この記事は、あなたがより良い通信し、英語で正式なメールを書くのに役立ちます。
電子メールは、世界で最も一般的に使用される通信手段の一つです。 彼らは、迅速、即時だし、あなたが内と国境を越えて企業のすべての種類と対話することができます。 仕事では何よりも、正しい方法で英語で正式な電子メールを書くには、特定のスキルが必要であり、プロの状況であること、それは自分自身とあなたの会社の良い印象を作るためにミスをしないことが不可欠です。
この記事では、次のことがわかります:
- 英語で正式な電子メールを書くためのルール
- 正しい形式を使用する
- 英語で正式な電子メールの例
英語で正式な電子メールを書くためのルール
正しい方法で英語で電子メールを書くためには、即興しないでください！ それが受信された瞬間から電子メールの成功を損なう可能性のある重大なミスを避けるために、次のアドバイスをお読みください。
件名
件名は、電子メールの受信者が見る最初の情報であり、間違って書かれていたり、はっきりと書かれていない場合、読者に開かずに削除するよ だから、受信者の注意をつかむ二、三の単語で書くための内容や理由を示す、右の最初から、明確かつ正確なメッセージを与えることが重要です。
スタイル
正式な書かれた文脈で長い複雑な文章を必要とする他の多くの言語とは異なり、英語は非常に簡潔で、短い文章と単純な構造を好む。 あなたは二、三の段落にテキストを分割することを確認してください–これはすぐに重要なポイントを見るために読者を可能にします。
礼儀式
英語でメールを書くとき、あなたは別の言語を使用しているだけでなく、異なる習慣を持つ別の文化にも入っています。 一般的にアングロサクソン人は、礼儀と感謝の形に多くの注意を払うので、それらを追加することを決して忘れないでください。
電子メールを確認してください
あなたが書いたものを再読せずに英語で電子メールを送信しないでください。 文法や入力ミスは、あなた自身の言語でも非常に一般的なので、英語でははるかに簡単にエラーを作ることができます。 あなたが書いたものをダブルチェックすることは、専門外と上記のすべての不注意に表示されることを防ぐことができます取るための簡単なス
署名
あなたの電子メールを、以下を含むあなたに関するすべての重要な情報で終わらせるように設定してください:
- 名前と姓
- 役職
- あなたの会社についての相対的な詳細（名前、住所。.)
- 会社のウェブサイトへのリンク
英語での正式な電子メールの形式
- はじめに
- テキストの本文
- 結論
はじめに
あなたが書いている人との関係の種類に応じて、メールを開始するにはさまざまな方法がありますが、すべてのメールは常に挨拶で開始する必要があります。 形式的である私達の特定の場合では、最も適切な選択は次のとおりである:
- 親愛なるMr/Mrs/Ms（受信者の姓、例えば 黒さん)
- 親愛なるサー/マダム(あなたが受信者の名前を知らない場合)またはより一般的には”それが関係するかもしれない誰に’
最初の挨拶の後、あなたは明確に書く理由を示し、電子メールの件名と一致している入門文を必要としています。 簡単に自分自身を紹介します(長いテキストは、多くの場合、それらを読んでから人々を落胆),その後、に従ってくださ:
- 私は…(メール件名)
- 私は…(メール件名)
- 私は…(メール件名)
- 私は…(メール件名)
- 私は…(メール件名)
- 私は…(メール件名)
- 私は…(メール件名)…
情報を送信するためのメールを作成する場合は、次のいずれかの文から始めることができます:
- 私はあなたに知らせるために書いています…
- 私はあなたに伝えることを喜んでいます…（あなたが良いニュースを伝えている場合）
- 私はあなたに知らせる)
代わりに、あなたが受け取った電子メールに返信している場合は、次のように言うことができます:
- 私はに応答して書いています…
- 私はに応答して書いています…
- 私はに応答して書いています…（あなたが受信者に感謝する必要がある場合)
テキストの本文
これはあなたが通信するために必要なものの機能に応じて変化するため、テキストの本文を書くための従来の式はありません。 最初のドラフトを準備してから、修正を進めると便利です。
一般的なルールは、テキストは略語や頭字語を避ける短い段落に分割する必要があり、逆に、家族や友人に非公式の電子メールを書くときに使用できます。
送信するメッセージの種類に応じて、メールを終了する前に最終的な招待状を作成するには、次のようなさまざまな方法があります:
- 私はすぐにあなたからの聴取を楽しみにしています
- 事前にありがとう
- 詳細については、私に連絡することを躊躇しないでください
- ご質問がある場合は私に知らせてください
- あなたの注意をありがとう
結論
メールは:
- よろしく
- 親切によろしく
- 誠実に（あなたが受信者の名前を知らないので、”親愛なる先生/マダム”でメールを始めた場合）
- 誠実に（あなたが”親愛なるMr/Mrs/Ms+姓”でメールを始めた場合）
- よろしく
英語での正式な電子メール
のは、このすべてが実際にどのように動作するかを見てみましょう。
例1:注文の配送に伴う遅延
件名: 配送遅延
親愛なるパスカルさん、
私たちは、あなたの注文の配信のために以前に合意された期限を尊重することができないことをお知らせす 私達の製造者は私達の生産の鎖の遅れで起因する供給問題を経験していること私達に今日警告しました。 私たちはあなたの理解を頼りにし、あなたの忍耐に感謝します。
申し訳ありません。
よろしく,
…
例2:求人広告
件名への返信: ウェブコンテンツエディタの位置
親愛なるサー/マダム、
xxxの求人広告を参照して、私はあなたの会社のウェブコンテンツエディタの位置のための私の申請書を提出したいと思います。
私はxxx大学でコミュニケーション科学を卒業し、コンテンツスペシャリストとしてデジタルエージェンシーで数年間働いていました。 私は私のスキルと経験は、ジョブの位置のための要件に沿ったものであると信じています。 私はあなたがより良い私の可能な募集を評価することができますインタビューで自分自身を紹介して喜んでいるでしょう。
私の履歴書のコピーを添付してください。 私はあなたからの聴取を楽しみにしています。
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…
例3:製品カタログの送信
件名:新製品カタログ
親愛なるチャップマンさん、
あなたの要求に続いて、私達は最近私達の新しいカタログを送りました。 私達はそれが私達のプロダクトの質を見ることを可能にすること確信します。 私達のローカル代理店は私達のプロダクトがあなたの会社の必要性に利点いかにである場合もあるか詳しく論議するために適する日時の会合を