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3. 従業員ファイルには何が必要ですか？

従業員ファイルまたは人事レコードは、雇用申請から辞表まで、従業員のビジネスにおける時間に関するすべての関連情報を含む文書のグループです。

従業員ファイルに何を入れるべきか混乱したり、情報をどのくらい保持するべきか疑問に思うかもしれません。 このガイドでは、すべての適切な文書を収集し、一般的な質問に答えるのに役立つ従業員ファイルのチェックリストを作成しました。

従業員ファイルが必要な理由

従業員に関するすべての重要な情報を一箇所に保存することは、従業員の役割と責任に関する関連する詳細を見つけ

それはまた、従業員があなたに対して請求を行った場合に必要な記録を作成できることを意味します。 このため、従業員の人事ファイルを最新の状態に保ち、すべてのファイルを定期的に確認して、関連するすべての文書がそこにあることを確認するこ

従業員ファイルは、個人がビジネス内で受け取ったサポートと治療の記録として機能するため、これはあなたに対する請求の場合にあなたを保護する

従業員ファイルに何を保持するか

従業員ファイルの内容は人によって異なりますが、含めるべき重要な側面がいくつかあると思います。

従業員の人事ファイルに含めるものは次のとおりです:

• 雇用申請書、履歴書、カバーレター
• 教育および過去の雇用情報
• 役割の説明
• 求人書および雇用契約
• 緊急連絡先情報
• トレーニング記録
• 給与および給付情報（ただし銀行の詳細ではない）
• 給与および給付情報（ただし銀行の詳細ではない）
• 業績評価フォーム
• 懲戒処分報告書
• 従業員の辞表
• 出口面接文書
• 雇用に関連するその他の文書

従業員ファイルには何が入ってはいけませんか？

従業員の役割に関連しない情報、例えば彼らの民族性や障害に関する詳細は、従業員の人事ファイルに含めるべきではありません。

従業員についての観察や意見をファイルに含めることは避けてください：情報は事実だけに限定する必要があります。

誰があなたの人事記録を見る権利を持っていますか？

自宅の住所や懲戒処分の詳細などの個人情報を含む従業員ファイルのため、それらが保護されていることを確認し、アクセスが制限されていることを確認する必要があります。 従業員自身、その直接のマネージャーと人事スタッフだけが自分のファイルを表示することができるはずです。

従業員ファイルの保管期間

2018年5月にGDPR（一般データ保護規則）が施行され、従業員のデータを保護するための雇用主の責任に関する厳格なルールが

従業員があなたのビジネスを離れるときに、すべての従業員の情報を取り除くことができると仮定しないでください。 給与計算の詳細など、一部のデータを保持することが法的に要求される場合があり、過去の従業員があなたに対して請求を行った場合に備えて、他の情 鑑定、懲戒処分、または給付の記録を削除した場合、雇用法に従ったという証拠を提示することはできません。

失敗した求職者のために、彼らが適用された後、少なくとも6ヶ月間彼らの情報を保持することをお勧めします。 過去の従業員のために、一般的なルールは次のとおりです:

• 労働時間（従業員があなたのために働いたときの詳細）–2年
• 給与と出産および父親の休暇に関する詳細–3年
• P45/P60、人事ファイルとトレーニング記録–6年

GDPR:

• あなたがそれらについて持っている情報とそれをどのように使用するか
• レコードの機密性
• これらのレコードが職場でのトレーニングと開発にどのように役立つか

従業員がそれらについて持っているデータのコピーを要求した場合、あなたはそれを提供するために30日かかります。

従業員のファイルを保管する場所

従業員の文書をロックされた耐火キャビネットに保管する日々は、多くの企業にとって急速に歴史になっています。 従業員の人事ファイルを1か所に保存する最も安全で信頼性の高い方法は、HRソフトウェア内に保存することです。

HRソフトウェアを使用すると、重要な文書を安全に保ち、それらにアクセスできる人を制限することができます。 従業員は、更新が必要なときに個人情報を編集し、管理者の時間を解放することができます。

ソフトウェアはクラウドに格納されているため、どこからでもアクセスできます。 これは、より多くの労働者がリモートで作業し始めているか、週に数日自宅で作業できる柔軟な作業パターンを持っているので便利です。

従業員は、ソフトウェア上で雇用契約と職務内容を表示することにより、自分の役割や責任についての質問に対する回答を得ることができます。 これにより、従業員からの一般的な質問に答えることによって使い切る時間が短縮され、ビジネスに集中することができます。

当社の人事ソフトウェアは、あなたが心の平和を与え、あなた自身の安全なオンラインデータベース内のすべての従業員のファイルを維持することがで

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