소개

대부분의 조직은 관리 시스템의 일부로 절차를 사용합니다. 제대로 초안 절차는 통제의 중요한 형태가 될 수 있지만,제대로 설계 절차는 비즈니스 및 직원들에게 위험보다 높은 필요한 수준으로 조직을 노출 할 수 있습니다.

종종 절차는 일을 잘 알고 있고 일을 하는 최선의 방법이 무엇인지 스스로 결정한 사람에 의해 작성된다. 이 점에서 위험을 만들 수 있습니다:

• 이후 절차를 따라야 하는 사람들은 절차 작성자의 기술 기반이나 경험이 없을 수 있습니다.
• 절차가 모호하거나 잘못 해석될 수 있습니다.

이 메모는 저 위험 절차의 생성을 위해 일반적으로 인정되는 3 단계 프로세스를 간략하게 설명합니다.

• 필요성을 확립하는 첫 번째 단계는 조직이 절차가 필요한지 여부와 그 목적이 무엇인지 결정하는 과정이다.
• 두 번째 단계인 작업 분석은 모든 절차에 유용합니다. 이 흐름 차트뿐만 아니라 서면,단계별 지침을 생성 할 수 있습니다. 이 단계는이 기술 노트의 초점입니다.
• 절차 초안을 엄격한 위험 분석에 적용하는 세 번째 단계는 비즈니스 크리티컬 및 안전 크리티컬 절차에 대해 정당화됩니다. 별도의 기술 노트의 주제 인 절차 적 위험 프로세스가 이에 대한 권장 접근 방식입니다.

이 메모에서는 다음 정의를 사용합니다:

• 작업-절차를 수행하여 달성 할 수있는 사업 목적;
• 절차–명령의 서면 순서,일반적으로 일련의 단계로 설정,작업을 완료하는 데 필요한;
• 단계–하나의 구성 요소 또는 절차 또는 작업의 요소.

필요성 확립

조직은 목표를 달성하기 위한 기능을 수행한다. 기능에는 일반적으로 사람과 장비가 포함됩니다. 기능의 효과 그리고 효율성,및 상호 작용하는 방법은,조직 자체의 효과 그리고 효율성을 결정하고,어느 정도까지 조직 목적이 달성되는지 결정하기안에 긴요할지도 모른다.

사람들이 조직적 환경에서 수행하는 기능은 대개 특정한 목표를 가진 일련의 업무의 형태로 정의된다. 작업 자체는 일반적으로 절차의 형태로 지정됩니다.

가치관리는 조직이 수행하는 기능의 집합이 전반적인 목표 달성에 있어서 목적에 적합하도록 보장하기 위해 가장 일반적으로 따르는 접근법이다. 가치 관리 활동에서 나오는 작업이 현재 조직에 의해 수행되지 않거나 다른 방식으로 수행되는 경우 새로운 절차를 만들거나 오래된 절차를 다시 설계하여 필요한 기능 출력을 제공 할 수 있어야합니다.

각 과제에 대해 가치관리는 수행될 기능과 달성될 목표에 대한 기여도의 관점에서 표현된 과제의 목적에 대한 명확한 진술서를 작성해야 한다. 또한 사용 가능한 입력,키 상호 작용 및 제공해야하는 필요한 출력을 지정할 수도 있습니다.

가치 관리는 별도의 기술 노트의 주제입니다.

계층적 태스크 분석

태스크의 목적이 확립된 후,태스크 분석은 적절한 정도의 정보와 세부사항을 가진 일련의 단계로서 절차를 제시한다. 유용한 형태 중 하나인 계층적 태스크 분석에는 최고 수준의 태스크에서 시작하여 2 차 수준의 단계로 분해한 다음 더 낮은 수준의 단계로 분해하여 적절하고 필요한 모든 세부 사항을 포함합니다.

분해 수준은 누가 단계를 수행 할 것인지,그 중요성 및 수행 된 작업 환경에 달려 있습니다. 가장 숙련 된 직원의 경우,좋은 근무 조건에서 작업을 완료하는 데 약간의 시간 압력,최고 수준의 작업의 문은 충분할 수있다. 다른 사람을 위해 훨씬 더 자세한 수준으로 이동해야 할 수도 있습니다.

분해 수준,각 단계를 설명하는 세부 정도 및 정보가 표시되는 방식도 다음과 같은 성능 형성 요소를 반영해야 합니다:

• 해당 단계를 성공적으로 완료하는 데 필요한 기술,지식,경험 및 친숙 수준이 이용 가능한 것과 비교하여
• 이용 가능한 교육 및 감독 수준
• 근로 조건과 오류없는 행동에 얼마나 도움이되는지
• 절차 중 적시에 의사 결정과 관련된 스트레스와 긴박 수준
• 적절한 조치를 취해야하는 기타 활동
• 직원의 관심을 끌기 위해 경쟁 할 수있는 동시에 장소.

계층적 작업 분석의 예는 그림 1,그림 2 및 그림 3 에 나와 있습니다. 경험이있는 사람은 어떤 정교하지 않고’나에게 쿰쿼트 마멀레이드와 토스트 두 조각을 만들어주세요’요청에 응답 할 수 있습니다,하지만 다른 사람은 더 많은 세부 사항이 필요할 수 있습니다,토스트 빵과의 친숙도에 따라 수준,부엌의 레이아웃 등등.

그림 1:작업 분석 예제,높은 수준

그림 2:작업 분석 예제,자세한 내용

그림 3: 예제 작업 분석,세부 사항

토스트를 만드는 것은 중요한 결정을 내릴 필요가없는 사소하고 기계 론적 인 작업이지만 대부분의 사람들은 그것을 이해할 수 있으며 분석의 형태를 보여줍니다. 실제로 이러한 종류의 계층 적 분석은 판단과 의사 결정이 필요할 수있는 훨씬 더 복잡하고 중요한 작업에 적용될 수 있습니다. 이러한 작업에는 비즈니스의 여러 영역에서의 상호 작용,고객 및 공급 업체와의 커뮤니케이션,상업 상대방과의 협상,거버넌스 또는 규제 요구 사항 준수 또는 민감한 인적 자원 문제 관리가 포함될 수 있습니다.

현재 예상되는 성능 형성 요인에 맞는 세부 정도를 사용하여 절차를 작성할 수 있습니다. 가정 및 필수 성능 형성 요소는 프로시저 설명의 일부로 지정해야 합니다.

운영 분석 매트릭스

계층적 태스크 분석을 보완하고 이를 비즈니스 운영에 사용할 수 있는 절차로 변환하기 위한 추가 세부 사항을 작성해야 합니다. 일반적인 형태는 운영 분석 매트릭스입니다.

운영 분석 매트릭스는 일반적으로 각 단계에 대한 설명을 포함합니다:

• 수행해야할 조치
• 장비 요건
• 단계 시작시 배치된 조건
• 단계가 성공적으로 완료되기 전에 달성해야 할 사항
• 단계 종료시 배치된 조건
• 단계 종료시 배치된 조건
• 단계(즉,개인과 그룹 사이)
• 올바른 결정을 내리는 데 필요한 정보(테스트 수행 방법 및 결정 기준 포함).

표 1 에는 작동 분석 매트릭스에 대한 초안 레이아웃이 포함되어 있습니다.

표 1:작동 고장 매트릭스

중요한 절차는 설계 과정의 일부로서 스트레스 테스트를 받아야 한다. 절차 적 하좁은 우리가 이것을 위해 권장하는 접근법입니다. 이 프로세스는 시간이 많이 소요될 수 있으므로 안전에 중요한 절차나 업무상 중요한 절차에 대해서만 고려해야 합니다.

절차적 하좁은 별도의 기술 노트에 상세히 기술되어 있다.