Todos tenemos 24 horas al día. Pero, ¿por qué parece que algunas personas son capaces de aprovechar al máximo cada minuto del día? Lo creas o no, no tienen el poder de ralentizar el tiempo. Sin embargo, saben cómo administrar adecuadamente su tiempo.
¿Quieres saber cómo puedes convertirte en un maestro de la gestión del tiempo también? Comience por usar estos 20 consejos de administración del tiempo súper poderosos.
Crear una auditoría de tiempo.
Cuando se trata de la gestión del tiempo, el primer paso que debe tomar es averiguar a dónde va realmente su tiempo. Puede creer que solo envía 30 minutos en correos electrónicos, pero en realidad esa tarea está consumiendo una hora de su día.
La forma más fácil de hacer un seguimiento de tu tiempo es descargar una aplicación como RescueTime, Toggl o my app Calendar para hacer un seguimiento de todo lo que haces durante una semana. A continuación, puede acceder a un informe para averiguar qué es lo que le está robando el tiempo. Con esta información, puede realizar los ajustes apropiados.
Establezca un límite de tiempo para cada tarea.
He descubierto que establecer un límite de tiempo para cada tarea evita que me distraiga o posponga. Por ejemplo, si quiero escribir un artículo para mi blog, me doy dos horas. Así que si empecé a las 8 de la mañana, trato de escribirlo a las 10 de la mañana.
En cierto modo, se convierte en juego.
Dado que pongo buffers entre tareas y actividades, si no completo la tarea a tiempo, todavía puedo trabajar en ella sin consumir el tiempo reservado para otra cosa.
Use una lista de tareas pendientes, pero no abandone las tareas.
» Todos los objetivos y proyectos se componen de partes más pequeñas que deben lograrse para lograr el objetivo o completar el proyecto. Cree listas de tareas pendientes para cada objetivo y proyecto, enumerando todos los pasos medibles que deben lograrse», sugiere William Lipovsky.
» Además de mantenerte enfocado, esto también te motiva, ya que eres capaz de ver lo que ya has logrado y lo que queda.»
Al mismo tiempo, habrá interrupciones que pueden impedirle completar una tarea. William recomienda que » procure siempre regresar y completar estas tareas una vez que pueda hacerlo. Esto puede requerir que establezca un límite en el número de tareas en las que está trabajando en un momento dado.»
Planifique con anticipación.
Una de las peores cosas que puedes hacer es despertar sin un plan para el día. En lugar de enfocarte en lo que hay que hacer, deambulas sin rumbo y te ocupas de asuntos más triviales.
Es por eso que siempre debe planificar con anticipación utilizando una de estas opciones;
- La noche anterior. Antes de salir del trabajo por el día, dedique los últimos 15 minutos a organizar su oficina y a redactar una lista de sus artículos más importantes para mañana.
- A primera hora de la mañana. Durante su rutina matutina, anote los 3 o 4 asuntos más urgentes e importantes que deben abordarse hoy y trabaje en ellos cuando sea más productivo.
Pase sus mañanas en MITs.
Mark Twain dijo una vez: «Si es tu trabajo comerte una rana, lo mejor es hacerlo a primera hora de la mañana. Y si es tu trabajo comer dos ranas, lo mejor es comer primero la más grande.»
Bruto? Asegúrese. Pero, el punto que Twain estaba haciendo es que deberías encargarte de tus tareas más grandes y desafiantes por la mañana, también conocidas como tus tareas más importantes (MITs) del día.
Hay un par de razones por las que este es un truco de gestión del tiempo tan efectivo. Para empezar, por lo general tienes la mayor cantidad de energía en la mañana. Por lo tanto, es mejor abordar estas tareas cuando no estás agotado. Además, puedes usar esa sensación de logro para pasar el resto del día.
Aprende a delegar / externalizar.
La delegación y la externalización pueden ser un poco complicadas. Para algunos es difícil dejar que otra persona haga el trabajo que solía hacer. Para otros, no tienen tiempo para entrenar a otra persona para completar ciertas tareas.
La cosa es que delegar o subcontratar ahorran tiempo real, ya que reduce su carga de trabajo, lo que significa que tiene más tiempo para dedicar a tareas más importantes o hacer menos trabajo. Entregue las responsabilidades a los miembros del equipo que estén calificados o contrate a un freelancer experimentado. Y, si decide hacer capacitación interna, la inversión inicial valdrá la pena al final.
Elimine el trabajo a medias.
» En nuestra era de distracción constante, es estúpidamente fácil dividir nuestra atención entre lo que deberíamos estar haciendo y lo que la sociedad nos bombardea», escribe James Clear.
» Por lo general, equilibramos las necesidades de mensajes, correos electrónicos y listas de tareas pendientes al mismo tiempo que intentamos lograr algo. Es raro que estemos completamente comprometidos en la tarea que tenemos entre manos.»
Clear ha llamado a este «trabajo a medias» y aquí hay un par de ejemplos;
- Estás escribiendo un informe, pero detente al azar para revisar tu teléfono sin ninguna razón.
- Prueba una nueva rutina de ejercicios, pero cambia a un nuevo programa un par de días después porque lo lee en línea.
- Mientras hablas por teléfono, tu mente deambula por tu bandeja de entrada de correo electrónico.
«Independientemente de dónde y cómo caigas en la trampa del medio trabajo, el resultado siempre es el mismo: nunca estás completamente involucrado en la tarea en cuestión, rara vez te comprometes a una tarea durante largos períodos de tiempo y te lleva el doble de tiempo lograr la mitad», agrega Clear.
Clear ha descubierto que la mejor manera de superar la mitad del trabajo es bloqueando «un tiempo significativo para enfocarse en un proyecto y eliminar todo lo demás».»Por ejemplo, elegirá un ejercicio y solo se centrará en ese ejercicio mientras hace ejercicio. También dedicará unas horas a un proyecto importante, pero dejará el teléfono en otra habitación.
» Esta eliminación completa de las distracciones es la única manera que conozco de entrar en un trabajo profundo y enfocado y evitar sesiones fragmentadas donde simplemente estás haciendo medio trabajo.»
Cambie su horario.
Si estás leyendo este artículo, obviamente es porque quieres descubrir algo útil de gestión del tiempo , y estoy más que feliz de ayudarte a ponerlo. Pero, si está luchando con la administración del tiempo, la solución puede ser tan simple como cambiar su horario.
Por ejemplo, en lugar de dormir hasta las 6:30 a.m., despierte una hora antes. Personalmente, me parece 5:15 a. m. para ser el momento más productivo del día, ya que me da tiempo para hacer ejercicio, planificar mi día, revisar mis correos electrónicos e incluso trabajar en proyectos secundarios sin ser molestado.
Además, considera despertarte más temprano los fines de semana y tal vez reducir la cantidad de televisión que ves.
Deje un tiempo de búfer entre las tareas y las reuniones.
Saltar inmediatamente de una tarea o reunión a la siguiente puede parecer un buen uso de su tiempo, pero en realidad tiene el efecto contrario. Necesitamos tiempo para despejar nuestras mentes y recargarnos yendo a caminar, meditando o simplemente soñando despierto. Después de todo, el cerebro humano solo puede concentrarse durante unos 90 minutos a la vez.
Sin ese descanso, es más difícil mantenerse enfocado y motivado. Programar la hora del búfer también puede evitar llegar tarde a su próxima reunión. Encuentro 25 minutos entre tareas y reuniones una cantidad ideal de tiempo de búfer.
Organízate y realiza una sola tarea.
El estadounidense promedio pasa 2.5 días al año buscando artículos extraviados. Como resultado, gastamos más de $2.7 mil millones anuales en sustitución de estos artículos. En lugar de perder tiempo y dinero, organízate.
Comience por tener un hogar para todo y asegúrese de que los artículos se vuelvan a colocar donde pertenecen. Al final del día, limpie su lugar de trabajo y cree un sistema de gestión de documentos.
Y, comience a realizar una sola tarea. La mayoría de las personas citan la multitarea como el principal culpable de extraviar artículos.
Siga la regla 80-20.
» El Principio de Pareto, también conocido como la regla 80-20, sugiere que el 80% de los resultados provienen del 20% del esfuerzo realizado. Esto se usa comúnmente en las ventas, ya que el 80% de las ventas generalmente provienen del 20% de los clientes», escribe Renzo Costarella en una publicación anterior del Calendario.
» Cuando se trata de cómo debe administrar su tiempo, este principio también se puede aplicar. el 80% de tus resultados proviene del 20% de tus acciones.»
Renzo sugiere que comiences mirando » tu horario o lista de tareas todos los días. En aras de la simplicidad, intente reducir cinco tareas que necesita realizar. Usando el principio, probablemente pueda eliminar la mayoría de los elementos de su lista. Puede parecer antinatural al principio, pero con el tiempo esto lo condicionará a aumentar el esfuerzo en las tareas más importantes.»
Utilice un calendario en línea.
Los calendarios han sido durante mucho tiempo una herramienta fundamental para la gestión del tiempo. Sin embargo, los calendarios en línea han llevado esto al siguiente nivel. Esto se debe a que puede acceder a él desde varios dispositivos, programar fácilmente reuniones y citas, configurar recordatorios, crear bloques de tiempo y programar eventos recurrentes.
Personalmente, uso Google Calendar. Creo que es lo mejor. Pero Outlook y Apple Calendar también funcionan bien.
Deja de ser perfecto.
Cuando eres un perfeccionista, nada será lo suficientemente bueno. Eso significa que seguirás volviendo a la misma tarea una y otra vez. ¿Qué tan productivo crees que será tu día como resultado?
Así que, deja de ser perfecto. No existe. Haz lo mejor que puedas y sigue adelante.
Solo di «No.»
Sé que no quieres molestar a nadie. Pero no puedes manejar mucho. Si ya tiene un plato lleno, rechace la invitación a cenar o ayude a sus colegas en un proyecto hasta que tenga tiempo libre.
Inculcar hábitos clave.
Charles Duhigg, autor de «El poder del hábito», acuñó el término «hábitos clave».»Pero, ¿qué son? En pocas palabras, son hábitos que pueden transformar tu vida, como hacer ejercicio, hacer un seguimiento de lo que comes, desarrollar rutinas diarias y meditar.
Estos hábitos reemplazan los malos hábitos y solicitan otros buenos hábitos. Como resultado, estarás más sano, más concentrado y mejor adaptado para administrar tu tiempo.
No pierda tiempo esperando.
Seré honesto. No soporto esperar. No es que sea impaciente. Es solo que sé que este es un tiempo que podría ser mejor gastado en otro lugar.
Sin embargo, en lugar de perder este tiempo, he encontrado formas de aprovecharlo al máximo. Por ejemplo, mientras estoy sentado en una sala de espera, leeré un libro inspirador, escucharé un podcast o dibujaré una próxima publicación de blog.
Teletrabajo.
¿Sabía que el trayecto promedio de los estadounidenses es de más de 26 minutos? Y, para empeorar las cosas, ese viaje diario se está haciendo más largo. Añade la cantidad de tiempo que lleva prepararte y podrás ver fácilmente cuánto tiempo se pierde yendo y viniendo del trabajo.
Aunque no es posible para todos los trabajos, el teletrabajo, incluso dos veces a la semana, puede terminar ahorrándole varias horas a la semana.
Encuentra inspiración.
Cuando estoy arrastrando, uso fuentes de inspiración como una charla TED o una biografía. Es una forma sencilla de reavivar ese fuego para motivarme y volver a encarrilarme.
Tareas similares por lotes juntas.
Cuando tenga un trabajo relacionado, hágalo por lotes. Por ejemplo, no conteste sus correos electrónicos ni llamadas telefónicas a lo largo del día. Programe un tiempo específico para manejar estas tareas.
¿La razón? Diferentes tareas exigen diferentes tipos de pensamiento. Al agrupar las tareas relacionadas, tu cerebro no está cambiando de marcha, lo que significa que recortas ese tiempo de reorientación.
Hacer menos.
Esta es una táctica de Leo Babauta. Comenzó el blog Zen Habits y definitivamente es una lectura obligada. Entonces, ¿qué tiene que decir Leo sobre hacer menos?
Hacer menos no significa «menos es más».»Significa «menos es mejor.»Esto se logra desacelerando, siendo conscientes de lo que hay que hacer y concentrándose solo en esas cosas. Una vez que lo hagas, haz que cada acción cuente. Como resultado, crearás más valor en lugar de solo forraje.