Outlookの開始以来、Microsoftは常にアーカイブと自動アーカイブ機能が含まれており、Outlook2010も例外ではありません。 AutoArchive機能は、プライマリメールボックスから古いメールをローカルハードドライブに保存されたアーカイブデータファイルに自動的に移動または削除します。 これらのファイルが呼び出されます。PSTファイル。 過去には、ときに見通し。PSTファイルは2ギグの制限を持っていた、それはあなたのプライマリのうち、古い電子メールをアーカイブとしてアーカイブ機能は、はるかに重要でした。PSTファイルとアーカイブに。pstファイル。 それは、にもかかわらず、言われています。Outlook2010のPSTファイルには20ギグの制限がありますが、古いメールを管理して保管することをお勧めします。PSTファイルは小さく、システムのパフォーマンスアップ。

AutoArchive機能は何をしますか？

AutoArchiveは、古いアイテムを削除またはアーカイブデータファイルまたはに移動することにより、メールボッ——- このプロセスは、職場でMicrosoft Exchangeを使用している場合でも、自宅や小規模ビジネスのセットアップからIMAPやPOPを使用している場合でも、ほぼ同じです。 それは本質的にちょうどあなたの机から紙のいくつかのスタックを取って、整理されたクイックアクセスファイルキャビネットまたはに配置上記のように、PSTファイル。 このプロセスは、2つの方法でエクスポートするのとは異なります。 エクスポートを使用すると、複数の異なる外部形式に電子メールを移動することができます,アーカイブは、あなたがに古い電子メールを移動することがでpstファイルまたは完全に電子メールを削除します。 アーカイブでは、Outlookナビゲーションペインにタブがあるため、古い電子メールに簡単にアクセスできます。 もちろん、古いメールを削除するようにAutoArchiveを設定することもできます。

すべてのOutlook2010フォルダーの既定の自動アーカイブを有効にする方法

1. Microsoft Outlookで、ファイルメニューをクリックし、オプションを選択します。

2. [オプション]メニューで、[詳細設定]タブをクリックし、[設定の自動アーカイブ]ボタンをクリックします。

3. “毎日自動アーカイブを実行”のチェックボックスをクリックします。 ここから、Outlook2010の自動アーカイブ設定をさらにカスタマイズできます; ただし、デフォルトでは、一度有効にすると、AutoArchiveは半年以上前のすべてのメールをアーカイブに移動します（削除しません）。pstファイル。 アーカイブが発生するたびに警告が表示されるように、AutoArchiveが実行される前にプロンプトをチェックしておくことをお勧めします。 あなたは、人々がメッセージの欠落について私に尋ねる頻度に驚くでしょう。 通常はAutoArchive関数です。 あなたがそれらを好きな設定を持っていたら、今すぐすべてのフォルダにこれらの設定を適用をクリックしてください。

上記の手順に従った場合、自動アーカイブはすべてのOutlookメッセージを有効にします。 AutoArchiveから除外したいフォルダがある場合、またはそれをいくつかのフォルダにのみ適用したい場合は、それもできます。 Outlook2010では、各フォルダーの自動アーカイブ設定をカスタマイズできます。

単一のOutlook2010フォルダの自動アーカイブ設定を変更する

4. Outlookで、左側のナビゲーションペインを見てください。 そこから、任意のフォルダを右クリックし、プロパティを選択して自動アーカイブポリシーを設定します。

5. 表示される受信トレイのプロパティウィンドウで、AutoArchiveタブをクリックします。 ここでは、このフォルダの自動アーカイブ設定をカスタマイズしたり、完全に自動アーカイブを無効にしたりすることができます。

さて、今、私たちは個々のフォルダをAutoArchiveする方法を知っています。 しかし、AutoArchiveをまったく使用したくない場合はどうなりますか？ 自動機能を使用していない場合でも、手動プロセスを使用してアーカイブを使用できます。

アイテムを手動でアーカイブする方法

6. Outlookで、ファイル>情報メニュータブをクリックし、クリーンアップツール>アーカイブを選択します。

7. 表示されるアーカイブダイアログで、アーカイブするフォルダを選択します。 このプロセスは、一度限りの取引であることを除いて、AutoArchiveとほぼ同じです。 別のことは、いくつかのフォルダに適用した場合、”Do Not AutoArchive”プロパティをオーバーライドすることもできますが、それはオプションです。

Outlookのアーカイブされたアイテムはどこにありますか?

8. Outlookでは、左側の電子メールナビゲーションペインのアーカイブフォルダからアーカイブされたアイテムにアクセスできます。

9. Outlookからアーカイブにアクセスすることもできます。彼らが格納するpstファイル。 ファイル>を開くメニュータブをクリックし、Outlookデータファイルを開くを選択することでそこに着くことができます。

10. 既定では、Outlookアーカイブ。pstファイルの場所は:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

以前にOutlookでアーカイブを使用したことがない場合は、試してみてください。 物事を清潔に保ち、古い未使用の電子メールアイテムをプライマリメールボックス/から移動するのに役立ちます。PSTファイル。 それはまた、維持するための良い方法です。制御下のPSTファイルのサイズ。 そして、それはシステムのパフォーマンスに役立ちます！