この記事では、文書をスキャンして電子メールで送信する複数の方法を紹介します。 私たちはあなたに次のような様々な技術を紹介します:
- プリンタの電子メールスキャン機能を使用する方法
- コンピュータからスキャンする方法
- 携帯電話でスキャンする方法
- 電子メールに文書を添付する方法
また、あなたとあなたの受信者がオンラインで署名できるデジタル文書に文書を変換する方法を紹介します。
始めましょう。
お使いのプリンタの電子メールにスキャン機能を使用する必要がありますか？
電子メールへのスキャンは、文書をスキャンしてオンラインで送信するための迅速かつ効果的な方法のように見えるかもしれません。 そして、それはすべての文書と受信者のためだけではありません。
“電子メールにスキャン”機能を使用する主な欠点の一つは、文書が受信者に到達しないリスクです。
“電子メールにスキャン”機能を使用している場合、入力した電子メールアドレスが正しいことを確認するのは難しく、誤って入力した場合にエラーメッセージが表示されない可能性があるためです。 対象の受信者がメールアドレスを変更した場合、または受信トレイがいっぱいになった場合、警告は表示されません。
受信者は、返信用メールアドレスが”返信なし”アドレスとして表示されるため、プリンタから配信されたメッセージに返信することもできません。 メッセージをカスタマイズすることはほとんどなく、メッセージのメールアドレスを使用して連絡しようとした受信者からの返信はありません。
“電子メールにスキャン”機能を使用したい場合は、電子メールが宛先に到達したことを個人的に確認できる場合にのみ行う必要があります。
では、代わりに何をすべきですか？
: 文書をスキャンして電子メールで送信する方法(+署名または署名を要求する)安全で便利な方法
“電子メールでスキャン”機能を使用せずに、文書をスキャン、電子メール、さらには署名する方法は次のとおりです。
文書をスキャンする
スキャナまたは多機能プリンタを使用して文書をスキャンする方法は次のとおりです。
Windowsでスキャンする方法
windowsは、文書をスキャンするための組み込みの方法を持っているので、あなたはそれを行うために別のアプリやソフトウェアを使用する必要はあり
:
- スタートメニューを開きます
- スキャンアプリを見つけてクリックして開きます。 見つからない場合は、左下隅にある検索ツールを使用して検索できます。
- スキャンアプリを開くと、スキャナーが接続されていないかどうかが表示されます。
- リストから使用するスキャナと、スキャンを保存するファイルの種類を選択します。 画像だけが必要な場合は、PNGとJPEGはどちらも非常に一般的な形式です。
- スキャンを開始するには、ドキュメントをスキャナーを下に向けて配置し、詳細を表示する>プレビューに移動して、ドキュメントを早期に見てくださ
- “詳細を表示”機能を使用して、画像の設定（カラーやグレースケールモード、画像解像度など）を変更することもできます。
- スキャナーがプレビューとして原稿のスキャンを終了し、画面に原稿が表示されるまで待ちます。 原稿の位置がずれているか、または置き忘れている場合は、スキャナ内の位置を修正して、再度プレビューします。
- 位置決めに満足したら、スキャンしたい領域をクリックしてドラッグして選択できます。 スキャンしたい領域を選択したら、”スキャン”をクリックします。
- スキャンするすべてのページでこのプロセスを繰り返します。
- スキャンの準備が整うまで待って、ドキュメントが正常にデジタル化されます。
あなたが覚えているだろうフォルダに文書を保存することを忘れないでください。 物事を簡単にするために、あなたはそれを見逃すことはありませんので、あなたのデスクトップ上に保存することもできます。
Macでスキャンする方法
Macコンピュータには、スキャナを使用するための事前プログラムされたツールもあります。 これを使用する方法は次のとおりです:
- あなたの文書を準備します。
- プレビューアプリを開きます。
- ファイル>スキャナからインポートに移動し、スキャナを選択します。
- スキャナーが表示されない場合は、スキャナーの電源が入っていて、接続されていることを確認してください。
- プレビュースキャンが準備されている”インポート”ダイアログが表示されます。
- スキャンオプションを選択できるようになりました。 必要に応じて、色、文書の種類、サイズ、向き、およびその他の詳細を変更します。
- スキャンを開始するには、”スキャン”をクリックすると、あなたが完全にあなたの文書をデジタル化したときにアプリがお知らせします。
- スキャンするすべてのページでこのプロセスを繰り返します。
これで、ドキュメントのデジタル化されたバージョンがあります。 ドキュメントを保存したフォルダを覚えておくか、デスクトップに保存して、完了したら画面に表示できるようにします。
iOSでスキャンする方法
iPhoneまたはiPadの内蔵カメラを使用して、スキャナなしでドキュメントをスキャンすることができます。 ここではどのように:
- 良好な照明で平らな面に置いて文書を準備します。
- iPadまたはiPhoneでNotesアプリを開きます。
- 新しいノートを作成するか、既存のノートを選択してスキャンしたドキュメントを追加します。
- 画面下部にあるカメラアイコンをタップします。
- “文書をスキャン”をタップします。
- スキャンしたい原稿にカメラを向け、デバイスが自動的にスキャンを開始しない場合は、シャッターボタンをタップして開始します。
- すべてのページでこのプロセスを繰り返します。
- ドキュメントがスキャンされ、Notesアプリに保存されます。
あなたは、複数のアプリを介してあなたのノートを共有したり、電子メールとして送信することができます。
Androidでスキャンする方法
Androidには、ドキュメントをスキャンする専用のアプリが組み込まれていません。 ただし、Googleドライブを使用して文書をスキャンすることはできます。
:
- 照明の良い平らな面に置いて原稿を準備します。＜1041＞＜1443＞Google Driveアプリを開き、画面右下の「＋」アイコンをタップして新規ドキュメントを作成し、「スキャン」を選択します。”
- カメラをドキュメントに向け、整列させて撮影します。
- プレビューを確認し、トリミングして設定を調整するか、”retake”をタップしてドキュメントを再度スキャンします。
- すべてのページでこのプロセスを繰り返します。
- ドキュメントがスキャンされ、Googleドライブアカウントに保存されます。
リンクを介して新しいドキュメントを共有したり、ユーザーのメールアドレスを追加してアクセスすることができます。
文書を電子メールで送信し、署名を要求する（または署名する）
デジタル化された文書をオンラインで署名するための最良の方法は次のとおりです。
電子署名ソフトを使用する
ドキュメントをデジタル化したら、署名を取得するためのいくつかのオプションがあります。 無料で簡単な方法は、Signaturlyなどのオンライン署名アプリを介して署名を要求することです。
Signaturelyは、オンライン署名と法的有効性を持つオンライン文書を作成することを可能にするシンプルで効果的なデジタル署名ソフトウェアです。 Signaturelyを使用すると、署名者は文書に署名するために同じ場所にいる必要はありません。 代わりに、彼らは自分の携帯電話、タブレット、またはラップトップでオンラインで署名することができます。
Signaturelyあなたは、任意の登録なしで、無料で電子署名を作成することができます。 これにより、文書にオンラインで署名し、複数の人と共有することができます。
:
- Signaturlyで無料でアカウントを作成する
- アカウントを開き、文書に署名する必要がある人の名前を選択します。
- 署名する人にタイトルとカスタマイズされたメッセージを追加して、文書を準備します:
- 下にスクロールして、ファイルの追加方法を選択します。 Googleドライブアカウントなどのオンラインプラットフォームからファイルを選択するか、コンピュータからファイルをアップロードすることができます。
- ドキュメントを開き、オンラインエディタで署名フィールドを追加します。
- 署名者の名前とメールアドレスを入力します。 また、ユーザーがサインインするための注文を選択することもでき、事前に選択された注文でユーザーに文書を送信します:
- あなたの情報を確認し、”文書を送信”をクリックします。
ドキュメントを送信したら、Signaturelyアカウントで追跡できます。 このようにして、受信者が署名に時間がかかりすぎているかどうかを確認できます。 誰かがあまりにも時間がかかっている場合は、それらを呼び出す必要はありません、あなたは単に彼らの署名が必要であることを思い出させるた
署名者が文書を受け取ったら、署名プロセスを通して署名者を案内し、独自の署名を作成し、完了するまで各署名フィールドを通過します。
:
- 非常に使いやすい
- プロフェッショナルでパーソナライズされた
- 任意のデバイス上で動作します
- プロセスの制御であなたを保ちます
- すべてのス:
- 利用可能なモバイルアプリはありません（現在開発中)
電子メールクライアントを使用する
電子メールクライアントを使用して文書を電子メールで送信することもできます。 文書に署名する必要がある場合は、物理的に署名するか、電子署名を使用して送信する前に署名する必要があることに注意してください。
文書を送信する方法は次のとおりです:
- メールアカウントを開きます。
- “新しいメッセージ”を選択して、新しいメールを書き始めます。
- 新しい電子メールウィンドウで、”添付ファイルの追加”記号を検索します。 それは通常ペーパークリップのように見えます。
- をクリックした後、ファイルを見つけて選択し、”Enter”を押します。”
- スキャンしたファイルをドラッグしてウィンドウにドロップすることもできます。
- メッセージの書き込みを終了し、受信者のメールアドレスを追加します。
- スキャンしたファイルを添付したメールを送信できるようになりました。
:
- 使いやすい
- 無料で使用できます
- あなたの携帯電話からそれを行うことができます
短所:
- 誰が署名したのか、誰が署名していないのかを教えてくれない
- 最初に文書を印刷して署名し、署名者に同じことを依頼する必要があるかもしれません
- 遅いプロセス
- 特殊なプラットフォームを使用するほど専門的ではありません
FAQ:電子メールにスキャン
ここでは、スキャンした文書を電子メールで送信することについての最も一般的な質問への回答があります。
プリンタから電子メールにスキャンするにはどうすればよいですか？
- スキャンアプリを開きます。
- ドキュメントをスキャンします。
- 保存します。
- ドキュメントを検索します。
- それを右クリックします。
- “共有”を選択し、”メール”を選択します。
- メールを送信します。
スキャンと電子メールへのスキャンの違いは何ですか？
“電子メールにスキャン”プリンタオプションを使用している場合、スキャンした画像を送信するために他のソフトウェアを使用する必要はありません。 ただし、メッセージを追加したり、メールが到着したことを確認したり、画像を送信する前に画像を編集したりするなど、メールを送信するすべての機能も
電子メールへのスキャンは安全ですか？
必ずしもそうではありません。 “電子メールにスキャン”機能を使用すると、電子メールアドレスに自分でアクセスできない限り、電子メールが適切に送信されたかどうかを確認することは
また、複合機はデフォルトでクリアテキストで電子メールを送信します。 これらは、プリンタと同じWiFiネットワークに接続されている第三者によって傍受される可能性があります。
このため、プリンタの”電子メールへのスキャン”機能は、個人的に確認できる機密以外の文書が適切に送信された場合にのみ使用する必要があります。
メールにスキャンできるページ数は何ページですか？
スキャンしたページは最大999ページまで送信できます。 この数は、お使いのプリンタのメモリと容量に依存する可能性があります。
文書を電子メールで送信する方法は？
- メールアカウントを開きます。
- 新しいメッセージの作成を開始します。
- ドキュメントをメッセージにドラッグアンドドロップします。
- あなたの情報を確認し、受信者のメールアドレスを追加します。
- “送信”をクリックします。”
機密文書を電子メールで送信するにはどうすればよいですか？
機密情報を不正アクセスから安全に保つために、セキュリティの余分なレベルをしたい場合は、Gmailの機密モードを使用することができます。 これを使用すると、メッセージの有効期限を設定し、それらへのアクセスを取り消すことさえできます。
受信者はメッセージのコピー、転送、印刷、ダウンロードを行うことができません。
添付ファイル付きのメールを書くにはどうすればよいですか？
- あなたのメールアカウントに移動します。
- “新しいメッセージ”を選択します。
- クリップアイコンを探してクリックすると、ファイルが添付されます。
- お使いのコンピュータのフォルダ内のファイルを探します。 それを見つけたら、”開く”または”ファイルを選択”をクリックします。”
- メールの書き込みを続けます。
- 件名と送信先のメールアドレスを追加します。
- メールを送信する準備ができたら、”送信”をクリックします。
結論
私たちが見たように、あなたの文書をスキャンするには複数の方法があります。 多機能プリンタからiPhoneやAndroid携帯電話まで、どこにいてもオンラインで文書をスキャンして送信することができます。
そして、あなたの文書に署名が必要な場合は、いつでも署名付きで法的拘束力のある署名を無料で収集することができます。
Signaturelyは、スキャンした文書をすべての当事者が署名する準備ができている文書に変換するのに役立ちます。 その後、署名プロセスを通してあなたの署名者を案内し、彼らが行くようにあなたを更新し続けます。
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