桁のファイリングシステムによって達成される残高とは等しくありませんが、まっすぐな数値ファイリングを行うレコードのより均一な分布を提供します。
端末の数字申告のように、スタッフは6桁または7桁ではなく数字のペアで申告しているため、誤った申告が減少します。
中桁の提出には一定の欠点があります。 より多くの訓練はまっすぐな数字か末端ディジットのファイリングより必要かもしれない。