リマインダーメールをいつどのように送信するかを考え出すことは、ほとんどの人があまりにもよく知っている社会 誰もせっかちまたは強引なように出くわしたいが、誰も逃した予定や期限切れの締め切りに対処したいと思っていません。 どのように物事を成し遂げる必要性と他の誰かの自律性を尊重する必要性のバランスをとるのですか？

エチケットのジレンマは、よく書かれたリマインダーで簡単に解決されます。 これらは堅い感じを作成しないでポイントを得るメッセージである。 それらは専門および有効、けれども友好的および穏やかである。

この記事では、この種のメールを作成する方法を学習します。 しかし、最初に、それらを送信することが適切であるとき、そしてあなたの完璧なタイミングを見つける方法を学びましょう。

いつリマインダーメールを送信する必要がありますか？

リマインダーメールは、重要なことが起こっているときや、何かが起こっているはずだが、起こっていないときに便利です。

リマインダーメールの理想的なタイミングは何ですか？

リマインダーメールを送信するのに最適な時間を見つけることは必ずしも容易ではありません。 どのようにすぐに就職の面接や逃した期限の後、またはどのくらいの重要なイベントの前に、あなたが連絡を取る必要がありますか？

答えはあなたが待っているものに依存します。 期日、支払い、請求書、または出荷を逃したことを誰かに思い出させる場合は、期日の後の最初の営業日にリマインダーを送信することが適切です。 長く待っているだけでなく、遅延を長くするだけでなく、人が契約の詳細を忘れてしまうリスクも増加します。

期日がないものをフォローしている場合は、少し長く待つのが良いマナーと考えられます—特に誰かがあなたに好意をしている場合。

就職願書や面接へのフォローアップメールについても同じことが言えます。 仕事に適用することは緊張に満ちて、好むより常に時間がかかります。 しかし雇用は雇用者の端の複雑なプロセス、余りにである。 あなたがフォローアップするために急いでいるのではなく待つとき、あなたは自分の時間と権威を尊重することを雇用主に示します。

Harvard Business Reviewによると、面接の1週間後にフォローアップすることができます。 確かに10-14日の長い待ち時間をお勧めします。 面接者か雇用のマネージャーがタイムラインについてのあなたに言ったものをについて考えなさい。 そして、彼らはあなたが戻って聞くだろうと言ったとき、常に少なくとも数日過去のメッセージを送信します。

イベントの1営業日前にそれらを送信できます。 人が精巧な準備をしなければならない場合は、二日前が適切です。 Calendlyを使用すると、イベントの前に一定時間を自動送信するようにリマインダーを簡単にスケジュールすることができます。

穏やかなリマインダーメールを書くにはどうすればよいですか？

メールを送信するときとは別に、リマインダーのエチケットの最も重要な要素の一つは、フレンドリーなトーンです。 あなたは緊急性と理解のバランスを取りたいと思っています。 あなたがすることができます穏やかな、より良い。

以下は、あなたがからスワイプすることができますいくつかの例とテンプレートです—彼らはあなたが任意の感情を傷つけることなく、あなたのポイ

1. 適切な件名を選択してください

堅実な電子メールの件名は必須です。 それは1つを含めるために単によい電子メールのエチケットである。 大きい従がうラインは売り手または仕事の面接者のような誰かにメッセージを送れば重要であるspammerでないこと受け手を安心させる。 彼らはあなたをよく知らないかもしれませんし、連絡先リストにあなたの住所がないかもしれません。

それが逃した締め切りに関連する専門的なメッセージである場合、件名を開始する良い方法は、”応答が必要”または”アクションが必要”という言葉です。”これらは人々の注意を得、電子メールを開けるようにそれらを励ますかもしれない。

当然のことながら、好意や礼儀をしている人にメールを送っている場合は、このフレーズを使用したくありません。 あなたがインタビューの後にフォローアップしたり、あなたのために何かをすることを申し出た人と連絡を取ったりしている場合は、”フォローアップ”という

いずれにしても、手元の問題を参照するようにしてください。 リマインダーメールの件名行の例を以下に示します:

2. 受信者に挨拶する

件名のように、丁寧なリマインダーメールを送信するときは挨拶が必要です。 それはメッセージの音をより友好的、より専門同時にさせます。

人々は電子メールの挨拶に苦しんでいますが、それはいくつかのように見えるかもしれないほどトリッキーではありません。 これらの簡単なヒントは、どのような状況に最適なものを選択するのに役立ちます:

3. 素敵なものから始める

あなたの目標は穏やかなリマインダーメールを書くことですので、優しいメッセージから始めます。 具体的に、今後のマイルストーンや取り組んできた大きなプロジェクトなど、その人について知っている適切なものを参照することをお勧めします。 例えば:

その人が同僚や最近あなたのために素敵な何かをした人であれば、あなたの電子メールへの開口部としてあなたの感謝を提供することができます。 例えば:

その人や仕事がわからない場合は、”良い週を過ごしていることを願っています”のようなものは大丈夫です。

4. ポイントに到達

あなたは個人的なタッチで開いたら、あなたのメッセージを渡って取得することに取り組むことができます。 これはあなたがほとんどの時間を使いたいと思う部分である。 何が起こる必要があるのか、いつ起こるのかを明確にしますが、言語を非難するのを避けるように注意してください。

最も繊細なタイプのリマインダーの一つは、逃した期限のリマインダーです。

“ミラーの提案についてのあなたの仕事に感謝します。 私たちはそれについて良い反応を得ると思います。

今、私は穏やかなウィジェットの製品の発売を心配しています。 私達が論議したように、私達は昨日までにあなたからの市場調査を必要としました、従って私達の設計チームは始めることができます。 彼らはその情報をできるだけ早く必要としているので、プロジェクトは前進することができます。”

上記のメッセージは、何が起こらなかったのか、なぜそれが非常に重要なのかについて明確です。 あなたは、今後のイベントの人々を思い出させるものを含め、任意のリマインダーメールに明快さのようなものを適用することができます。 例えば:

イベント通知メールを自動化できることをご存知ですか？ Calendlyのワークフローを使用すると、出席と収益サイクルの生産性を向上させるために、異なるチャネル間で会議の前に複数のリマインダを送信するこ 特に便利なのは、電子メール、テキスト、またはその両方でそれらを送信できることです。 たとえば、会議の前日に送信された電子メールリマインダーは、通話が開始される数分前にテキスト通知によって補強することができます。 アクションでそれを見たいですか？ 無料でそれを試してみてください！

5. 特定の要求をする

友好的なリマインダーメールを送信する目的は、罪悪感を課すことではなく、何かが起こることを奨励することです。 それを実現する最善の方法は、受信者に必要なこと、つまり必要なときに必要なことを要求することです。 可能な限り具体的にしてください。 たとえば、以前に電話番号を共有したことがある場合でも、電話番号をアクションへの呼び出しに再度含めて、受信者に実行させたいアクションを誤:

6. それを包み、あなたの名前に署名してください

常に受信者に疑いの利益を与えることによって終わります。 良い終わりの文は、次のように聞こえます:

最後に行うことは、電子メールに署名することです。 あなたが挨拶で行ったように、その人との関係と、あなたがどのように遭遇したいかを考えてみましょう。 疑問がある場合は、これらのプロのサインオフのいずれかを使用してくださ:

あなたのフルネームで終わります。 あなたが非常によく知っている誰かに電子メールを送信するときは、あなたの最初の名前を使用することができます。 それはあなたが知らない人だ場合は、あなたの役職と会社名を追加します。 参照しているプロジェクトやイベントに接続できることを確認してください。

待機中のゲーム：応答なしは応答ですか？

あなたが明示的にあなたのリマインダーへの応答を要求した場合、あなたは合理的にそれを得ることを期待することができます。 応答なしは、通常、三つのことのいずれかを意味します:

のれんを維持するために、人々に疑いの利益を与えるようにしてください。 彼らが返信したいと仮定します。 それが必要に感じたら、彼らが助けを必要とするかどうか見るために再度書きなさい。

複数のリマインダーメールを送信する必要があるのはイライラします。 しかし、誰もが返信しない理由があることに注意してください。 それらに再度続く前に答えるために数日を与えなさい。 あなたが行うときは、あなたのトーン患者を維持し、問題が緊急である理由を思い出させます。 彼らは第二のリマインダーの後に応答しない場合は、営業時間中にそれらに友好的な電話を与えることを検討してくださ

今後のイベントには二つのリマインダーも十分です。 予定の前日と別の時間前に一つの電子メールは、通常は十分です。 最初のものは、彼らが準備する必要があるものを送信する機会を提供し、第二は、彼らが遅れて実行している場合、彼らにヘッドアップを提供するチャン

電子メールの代わりにリマインダーテキストを使用する必要がありますか？

あなたのリマインダーは電子メールである必要はありません。 SMSメッセージはより友好的である場合もあり、連絡をとるために有効であると証明される。 調査によると、テキストの98％が電子メールの20％と比較して開かれることが示されています。 そして電子メールの6%だけが応答を得る間、その数はテキストのための45%に上がる。

SMSメッセージも、特にCalendlyの通知ツールを使用して送信するのは簡単です。 あなたは、カスタムスケジュール上の今後の予定、逃した応答などの人々を思い出させるために取得します。 イベントの前後に指定した間隔でリマインダーメッセージを送信するように設定できます。 それはトラック上のすべてを保持し、遅延を低減—そして最終的には、それはリマインダーメールがすべてに約あるものです。

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