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はじめに

Microsoft Outlookのスクリーンショット2010

連絡先ビューは、Outlook2010のすべての連絡先の中心的な場所です。 詳細な連絡先リストを維持すると、電子メールの送信や会議のスケジュールがはるかに簡単になります。

このレッスンでは、連絡先を追加、管理、整理する方法を学びます。 また、連絡先をインポートする方法についても説明します。

連絡先ビュー

Outlook2010は、すべての連絡先を連絡先ビューに整理します。 Outlookに連絡先を追加したら、同じ連絡先情報を使用して電子メールの送信、会議のスケジュール設定、タスクの割り当てを行います。 あなたは毎日多くの異なる人々と通信する必要があるかもしれないように、詳細な連絡先リストを維持することは、職場で特に有用であることがで

連絡先ビューインターフェイス

  • 連絡先ビューにアクセスするには、画面の左下隅にある連絡先ビュータブを見つけて選択します。 連絡先ビューが表示されます。

    Microsoft Outlook2010連絡先ビューへの移動のスクリーンショット

連絡先ビューインターフェイスをよりよく理解するには、以下の対話型のボタンをクリックします。

ラベル付けされたグラフィック

連絡先の編集

連絡先をダブルクリックして、連絡先の情報を編集します。 連絡先ダイアログボックスが表示されます。 必要に応じて情報を編集します。

インデックスバー

多くの連絡先がある場合は、インデックスバーを使用して連絡先リスト内の特定のポイントに直接ジャンプできます。

アドレス帳

アドレス帳を開いて、連絡先の完全なリストを表示します。 また、ネットワーク上で利用可能な他のアドレス帳間を移動することもできます。

検索バー

連絡先を見つけるのに問題がある場合は、検索バーを使用してすぐに見つけることができます。

シェアグループ

連絡先情報を他の人と共有するのは簡単です。 たとえば、同僚が新しいクライアントの電子メールアドレスを要求した場合、その連絡先情報を転送できます。

アクショングループ

アクショングループのコマンドを使用すると、差し込み印刷などの詳細オプションにアクセスできます。

表示オプション

連絡先ビューには、いくつかの異なる表示オプションがあります。 デフォルトでは、連絡先は名刺として表示されますが、小さなカード、電話帳、またはリスト形式で表示することもできます。

Communicate Group

Communicateグループのコマンドを使用して、選択した連絡先との電子メールの作成や会議の要求を迅速に行います。

Delete

Deleteコマンドは、現在選択されている連絡先を連絡先リストから削除します。

新しい連絡先グループ

同じグループの人と頻繁に作業する場合は、迅速にアクセスするための連絡先グループを作成できます。

新しい連絡先

新しい連絡先コマンドをクリックして、新しい連絡先を作成します。 連絡先ダイアログボックスが表示されます。 ここから、目的の連絡先情報を入力します。

連絡先

連絡先が表示ペインに表示されます。

連絡先を追加する

連絡先を追加するには、二つの方法があります:

  • 各連絡先の情報を手動で入力できます。
  • Gmailなどの他のアカウントから既存の連絡先リストをインポートできます。 すでに別のアカウントで保存されている複数の連絡先がある場合、この方法では多くの時間と労力を節約できます。

新しい連絡先を手動で追加するには:

  1. [連絡先]ビューで、リボンの[新しい連絡先]コマンドを見つけて選択します。

    Microsoft Outlook2010新しい連絡先をクリックしたスクリーンショット
  2. 連絡先ダイアログボックスが表示されます。
  3. 連絡先情報を入力します。 少なくとも、姓と名、および電子メールアドレスを入力する必要があります。 ただし、電話番号、代替電子メールアドレスなどの他の情報を入力することもできます。
  4. 連絡先情報の入力が完了したら、保存&閉じるをクリックします。

    Microsoft Outlook2010のスクリーンショット連絡先情報の追加
  5. 連絡先が連絡先リストに追加されます。

    Microsoft Outlook2010のスクリーンショット追加された連絡先

連絡先をインポートするには:

Outlookに連絡先をインポートするためには、最初にファイルにそれらの連絡先をエクスポートする必要があります,最も一般的にはカンマ区切り値ファイル,また、CSVとして知られています. ほとんどの電子メールアプリケーションは、既存の連絡先をエクスポートする方法につい 連絡先をエクスポートしたら、Outlookにインポートする準備が整いました。

  1. リボンのファイルタブをクリックします。

    Microsoft Outlook2010のスクリーンショットファイルタブ
  2. Backstageビューが表示されます。 [開く]を選択します。

    バックステージビューから開くをクリックするMicrosoft Outlook2010のスクリーンショット
  3. 開いているオプションが表示されます。 [インポート]を選択します。

    Microsoft Outlook2010のスクリーンショットインポート
  4. をクリックすると、インポートとエクスポートウィザードが表示されます。 Outlookに連絡先をインポートするには、指示に従ってください。

    Microsoft Outlook2010インポートとエクスポートウィザードのスクリーンショット

Gmailを使用している場合は、次の手順に従ってGmailの連絡先をエクスポートします。

連絡先でより多くのことをする

連絡先ビューの基本に慣れたら、これらの追加のヒントで最も有用な機能を利用し始めることができます。

連絡先グループに電子メールを送信するには：

連絡先グループは、職場の特定のチームなど、人々のグループにメッセージを送信するために特に便利です。

  1. 目的の連絡先グループを選択し、リボンの電子メールコマンドをクリックします。

    Microsoft Outlook2010のスクリーンショットグループメールの作成
  2. 作成ウィンドウが表示され、連絡先グループがTo:フィールドにコピーされます。 メッセージは連絡先グループの全員に送信されます。

    Microsoft Outlook2010のスクリーンショット連絡先グループがTo:フィールドにコピーされました

タスクを割り当てるには:

Outlook2010を使用してプロジェクトとタスクを管理する場合は、タスク(To-Doとも呼ばれます)を連絡先に割り当てることができます。 連絡先にはタスクに関する通知が送信され、タスクが完了すると通知が届きます。

  1. 目的の連絡先をクリックし、リボンのMoreコマンドを見つけて選択し、ドロップダウンウィンドウからAssign Taskを選択します。

    Microsoft Outlook2010のスクリーンショット連絡先にタスクを割り当てる
  2. タスクウィンドウが表示されます。 電子メールメッセージの場合と同じように件名とタスクの期日を入力します。
  3. タスクに関する情報の入力が完了したら、送信をクリックします。

    Microsoft Outlook2010タスクの割り当てのスクリーンショット

連絡先を印刷するには：

コンピュータから離れて連絡先リストにアクセスする必要がある場合は、連絡先を印刷するのは簡単です。

  1. リボンのファイルタブをクリックします。

    Microsoft Outlook2010のスクリーンショットファイルタブ
  2. Backstageビューが表示されます。 “印刷”を見つけて選択します。

    Microsoft Outlook2010のスクリーンショットバックステージビューで印刷をクリックする
  3. 印刷ペインが表示されます。 名刺、電話リストなど、目的のレイアウトを選択し、[印刷]をクリックします。
Microsoft Outlook2010のスクリーンショット連絡先リストを印刷

挑戦！

  1. 連絡先ビューに移動します。
  2. 連絡先リストに新しい連絡先を追加します。
  3. 連絡先グループを作成します。
  4. 新しいメールメッセージを連絡先のいずれかにアドレス指定します。

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