Ah, organización.

Ya sea que te guste marcar casillas y hacer listas u organizar cosas es la pesadilla de tu existencia, una cosa es segura: un inventario no organizado es como un peso de plomo en tu negocio minorista. Amarlo o odiarlo, necesita mantenerse al tanto de la administración de su inventario para administrar su negocio de manera óptima y, lo que es crucial, para ganar más dinero.

Somos profesionales de la gestión de inventario aquí en Lightspeed. Es por eso que creamos nuestro sistema de punto de venta minorista con herramientas de organización y pedidos robustas que puede aprovechar para que su inventario funcione para usted. Y es por eso que estamos emocionados de compartir algunos de nuestros conocimientos con usted para que pueda poner su inventario en orden sin estrés.

En este post, repasaremos:

• Qué significa la gestión de inventario
• Por qué es importante la gestión de inventario
• Técnicas de gestión de inventario que debe conocer
• Consejos para una configuración optimizada del sistema de inventario de punto de venta
• Ejemplos de gestión de inventario para diferentes verticales minoristas
• Cómo sus nuevas habilidades de gestión de inventario le ayudarán a administrar las compras

¿Qué es la gestión de inventario?

Usted sabe cuál es su inventario: son los productos que tiene en stock para vender a sus clientes. Y sabes que la administración de inventario es mantener ese stock en orden.

Pero la gestión de inventario es mucho más que una buena organización. También le ayuda a administrar los costos de pedido, almacenamiento y transporte de su inventario, para que obtenga un mejor retorno de la inversión de su stock.

La gestión de inventario hermética le brinda la información que necesita:

• Aumente sus márgenes de beneficio
• Reduzca el exceso de existencias
• Reduzca los costos de inventario
• Trabaje de una manera mejor y más eficiente

Los procesos efectivos de gestión de inventario también pueden ayudarlo a responder estas preguntas:

• ¿Cuánto de cada artículo está en stock?
• ¿Qué y cuándo necesita reordenar?
• ¿Está pidiendo demasiado o muy poco inventario?
• ¿Cuáles son sus artículos mejor y peor vendidos?
• ¿Debería dejar de vender algo por completo?
• ¿Su almacenamiento de inventario es suficiente?

Esta información puede ayudarlo con todo, desde su próximo pedido de existencias hasta la planificación de su campaña promocional de primavera.

4 tipos comunes de inventario minorista

No todo el inventario es el mismo. Dependiendo de si usted principalmente revender productos, producir su propia cuenta o la de ofrecer a los clientes una combinación de ambos, puede tener una mezcla de los siguientes tipos de inventario tendrás que cuenta.

Materias primas

Las materias primas son solo eso: materias primas. Si está involucrado en la producción de su inventario, es probable que tenga algo de esto a mano. Sin embargo, no todos los minoristas se ocuparán de las materias primas.

Si tiene materias primas en su inventario, querrá mantenerlas separadas de la jerarquía de inventario de sus productos terminados. Los productos que podrían considerarse materias primas-madera, por ejemplo-que tiene en stock porque tiene la intención de venderlos a los clientes son productos técnicamente terminados.

Trabajo en progreso

Al igual que las materias primas, es posible que tenga a mano un inventario de trabajo en progreso si participa en la producción de los productos que vende. Si se ocupa del inventario de trabajo en curso, su objetivo debe ser asegurarse de que los artículos no permanezcan en esta etapa por mucho tiempo.

Estos artículos también deben mantenerse separados de la jerarquía de inventario de sus productos terminados. No están a la venta a los clientes. Si tienes un inventario en tu tienda que estás trabajando para actualizar, reparar o ajustar para los clientes, debe clasificarse por separado de los productos en curso.

Productos terminados

Los productos terminados son cualquier cosa que tenga a la venta en su tienda física o en su sitio eCom. Estos pueden ser productos para los que ha participado en la producción o productos que ha pedido a un proveedor.

Este es el inventario en el que se enfocará para su plan de administración de inventario minorista.

Mantenimiento y reparación

Diga que es un minorista de bicicletas. Además de vender bicicletas y piezas de bicicletas, usted repara y actualiza bicicletas para sus clientes.

El inventario involucrado aquí no son las bicicletas en sí, aunque necesitará un flujo de trabajo claramente definido para manejarlas y almacenarlas para evitar que los productos de sus clientes se dañen. Son las herramientas y la mano de obra necesarias para trabajar en las bicicletas que te traen tus clientes.

Gestión de almacén frente a gestión de inventario: ¿cuál es la diferencia?

Si es un minorista que opera un almacén, tendrá que abordar su inventario de almacén de manera diferente a su inventario en la tienda.

Su inventario en la tienda existe para ser vendido. Cuando lo administras, lo que buscas es configurarlo de tal manera que puedas examinar los datos de ventas y ver a qué responden tus clientes y qué no.

La gestión de almacenes se trata de rastrear y controlar el almacenamiento de inventario en un almacén, y aunque hay algunas funciones superpuestas con la gestión de inventario, son lo suficientemente diferentes como para requerir sistemas separados. Su inventario de almacén existe para ser enviado a las tiendas (o para ser enviado por correo a los clientes de eCom)y debe configurarse y gestionarse de manera que pueda rastrear exactamente dónde está en todo momento.

Si está operando un almacén, puede hacer su vida más fácil y usar un sistema de gestión de almacén para integrar su almacén con su punto de venta. Si bien aún tendrá que tener en cuenta las diferentes necesidades de cada tipo de inventario, la integración significa menos potencial de error humano en los números y detalles.

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

Una buena gestión de inventario le ayuda

Maximizar las ganancias

Vayamos al grano: una mejor gestión de inventario significa más dinero en su bolsillo. Esto se debe a que el uso de técnicas de gestión de inventario para aumentar su ROI significa que siempre tiene un ojo puesto en lo que está sucediendo con el rendimiento de su inventario. Terminas atascado con menos existencias muertas y puedes apoyarte en qué productos están resonando con tus clientes, por lo que compras más inventario que sabes que devolverá ganancias.

La administración de inventario también ayuda a maximizar sus ganancias al brindarle la información que necesita para administrar sus gastos. Conocer su tasa de venta directa significa que puede reducir los costos de compra, por ejemplo.

La fórmula de cantidad de pedido económico

Al tomar lo que aprende del seguimiento de su inventario y aplicarlo a la fórmula de cantidad de pedido económico (EOQ), puede determinar exactamente qué tan grande debe ser un pedido para minimizar los costos de almacenamiento y pedido.

Q=√

• Q representa la cantidad. Este es el tamaño de pedido optimizado para EOQ
• D es la demanda anual del producto que está midiendo. Puede verificar estos datos ejecutando un informe en su sistema de punto de venta
• H es su costo de mantenimiento anual por unidad√

Es posible que no evalúe su EOQ óptimo para cada pedido, pero tener a mano los datos que necesita para calcularlo es importante para realizar comprobaciones aleatorias de sus gastos.

Evite el exceso de existencias

Las existencias muertas y las de movimiento lento son una pérdida de recursos.

Las acciones muertas no generan ganancias, lo que significa que no puedes reemplazarlas. Simplemente llena tus estantes y almacenamiento de lo que tus clientes no quieren.

Las acciones de movimiento lento aún generan ganancias, pero lentamente. Puede reemplazarlo con acciones nuevas porque aún está generando flujo de caja, pero es más parecido a un goteo que a un flujo constante, y corre el peligro de convertirse en acciones muertas si los clientes dejan de resonar con él por completo.

Con un sistema de gestión de inventario optimizado, puede capturar existencias de movimiento lento antes de que se conviertan en existencias muertas. Eso significa que puede cambiar las estrategias promocionales para mover esas acciones antes de que se conviertan en un problema para su negocio.

Gestión de existencias justo a tiempo

La gestión de existencias justo a tiempo (JIT) es un método por el cual las empresas cronometran sus pedidos para que siempre tengan suficiente stock a mano para satisfacer la demanda sin estantes sobrantes o vacíos.

Necesita un sistema de gestión de inventario sólido para que funcione un método JIT. Sin acceso a herramientas y datos integrados, fácilmente podría terminar pidiendo demasiado o muy poco, frustrando el propósito.

¿Cómo mejora la gestión de inventario justo a tiempo el negocio?

Evitar el exceso de existencias ayuda a sus finanzas de dos maneras: no está atando su flujo de efectivo en existencias no vendidas y puede reducir los costos de almacenamiento de inventario. Cuando una parte significativa de las empresas están utilizando el método, la gestión de JIT también puede tener un impacto ambiental positivo al reducir los residuos, ya que la demanda de fabricación puede cambiar, al menos en parte, a solo llenar lo que se necesita.

Sin embargo, la gestión de inventario JIT puede demostrar una responsabilidad durante eventos inesperados. Si de repente experimenta una desaceleración en las entregas debido a paradas, la administración de existencias JIT puede dejarlo con estantes desnudos. Si decide trabajar con JIT stock management, busque proveedores locales a los que pueda cambiar, ya sea en un apuro o de forma permanente.

Ahorre tiempo

Un sistema de gestión de inventario ideal hace uso de la tecnología. No más conjeturas de papel y bolígrafo. Esto significa que ahorra tiempo en las tareas de gestión de existencias.

Ahorrar tiempo en sus tareas habituales de gestión de inventario significa que tiene espacio para lanzar una tienda eCom. Y con un sistema integrado, ni siquiera agregará mucho trabajo adicional de administración de inventario a su plato.

¿Cuáles son algunas técnicas de gestión de inventario que los minoristas deben conocer?

La gestión de inventario es más que simplemente configurar sus categorías y dejar que las cosas funcionen. Hay una serie de herramientas en su caja de herramientas para mantener las cosas lo más eficientes posible.

Valuación de inventario

La gestión de inventario también es un costo de inventario. Saber cuánto le cuesta su inventario es crucial para tomar las decisiones de compra correctas. La gestión atenta del inventario no deja esto sin verificar.

Aquí hay algunos métodos de cálculo de costos de inventario que puede considerar usar.

El método de venta al por menor

El método de venta al por menor fue diseñado para minoristas, exactamente como se esperaba. Es el método de cálculo de costos individual menos preciso que es probable que use, pero tiene valor para medir su relación costo-precio minorista. Proporciona una aproximación del saldo de su inventario final al comparar el costo y el precio de su stock.

Debido a que el método de venta al por menor asume que todo su inventario tiene un marcado consistente, es fácil de calcular. Simplemente toma el valor total de lo que tienes a la venta y resta el margen de beneficio: ese es el costo aproximado de tu inventario.

Probablemente pueda ver las desventajas de este método, sin embargo. Si tiene productos con diferentes marcas (y ciertamente lo tiene), no obtendrá una imagen precisa del costo de su inventario.

Método de promedio ponderado

El método de promedio ponderado es útil cuando los precios de los productos que compra no cambian a menudo o tanto. Para calcularlo, se utiliza un conjunto de costos para todas las unidades de un producto en particular. Cuando realiza una compra, se agrega al conjunto de costos y luego se divide por todas las unidades que tiene a mano.

• Digamos, por ejemplo, que compró dos lotes de un producto en un período determinado. Un lote cuesta 5 50.00 por unidad, y el otro cuesta
• Usted compra 10 del producto en cada lote, por lo que en total, gastó $1030.00 en los niveles de inventario de este producto
• En el método promedio ponderado, dividiría el costo total por el número de unidades, por lo que habría comprado 20 unidades con un valor promedio de 5 51.50
• Si vendiera tres unidades, independientemente del lote de donde provengan, asumiría que vendió tres unidades que le costaron

La simplicidad de este método es tanto su la mayor fortaleza y debilidad. Hace que el costo sea fácil de rastrear, porque no necesita prestar atención a de qué lote se vendió una unidad.

Pero puede ser menos preciso que otros métodos de cálculo de costos más específicos, como FIFO y LIFO, debido a las suposiciones que hace al usarlo mientras combina sus costos.

FIFO y LIFO

FIFO significa primero en entrar, primero en salir. Si tienes un lote de suéteres y vendes uno, FIFO asume que vendiste el suéter más antiguo de ese lote que tenías en stock.

• Supongamos que compró dos lotes de producto en un período determinado. Una vez más, un lote cuesta 5 50.00 por unidad, y el otro cuesta 5 53.00. Compraste 10 unidades en cada lote, así que gastaste 1 1030.00
• Vende 11 unidades. En FIFO, usted asume que vendió primero estas unidades del lote anterior, el que le costó 5 50.00 por unidad
• 10 de las unidades vendidas le costaron each 50.00 cada una. Un costo de $53.00. En total, vendiste inventario que te costó 5 553.00 adquirir

LIFO, por otro lado, significa último en entrar, primero en salir. Es lo contrario de FIFO: a efectos de cálculo de costos, asume que la última acción que compró es la primera que venderá. LIFO rara vez se usa en el comercio minorista, ya que no presenta valoraciones tan precisas como FIFO para la mayoría de los minoristas. De hecho, el método LIFO está prohibido en la mayor parte del mundo bajo las Normas Internacionales de Información Financiera.

¿Cuáles son las ventajas de FIFO?

Para la mayoría de los minoristas, FIFO ofrece la representación más precisa de su inventario. Si bien es posible que no esté vendiendo el artículo más antiguo de un lote en cada venta, es probable que esté moviendo el inventario más antiguo antes que el inventario más nuevo.

Reconciliación regular

La reconciliación regular del inventario significa que siempre está al tanto de lo que está pasando con sus existencias. Puede detectar la contracción antes de que se salga de control, lo que le brinda la oportunidad de identificar mejor la causa antes de que se salga de control.

Recuentos de inventario físico

Un recuento de inventario físico completo significa contar cada unidad que tenga a mano. Si bien esto le brinda la imagen más precisa posible de sus niveles de inventario, los recuentos completos tardan un tiempo prohibitivo en completarse para hacerlo a menudo.

Debe realizar un recuento completo al menos una vez al año. Es mejor hacerlas cuando los niveles de SKU son más bajos, por lo general durante el último fin de semana de enero o a finales de julio.

Recuentos de ciclos

Puede cerrar la brecha entre sus recuentos completos de inventario mediante el conteo de ciclos, en el que cuenta una cantidad menor de inventario con mayor frecuencia. De esa manera, aún tienes un ojo puesto en los niveles de tu inventario sin necesidad de revisar todo tu stock, algo que llevaría mucho tiempo hacerlo a menudo.

Para contar el ciclo de manera efectiva, elige una o dos secciones de tu inventario en las que centrarte. Una librería, por ejemplo, podría decidir contar todos los libros de sus hijos para un conteo, pero dejar los libros de no ficción para un conteo de ciclos diferente.

Comprobación al azar

Cuando realiza una comprobación al azar, cuenta la misma porción de su inventario durante varias semanas seguidas. Esto le ayuda a encontrar patrones: ¿los niveles de inventario experimentan más o menos movimiento de lo que esperaría? ¿Hay alguna contracción inexplicable en un tipo particular de producto?

Es posible que desee considerar hacer comprobaciones periódicas de su inventario de alto riesgo, como accesorios de bajo costo que no están encerrados detrás de una carcasa.

Análisis ABC

La clasificación de inventario ABC (ABC significa costo basado en actividades) se basa en la idea de que el 80% de sus ingresos provendrán del 20% superior de sus productos.

Si estuviera utilizando análisis ABC, ordenaría su inventario en tres cubos:

• Grupo A: el 20% de los SKU que generan el 80% de los ingresos

• Grupo B: el 30% de los SKU que generan el 15% de los ingresos

• Grupo C: el 50% de los SKU que generan el 5% de los ingresos

Estas tres categorías no deben estar orientadas al cliente, son para fines de administración de backend.

¿Cómo es útil el análisis ABC en la gestión de inventario?

La clasificación de inventario ABC puede ayudarlo a realizar recuentos de inventario más eficientes.

Si está empleando el conteo de ciclos para vigilar su inventario, puede usar sus categorías ABC para asegurarse de monitorear de cerca los niveles de inventario de sus mejores productos. Aunque tu inventario de B y C sigue generando ingresos, no son tus superestrellas. Estos productos tendrán que contarse con menos frecuencia, aunque seguirán necesitando contarse.

Al seleccionar los productos para los recuentos de su inventario, querrá centrarse en contar con frecuencia su inventario del grupo A y contar con semi frecuencia su inventario B y C.

Consejos para una configuración optimizada del sistema de inventario de punto de venta

Como minorista, la gestión de inventario es el núcleo de su negocio. El sistema de inventario de su punto de venta debe configurarse de tal manera que pueda obtener información de él, no solo mover productos. Debería funcionar para usted y hacer su vida más fácil en lugar de ser una complicación adicional en el funcionamiento de su negocio.

Estas son algunas de las mejores prácticas de gestión de inventario que puede seguir.

Cree una jerarquía óptima para sus categorías

Sus categorías deben seguir una lógica interna consistente que no cambie mucho con el tiempo para que pueda obtener los datos más procesables posibles. Esto significa que no debes ser demasiado específico con tus categorías, si solo funcionan para productos muy específicos, no son la jerarquía óptima.

Por ejemplo, tomemos un minorista de ropa que vende suéteres, tanto de cuello alto como de cuello en V, de tres marcas diferentes.

• Su categoría de nivel superior debe ser suéteres
• Sus subcategorías deben ser cuello alto y cuello en v
• No necesita hacer de las marcas una categoría. Su software de punto de venta debe rastrear las marcas por usted

Como regla general, nunca coloque más de 10 subcategorías en una sola categoría de nivel superior.

Mantenga sus categorías de nivel superior consistentes. Si una categoría son suéteres, otra podría ser camisetas o faldas.

Tener una jerarquía óptima para sus categorías significa que puede comparar mejor los patrones en sus datos de ventas en el futuro, así que dedique tiempo a configurar un sistema que pueda usar durante años.

Cuente su inventario

Hemos mencionado la importancia de contar el inventario varias veces en esta guía, y eso es porque no podemos enfatizarlo lo suficiente. Realice recuentos de ciclos de manera constante y frecuente. Vigila tu contracción.

Establezca puntos de reordenación para todo su inventario

Un punto de venta como Lightspeed almacenará puntos de reordenación, por lo que solo necesita ejecutar un informe para ver qué productos están por debajo de su nivel de inventario deseado. Configurar los puntos de reordenación significa que necesita pasar menos tiempo tratando de monitorear manualmente lo que debe reordenarse para cada período de compra.

Administre sus compras desde su sistema de punto de venta

Cuando utiliza un software de gestión de inventario en lugar de confiar en bolígrafo y papel u hojas de cálculo, es menos probable que cometa errores de entrada humanos y ahorra un tiempo valioso.

También debería poder rastrear información importante de un vistazo, como por ejemplo:

• Niveles de inventario actuales
• Costo por unidad, por proveedor
• Cifras de ventas históricas
• Pedidos abiertos e inventario en pedido
• Inventario en tránsito a su tienda

Ejemplos de gestión de inventario

No todos los verticales tienen las mismas necesidades. Estos son algunos ejemplos de cómo los diferentes tipos de tiendas minoristas podrían comenzar a pensar en sus necesidades de gestión de inventario más urgentes.

Gestión de inventario para una tienda de golf profesional

La gestión de inventario de la tienda de golf profesional significa vigilar lo que, en última instancia, es un stock de tienda de artículos deportivos ultraespecializados.

El propietario de una tienda profesional puede priorizar la clasificación de su inventario con el método ABC. Los clientes de Pro shop rara vez visitan la tienda solo por el bien de la tienda, están cerca porque están aquí para jugar al golf en el campo. La tienda profesional necesita tener a mano en todo momento a sus mejores jugadores, porque si se les ha agotado algo, es mucho más fácil para el cliente detenerse en una tienda diferente de camino a casa que regresar al curso únicamente para comprar.

Una vez que el inventario se clasifique en grupos, el propietario de la tienda profesional sabrá que debe vigilar de cerca los puntos de reordenación de su inventario grupal para evitar que se agoten las existencias.

Gestión de inventario para un minorista de moda

Las existencias son malas para cualquier tipo de comercio minorista, pero un minorista de moda podría abordar el problema de manera diferente que una tienda profesional. Podrían usar el software de gestión de inventario de tiendas de moda para monitorear sus turnos y ventas, de modo que sepan con qué frecuencia realizar compras para evitar estantes vacíos.

La velocidad también es importante en la gestión de inventario de moda. Cuanto más rápido pueda obtener piezas nuevas en el piso de ventas, más se diferenciará de sus competidores. El gigante de la moda Zara, por ejemplo, utiliza la gestión de existencias justo a tiempo para obtener piezas nuevas rápidamente sin apostar por el exceso de inventario.

Poniéndolo en práctica: comprando inventario

Entonces, ¿qué sucede una vez que tiene una configuración de administración de inventario optimizada?

Bueno, para empezar, comprar inventario es más simple y más ágil. Tendrá datos limpios y procesables a mano para tomar decisiones más informadas.

Paso 1: planifique

Con un sistema de gestión de inventario optimizado, la previsión de inventario es más fácil. Podrás comprobar de un vistazo qué categorías y productos funcionan bien y cuáles no.

Configurar y mantener su inventario a través de la tecnología significa tener una mejor imagen de la tasa de venta de su inventario. Su tasa de venta directa lo ayuda a predecir la demanda; medirla significa que puede construir un plan de pedidos efectivo.

• Una alta tasa de venta significa que su inventario se está vendiendo rápidamente, por lo que debe estar atento a los productos con una alta tasa cuando llegue el momento de poner en su próximo pedido
• Productos con una baja tasa de venta, sin embargo, necesita nuevos planes promocionales, ya sea que se centre en ventas adicionales, descuentos, paquetes de productos o de otro modo

Con los datos de rendimiento del inventario a mano, tiene sentido. Puede predecir la demanda con mayor precisión, para tener una mejor imagen del ROI de su inventario.

Paso 2: comprar

Una vez que haya planificado su presupuesto y haya echado un vistazo a qué inventario está funcionando bien, es hora de comprar existencias.

Busque ayuda en su sistema de punto de venta. Un punto de venta como Lightspeed tiene órdenes de compra incorporadas para que pueda administrar este paso desde el mismo lugar donde administra su inventario. Cuando llegue su stock, solo necesita escanearlo para agregarlo a su sistema de gestión.

¡Asegúrese de crear cualquier categoría nueva que pueda necesitar para su stock bajo la misma jerarquía óptima que estableció anteriormente!

Paso 3: administrar

Ahora que ha planeado, comprado y recibido su inventario, es hora de administrarlo.

• Establezca el tiempo una vez a la semana para verificar el rendimiento de su inventario y la tasa de venta completa. El uso de software de análisis de ventas al por menor lo ayudará aquí
• Hacer ajustes a su estrategia de venta según sea necesario si su tasa de venta no está donde desea que esté
• Ajustar sus puntos de reordenamiento según sea necesario en función de la rapidez o lentitud con que se venda su inventario
• Realizar recuentos de ciclos regulares y verificaciones puntuales de su inventario para monitorear los niveles y la contracción

Planificar para el futuro: crear un plan de continuidad del negocio

Una gestión de inventario robusta significa que es menos probable que se sorprenda—tiene una mejor gestión de sus gastos y costos, puede vigilar su contracción y optimizar el inventario que tiene a mano. Sabes lo que vende y lo que no, por lo que siempre estás preparado para servir a tus clientes.

Lleve adelante esa preparación utilizando lo que ha aprendido para iniciar su plan de continuidad del negocio. Si bien no puede tener en cuenta todo en su pronóstico, puede prepararse para lo inesperado.

Si está interesado en aprender cómo Lightspeed puede ayudarlo a administrar mejor su inventario, hablemos.