알림 이메일을 보내는 방법과시기를 알아내는 것은 대부분의 사람들이 너무 잘 알고있는 사회적 딜레마입니다. 아무도는 성급하거나 자신 만만한 것과 같이 우연히 만나고 싶다,그러나 아무도는 놓쳐진 약속 또는 경과한 경계선을 게다가 다루고 싶다. 다른 사람의 자율성을 존중해야 할 필요성과 일을 끝내야 할 필요성의 균형을 어떻게 잡습니까?

에티켓 딜레마는 잘 쓰여진 알림으로 쉽게 해결됩니다. 이들은 단단한 감각을 창조하기없이 점을 가로 건너서 얻는 메시지 이다. 그들은 전문적이 고 효과적인,아직 친절 하 고 부드러운.

이 문서에서는 이러한 종류의 이메일을 만드는 방법에 대해 설명합니다. 그러나 먼저,그들을 보내는 것이 적절할 때와 완벽한 타이밍을 찾는 방법을 알아 봅시다.

언제 알림 이메일을 보내야합니까?

알림 이메일은 중요한 일이 일어나고 있고 어떤 일이 일어 났어야하지만 그렇지 않은 경우에 유용합니다.다음은 알림을 보내면 도움이 될 수있는 몇 가지 상황입니다.

알림 이메일에 대한 이상적인 타이밍은 무엇입니까?

알림 이메일을 보낼 수있는 완벽한 시간을 찾는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다. 얼마나 빨리 면접 또는 놓친 마감 후,또는 얼마나 멀리 중요한 이벤트의 사전에,당신은 연락을해야합니까?

대답은 당신이 기다리고있는 것에 달려 있습니다. 마감일,지불,송장 또는 발송물을 놓친 경우 마감일 이후 첫 영업일에 알림을 보내는 것이 적절합니다. 더 오래 기다리면 지연이 길어질뿐만 아니라 계약 세부 사항을 잊어 버릴 위험이 높아집니다.

기한이 없는 것을 추적한다면,특히 누군가가 당신에게 호의를 베푸는 경우 조금 더 기다리는 것이 좋은 매너로 간주됩니다.

구직 신청서 및 인터뷰에 대한 후속 이메일도 마찬가지입니다. 직업을 신청하는 것은 스트레스가 많으며 항상 원하는 것보다 오래 걸립니다. 그러나 고용은 고용주의 말에 복잡한 과정,너무. 너가 철저히 구명하기 위하여 돌진하기의 대신에 기다릴 때,너가 그들의 시간 및 권위를 존중하는 것을 너는 고용주를 보인다.

에 따르면 하버드 비즈니스 리뷰,인터뷰 후 일주일 후에 다시 듣지 못했다면 후속 조치를 취할 수 있습니다. 실제로 10-14 일의 더 긴 대기를 권장합니다. 면접관 또는 채용 관리자가 자신의 타임 라인에 대해 당신에게 말한 것을 생각해보십시오. 그리고 그들은 당신이 다시들을 거라고 말했을 때 항상 메시지 적어도 몇 일 과거를 보낼 수 있습니다.

사전 알림이 더 쉽습니다. 당신은 이벤트 전에 하나의 영업일 사람들을 보낼 수 있습니다. 사람이 정교한 준비를해야하는 경우 이틀 전에 적합합니다. 당신이 캘린더를 사용하는 경우,당신은 쉽게 이벤트 전에 시간의 특정 번호를 자동 전송에 미리 알림을 예약 할 수 있습니다.

어떻게 부드러운 알림 이메일을 작성합니까?

이메일을 보내는 것 외에도 알림 에티켓의 가장 중요한 요소 중 하나는 친절한 말투입니다. 당신은 긴급과 이해 사이 균형을 치고 싶다. 당신이 될 수있는 온화,더 나은.

다음은 몇 가지 예와에서 슬쩍 수있는 템플릿입니다-그들은 당신이 어떤 감정을 아프게하지 않고 포인트 홈 드라이브 종류의 알림 이메일을 만드는 법 도움이됩니다.

1. 적절한 제목 줄 선택

탄탄한 이메일 제목 줄은 필수입니다. 그것은 하나를 포함하는 단순히 좋은 이메일 에티켓입니다. 좋은 제목 줄 안심 받는 스패머,공급 업체 또는 작업 면접관 같은 사람을 메시징 하는 경우 중요 하다. 그들은 당신을 잘 알지 못할 수도 있고 연락처 목록에 귀하의 주소가 없을 수도 있습니다.

놓친 마감일과 관련된 전문적인 메시지 인 경우 제목 줄을 시작하는 좋은 방법은”응답 필요”또는”조치 필요”라는 단어입니다.”이 사람들의 관심을 얻고 이메일을 열도록 격려 할 수있다.

당연히,당신은 당신이 당신에게 호의 또는 예의를하고있는 사람을 이메일을 보내는 경우이 문구를 사용하고 싶지 않아요. 면접시험다음에 철저히 구명하나 너를 위해 무언가를 한것을 제안한 누구와와 연락한 얻으면,어구”철저히 구명”은 더 나을지도 모르다.

어느 쪽이든,당신은 손에 문제를 참조해야합니다. 다음은 알림 이메일 제목 줄의 몇 가지 예입니다:

2. 받는 사람 인사

제목 줄과 마찬가지로 정중 한 알림 이메일을 보낼 때 인사말은 필수입니다. 메시지 소리가 그것에 의하여 더 친절한과 직업 동시에 시킵니다.

사람들은 이메일 인사말을 통해 고민하지만,어떤 사람들이 그것을 보일 수만큼 까다로운 아니다. 이 간단한 팁은 모든 상황에 가장 적합한 것을 선택하는 데 도움이됩니다:

3. 당신의 목표는 부드러운 알림 이메일을 작성하는 것입니다 때문에 미묘한

로 시작,친절한 메시지로 시작합니다. 그것은 특정 하 고 곧 이정표 또는 그들은 작업 했습니다 큰 프로젝트 등 사람에 대해 알고 적절 한 뭔가 참조 하는 것이 가장 좋습니다. 예를 들어:

사람이 최근에 당신을 위해 좋은 일을 한 동료 또는 누군가 인 경우에,당신은 당신의 전자 우편에 오프닝으로 당신의 감사를 제안할 수 있다. 예를 들어:

당신이 그 사람이나 그들의 일을 모르는 경우,”나는 당신이 좋은 주를 보내고 있기를 바랍니다”와 같은 것이 좋습니다.

4. 포인트에 도착

당신은 개인적인 접촉으로 연 후,당신은 당신의 메시지를 가로 질러 점점 작업 할 수 있습니다. 이것은 너가 최대 시간을 위에 보내고 싶을 것이다 부속 이다. 무슨 일이 일어날 필요가 있는지,그리고 언제인지에 대해 분명히하십시오.하지만 언어를 비난하지 않도록주의하십시오.

가장 섬세한 미리 알림 유형 중 하나는 누락 된 마감일 미리 알림입니다. 다음은 적절한 부드러운 오프너로 시작,그 상황에서 말할 수 있습니다 무엇:

“밀러 제안에 대한 작업을 주셔서 감사합니다. 나는 우리가 그것에 대해 좋은 반응을 얻을 것이라고 생각한다.

하지만 지금은 부드러운 위젯 제품 출시에 대해 우려하고 있습니다. 우리가 토론했다시피,우리는 어제까지 당신에게서 시장 조사를 필요로 했습니다,그래서 우리의 디자인 팀은 시작할 수 있습니다. 프로젝트가 앞으로 갈 수 있도록 그들은 최대한 빨리 그 정보가 필요합니다.”

위의 메시지는 일어나지 않은 일과 그것이 왜 그렇게 중요한지 분명합니다. 당신은 다가오는 이벤트의 사람들을 생각 나게하는 것을 포함하여 모든 알림 이메일에 선명도의 종류를 적용 할 수 있습니다. 예를 들어:

이벤트 알림 이메일을 자동화 할 수 있다는 것을 알고 계셨습니까? 캘린더의 워크 플로우를 사용하면 출석 및 수익주기 생산성을 향상시키기 위해 서로 다른 채널을 통해 회의 전에 여러 알림을 보낼 수 있습니다. 특히 유용한 것은 이메일,텍스트 또는 둘 다로 보낼 수 있다는 것입니다. 예를 들어 회의 전날 보낸 이메일 알림은 통화가 시작되기 몇 분 전에 문자 알림으로 강화 될 수 있습니다. 행동에서 그것을 보고 싶어? 무료로 그것을 시도!

5. 구체적인 요청

친절한 알림 이메일을 보내는 목적은 죄책감을 가하는 것이 아니라 어떤 일이 일어나도록 장려하는 것입니다. 그것을 가로 건너서 얻는 제일 방법은 수령인을-행동요청-당신이 그것을 언제 필요로 하는지 함께 하는 필요로 하는 무슨을을 위한 요구로 이다. 가능한 한 구체적으로. 예를 들어 이전에 전화번호를 공유했더라도 수신자가 취해야 할 조치를 착각하지 않도록 조치 호출에 다시 포함시키십시오:

6. 그것을 마무리하고 당신의 이름을 서명

항상받는 사람에게 의심의 이익을 제공함으로써 종료. 좋은 닫는 문장은 다음과 같이 들립니다:

마지막으로 할 일은 이메일에 서명하는 것입니다. 당신이 인사말과 함께했던 것처럼,그 사람과의 관계와 당신이 어떻게 만나고 싶은지 고려하십시오. 의심스러운 경우 이러한 전문 사인 오프 중 하나를 사용하십시오:

당신의 전체 이름으로 끝. 당신이 아주 잘 아는 사람에게 이메일을 보낼 때,당신은 당신의 이름을 사용할 수 있습니다. 당신이 모르는 사람이 있다면,당신의 직책과 회사 이름을 추가합니다. 그들이 당신이 참조하고 있는 사건 또는 프로젝트에 당신을 연결할 다는 것을 확인하십시오.

대기 중 게임:응답이 응답입니까?

미리 알림에 대한 응답을 명시적으로 요청하면 알림을 받을 것으로 합리적으로 기대할 수 있습니다. 응답은 일반적으로 세 가지 중 하나를 의미합니다:

영업권을 유지하기 위하여는,사람에게 의혹의 이득을 준것을 해보십시요. 그들이 대답하고 싶어한다고 가정하십시오. 그것이 필요한 느끼는 경우에,그들이 도움을 필요로 하는지 보기 위하여 다시 쓰십시오.

두 개 이상의 알림 이메일을 보내야하는 것은 실망 스럽습니다. 그러나 모두가 회신하지 않는 이유가 있음을 명심하십시오. 그들에게 다시 따르기의 앞에 반응하기 위하여 며칠을 주십시요. 너가 때,너의 음색 환자를 지키고 사정이 긴급한 까 왜 그들을 남으십시요. 그들은 두 번째 알림 후 응답하지 않는 경우,업무 시간 동안 그들에게 친절한 전화를주는 것이 좋습니다.

다가오는 이벤트에 대해 두 가지 알림으로 충분합니다. 1 개의 전자 우편 약속의 앞에 일 및 또 다른 한개는 시간의 앞에 흔하게 이젠 그만 이다. 첫 번째는 그들이 준비 할 필요가 아무것도 보낼 수있는 기회를 제공하고 두 번째는 그들에게 그들이 늦게 실행하는 경우 헤드 업을 제공 할 수있는 기회를 제공합니다.

이메일 대신 미리 알림 텍스트를 사용해야합니까?

미리 알림은 이메일 일 필요는 없습니다. 문자 메시지는 우호적 일 수 있으며 연락을 얻는 데 효과적인 것으로 입증되었습니다. 연구에 따르면 이메일의 20%에 비해 텍스트의 98%가 열립니다. 이메일의 6%만이 응답을 얻는 반면,그 숫자는 텍스트의 경우 45%까지 올라갑니다. 특히 캘린더의 알림 도구를 사용하면 문자 메시지도 쉽게 보낼 수 있습니다. 당신은 예정된 약속의 사람들을 생각 나게 할 수,사용자 정의 일정에 응답 등을 놓쳤다. 이벤트 전 또는 후에 지정된 간격으로 전송되도록 미리 알림 메시지를 설정할 수 있습니다. 그것은 트랙에 모두를 유지하고 지연을 감소-그리고 결국,그 알림 이메일은 모든에 대해 무엇.

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