製品には、常にユーザーマニュアルが付属しています。 さて、最初に発生する質問は、wordでユーザーマニュアルを簡単に作成する方法ですか？

ユーザーマニュアルは、良い顧客体験とひどいものの違いを意味します。 取扱説明書は、新規顧客のためだけではありません。 経験豊富な顧客でさえ、製品の特定の機能に関するメモリを更新するためにそれを使用します。

また、彼らは製品で経験している可能性のある特定の問題を解決するためにそれを参照します。 ユーザーガイドの作成方法を理解するために飛び込みましょう。

Microsoft Wordでユーザーマニュアルを作成する:7ステッププロセス

Microsoft Wordは、ユーザーが製品やサービスに関する情報を提示するために使用するフレームワークを提供します。 それは彼らに彼らのニーズに応じて文書をカスタマイズする自由を与えます。

ここでは、MS Wordでユーザーマニュアルを作成するための七つのステップをあなたと共有します。

ステップ1: 予備フェーズ

• Microsoft Wordで、ファイルタブをクリックし、新規
• 使用可能なテンプレートウィンドウのBooksフォルダをダブルクリックします。 Other Booksフォルダに移動し、それをダブルクリックします
• Professional manual templateをダブルクリックします

Microsoft Wordのuser manual templateは、選択したとおりにマニュアルをカスタマ 上記の手順を完了すると、文書は新しいwordウィンドウにダウンロードされます。

ステップ2:

のセクションを観察して、ユーザーマニュアルテンプレートのページを調べます。 それはあなたに何が含まれるのか、何が変更される必要があるのか、そして何が追加される必要があるのかのアイデアを与えるでしょう。 ユーザーマニュアルテンプレートが出発点です。

Microsoft Wordには、一般的なページタイトル、目次、ヘッダー、テキストブロック、および画像プレースホルダが含まれています。 また、ユーザーが愛するユーザーマニュアルを作成するためのヒントも付属しています。

ステップ3：コンテンツを追加する

• テキストのヘッダーまたはブロックを強調表示します。 それにあなたの利用者マニュアル情報を置いて下さい。 あなたも、別の文書からそれをコピーして、テンプレートテキストボックスに貼り付けることができます。
• すべてのMicrosoft Wordのプレースホルダーテキストを独自のテキストに置き換えます。
• 必要に応じてユーザーマニュアルに情報を記入してください。 最初にテキストを追加し、次に画像とヘッダーを追加できます。 あなたも、最初のページから最後まで直線的に作業することを選択することができます。 それはあなたの選択です。

ステップ4: 選択した画像を挿入

• プレースホルダの画像または画像を右クリックし、Deleteキーをクリックして削除します。 あなたのものを追加するには、挿入タブをクリックし、次に画像ボタンをクリックします。
• 画像を参照し、プレースホルダーに挿入する画像をダブルクリックします。

あなたはあなたの選択に応じて、表紙やドキュメントのどこかにあなたの会社のロゴを追加することができます。 これは、MS Wordのユーザーマニュアルにあなたのブランドを適用するための素晴らしい方法です。

ステップ5：必要に応じてフォーマットします

• ホームタブをクリックします。 リボンの”スタイル”セクションのオプションを参照します。 これにより、マニュアルの各セクションがどのように見えるかを決定することができます。 私は主要なパラグラフのテキストおよびヘッディングを意味する。
• ユーザーがテンプレートによって提供される要素を使用したくない場合があります。 このような状況では、見出し1などのスタイルの1つを右クリックし、[変更]を選択します。
• ヘッダーを再フォーマットし、OKをクリックします。

すべてのセクション見出しのスタイルが変更されます。 すべてを手動で行う必要はありません。 それは使用説明書があなたの会社の内部様式の条件を満たすことを保障する優秀な方法です。

ステップ6:

を確認して校正するほとんどのユーザーガイドテンプレートのカバーページである取扱説明書テンプレートの最初のページに移動します。 すべてのプレースホルダーテキストがサービスまたは製品に関するコンテンツに置き換えられるようにしてください。

ステップ7:目次の追加とマニュアルの保存

目次には、一般的なユーザーマニュアルテンプレートヘッダーが表示されます。

• 目次を右クリックし、更新フィールドに移動します。
• テーブル全体の更新オプションに移動し、OKをクリックします。
• ファイルタブをクリックし、名前を付けて保存を選択します。 ファイル名フィールドに取扱説明書のファイル名を入力します。 文書を保存する場所を選択し、保存ボタンをクリックします。
• 目次が変更され、新しいヘッダーとページ番号が表示されます。

これらの7つのステップに従って、あなたの取扱説明書を簡単に作成してください。次に、このようなユーザーフレンドリーなマニュアルに何を含めるかについて説明します。

ユーザードキュメントが重要なのはなぜですか？

ユーザーマニュアルは、お客様の製品を最大限に活用する方法についてお客様にガイドします。 これには、インストール手順と、製品を使用するユーザーを支援するためのトラブルシューテ これは、顧客を支援するためのリソースのすべてのタイプのためのオールインワンの場所です。 文書の保存方法、特定のツールの使用方法、重要な安全情報など。

ただし、ユーザーガイドの作成は単なる”ハウツー”の資料ではありません。 これは、ユーザーエクスペリエンスを付与するセグメントです。 それ故にそれはまたマーケティング材料である。 それは、製品を購入するときだけでなく、あなたのビジネスが気にすることをあなたの顧客を示しています。

だけでなく、顧客がそれを使用して素晴らしい経験を持っているかどうか。 これらの顧客は、あなたがそれらを大切にすることを感じるとき、彼らはあなたに戻ってくる維持し、したがって、あなたはそれらを保持します。

ユーザーマニュアルに含めるもの

顧客は喜びのために、または時間を渡すために取扱説明書を読んでいません。 読者は、彼らが遭遇した問題を克服するためにそれらを読んでいます。 彼らは本質的な情報を見つけるために目次を見ます。

したがって、彼らは特定の部品にのみ焦点を当て、最初から最後まで取扱説明書を読んでいません。 また、技術文書を書くときは、詳細であることは長い段落を含むことを意味するものではないことに注意してください。

1. あなたの取扱説明書の目的

   “取扱説明書を作成する目的は何ですか？”

   “取扱説明書にはどのような活動が含まれていますか？”

   これらは、マニュアルの作成作業を開始する前に答えなければならない質問です。 効率的なマニュアルのためには、明確な目的を念頭に置いておく必要があります。

2. あなたが含めたいものについて考えてみましょうか？

   説得力のあるユーザーガイドテンプレートを作成するには、ドキュメントに含めるコンテンツの種類を正確に把握する必要があります。 一つの場所にすべての知識、情報、チェックリストを収集します。 あらゆるポイントと完全があり、あなたの技術的な作家が段階的な指示を書くためのすべての材料を備えていることを保障しなさい。

   あなたの記憶に頼らないでください。 小さな一歩をスキップしても、観客の間で混乱につながる可能性があります。 販売しようとしている製品やサービスのあらゆる側面をユーザーが知っていることを確認します。

3. 読者を念頭に置いてください

   取扱説明書を書き始めるときは、ユーザーのように考えてください。 どうして？ あなたはあなたの製品やサービスについてのすべてを知っているが、あなたのユーザーはそれを知っていますか？ いいえ。.

   指示を書くときは、ユーザーの視点から考え始めてください。 それは彼らがあなたのプロダクトかサービスと従事する物であるのである。 技術的な執筆を開始する前に、ユーザーが主題についての知識がないと仮定します。 このようにして、テクニカルライターはマニュアルを効率的にするための指示を書くことができます。 これは、ユーザーの人口統計をよりよく理解できるからです。

4. コラボレーションは不可欠です

   これらの文書を書くのは簡単ではありません。 あなたのユーザーは助けをあなたに依存し、彼らは彼らの問題を解決するために、ユーザーマニュアルに記載されている作業指示に依存しています。 だから、どのようにあなたが逃したり、任意の本質的な指示をmiswriteしないことを確認するには？

   答えはコラボレーションによるものです。 ドキュメントの作業時に共同作業するチームを作成します。 さまざまなチームメンバーを割り当てて、情報の書き込み、レビュー、整理を一箇所で行い、取扱説明書のビジュアルアセットを作成できます。

5. 整理する

   ドキュメントにどのような情報を含めるかを決定したら、次のステップは関連するすべての情報を整理することです。 文書の流れをさまざまなセクションに概説します。

   ユーザーがドキュメントで検索できる内容に基づいてカテゴリに分割することができます。 文書がシームレスなフローにあり、最初から最後までの詳細なプロセスが含まれていることを確認します。 情報を整理することは、ユーザー間の混乱を避けるために不可欠です。 それはあなたのユーザーガイドを読むことを容易にします。

6. 明確な指示を書く

   すべてを明確な構造で概説し、整理すると、技術的な記述が容易になります。 ユーザーマニュアルの主な目的は、タスクを完了し、問題を解決する際にユーザーを支援することです。

   したがって、すぐにポイントに取得します。 時間を無駄にすることを避けなさい。 手順には番号付きリストを使用し、内容が簡潔であることを確認してください。 これらは、ユーザードキュメントを作成するときのベストプラクティスの一部です。

7. 目次付き構造体の追加

   マニュアルに目次を追加する必要があります。 目次は、ユーザーにナビゲーションを提供し、それらがすぐに特定のトピックに到達するのに役立ちます。 ユーザーは最初から最後まであなたのドキュメントを読むつもりはありません。

   彼らは特定の問題を解決するか、特定のトピックについて学びたいだけです。 それ故に、目次を持っていることは時間および努力を救う。 ドキュメントエディタを使用すると、見出しと小見出しの周りに目次を自動的に作成できます。

8. あなたの取扱説明書に視覚的な援助を追加

   マニュアルは本質的に読むための非常に雑用です。 それはテキストでいっぱいで、魅力的ではありません。 研究は、人が1/10秒未満で視覚的なシーンの感覚を得ることができることを示しています。 ビジュアルは、テキストに比べて脳内で60,000倍高速に処理されます。

   したがって、画像や動画はテキストベースのコンテンツに比べて優れたコミュニケーション体験を提供します。 ハウツービデオやオーディオの指示と対話型のドキュメントを作成してみてください。 また、スクリーンショット、画面録画、チュートリアルビデオを含めることができます。 それはあなたのコンテンツを魅力的にし、ユーザーを効果的に助けます。

9. フィードバックを求める

   マニュアルは、ユーザーがビジネス製品を理解するのに不可欠な役割を果たします。 したがって、継続的にマニュアルを改善することに焦点を当て、それがほぼ完璧にすることを目指しています。 ドキュメントを使用している人に、コンテンツをより説得力のあるものにするためのフィードバックや提案を提供するよう奨励してください。

   優れたユーザーマニュアルは、同様の製品に関するクエリに迅速かつ正確な答えを消費者に提供します。 これらは、取扱説明書に何を含めるべきかについてのベストプラクティスの一部でした。 それはあなたのユーザーが非常に有用であろう包括的なマニュアルを書くのに役立ちます。

5 Microsoft Wordで使用するユーザーマニュアルテンプレート

目的やターゲットオーディエンスに応じて、マニュアルは次のような様々なカテゴリに分類されます:

• 標準マニュアル
• ユーザーマニュアル
• トレーニングマニュアル
• ポリシーマニュアル
• Officeマニュアル
• サービスマニュアルおよびその他の特定のガイ

ここでは、あなたが使用するためのリンクを持つ五つの手動テンプレートをあなたと共有します。

1. プロのマニュアルテンプレート

   作成者：マイクロソフト

   フォーマット: Word2003以降

   ライセンス：無料テンプレート

2. ユーザーマニュアルテンプレート

   作成者:マニュアルテンプレート

   フォーマット:Doc

   ライセンス:無料テンプレート

3. トレーニングマニュアルテンプレート

   作成者:マニュアルテンプレート

   フォーマット:Doc

   ライセンス:無料テンプレート

4. ソフトウェアマニュアルテンプレート

   作成者:マニュアルテンプレート

   フォーマット:Doc

   ライセンス:無料テンプレート

5. 製品マニュアルテンプレート

   作成者: マニュアルテンプレート

   フォーマット:Doc

   ライセンス:無料テンプレート

ユーザードキュメントがチームをサポートする方法

製品に問題がある場合、または使用が困難な場合は、ユーザーがサポートチームに連絡します。

優れたユーザードキュメントを持つことは、二つの方法であなたのチームを助けます。

1. 簡単なリファレンスガイド

   ユーザードキュメントは、顧客のためだけではありません。 サポート担当者は、ドキュメントを使用して、ヘルプが必要なときに顧客により優れたサポートを提供できます。 製品の概要、索引、目次などの必要な要素を組み込むことで、サービス担当者は顧客に迅速に回答するために必要な情報を見つけることができます。

2. ユーザーが自分で問題を解決できないときにサポート担当者に連絡する通話を削減します。 顧客が問題を自分で解決できれば、指導を求めません。 調査によると、顧客の70％以上は、電話や電子メールを使用するのではなく、会社のウェブサイトを使用して助けを求めることを好みます。

   包括的で、理解しやすく、明確で簡潔なユーザードキュメントを持つことは、通話、電子メール、チャットなどの全体的な音量を減らすために長い道のりを行 それはあなたの顧客サービスの負担を軽減します。

3. 生産性の向上

   信頼性の高い基準点は、顧客サポートチームからのストレスの膨大な量を排除することができます。 解決するために15分を消費するかもしれない疑問や質問は、ユーザーマニュアル内の正しい方向に顧客を向けることによって適切に答えることがで

結論

このブログから、ユーザーにとって最も有用な方法でwordでユーザーマニュアルを作成する方法を評価することができます。 それは例外的なドキュメントの兆候です！

彼らを喜ばせ続けるマニュアルを与えることに焦点を当ててください。 それはあなたが彼らの場所にいた場合、あなたが持っていると思う顧客体験の種類を提供する必要があります。

だから、あなたは彼らの質問や製品やサービスのためのガイダンスへの回答を得るためにあなたの顧客のためのオンラインユーザーマニュアルを作