Exchange管理者は、Outlook予定表の管理と予定表共有機能についてユーザーから質問を受けることがよくあります。 幸いなことに、個々のMicrosoft Outlook2007の予定表を共有することは非常に簡単です-そして、ユーザーはそれを自分で設定することができます。 ここでは、自分のカレンダーを共有するためにそれらを助ける、あなたのユーザーと共有することができます手順は、個人的な予定表をカスタマイズし、オーバレイモードで複数のOutlookの予定表を表示します。

Outlook2007の予定表を共有する

既定の予定表を共有するには、予定表を開き、左側のタスクバーから[予定表を共有する]を選択します。 Outlookは、件名–Sharing Invitation:<your name>-Calendarという新しい電子メールメッセージを作成します。

このメッセージには2つのチェックボックスが含まれています(図1は、選択した受信者が予定表を表示できるようにする最初のものです)。 2番目のチェックボックスを使用すると、他のユーザーの予定表を表示するためのリクエストを送信できます。

図1. 予定表を共有し、別のユーザーのOutlook予定表を表示するための要求を送信します。

Outlookの予定表のアクセス許可の設定

予定表を共有すると、レビュー担当者のアクセス許可がデフォルトで割り当てられます。 これは、受信者にカレンダーへの読み取り専用アクセス権が与えられていることを意味します。 この設定は簡単に変更できます。

Outlookのすべての予定表アイテムセクションで共有予定表の一覧を右クリックし、共有アクセス許可の変更コマンドを選択します。 Outlookに[アクセス許可]タブが表示されます(図2)。

図2. [アクセス許可]タブには、Microsoft Outlook2007の予定表の表示を許可されているすべてのユーザーの一覧が表示されます。

このタブには、カレンダーを表示する権限を持つすべての人が一覧表示されます。 Outlook2007には、いくつかの事前定義されたアクセス許可スキームが用意されているか、カスタムのアクセス許可セットを作成することができます。

Outlook2007の詳細: Outlook2007メールボックスが実行するサイズの予測 メールボックスルールとWindowsデスクトップ検索がOutlook2007にどのように影響するか 修復中にOutlook2007のパフォーマ

カスタムOutlook予定表の共有

Outlookユーザーは、複数の予定表を作成することもできます。 ユーザーは、多くの場合、個人用カレンダーや特定のプロジェクトに関連するカレンダーを作成します。 図3を見ると、左側のタスクバーの[その他の予定表]セクションに、既定以外の(カスタム)予定表が表示されていることがわかります。

図3. Outlook2007では、ユーザーが複数の予定表を作成およびカスタマイズできます。

ユーザが自分の予定表を共有すると、デフォルトの予定表のみが共有されます。 他のユーザーが予定表を表示すると、そのユーザーは他の予定表にリストされている空き時間情報を見ることができません。 デフォルトのカレンダーに特定の時間に無料であると表示されている場合、他のカレンダーで予定されている内容に関係なく、他のユーザーにはその時点で無料であると表示されます。

共有したいカレンダーを右クリックして共有を選択することで、代替カレンダーを共有することもできます。

別のユーザーのOutlook予定表を開く

図3を振り返ると、予定表タスクバーに共有予定表を開くオプションが含まれていることがわかります。 このオプションを選択すると、カレンダーを開く受信者の名前を入力するダイアログボックスが表示されます。

受信者の名前を手動で入力するか、名前ボタンをクリックしてグローバルアドレス一覧から受信者を選択することができます。 受信者の名前を指定したら、”OK”をクリックしてカレンダーを開きます。

予定表を開くと、Outlookはその予定表を自分の横に表示します(図4)。 各カレンダーの上部にあるタブは、あなたが見ているカレンダーを識別します。 どのカレンダーがあなたのものであり、どのカレンダーが別のユーザーのものであるかを把握するのは簡単なはずですが、ラベルを識別せずに、複数のカレンダーを開いたときに混乱する可能性があります。 Outlookは一度に最大30の予定表を開きます。

図4. Outlookでは、予定表が並んで表示されます。

オーバーレイモードでOutlookの予定表を表示する

複数のOutlookの予定表を表示している場合、手動でスケジュールを比較するのは難しい場合があります。 オーバーレイモードを使用すると、一般的なカレンダーで全員の空き時間情報を表示できます。

この機能を使用するには、カレンダーを右クリックし、オーバーレイモードで表示オプションを選択します。 図5は、Outlookが予定を一つのカレンダーに結合し、それらをカラーコードしていることを示しています。

図5. オーバーレイモードでは、すべての予定を単一のカレンダーに結合します。

著者について：BRIEN M.Posey、MCSEは、Exchange Server、Windows Server、インターネットインフォメーションサービス（IIS）、およびファイルシステムとストレージでの彼の仕事のためのMicrosoftの最も貴重な Brienは全国の病院チェーンのCIOを務め、かつてはFort Knoxの情報管理部門を担当していました。 フリーのテクニカルライターとして、Brienはマイクロソフト、TechTarget、CNET、ZDNet、MSD2D、関連する技術および他のテクノロジー企業のために書いています。 あなたはBrienの個人的なウェブサイトを訪問することができますwww.brienposey.com.