Introduksjon

de fleste organisasjoner bruker prosedyrer som en del av deres styringssystemer. Korrekt utarbeidede prosedyrer kan være en viktig form for kontroll, men dårlig utformede prosedyrer kan utsette organisasjonen for høyere enn nødvendig risiko for sin virksomhet og ansatte.

ofte er prosedyrer skrevet av noen som kjenner arbeidet godt og som har bestemt seg for hva som er den beste metoden for å gjøre en jobb. Dette kan skape risiko i det:

• de som er pålagt å følge prosedyren senere kan ikke ha ferdigheter base eller erfaring av prosedyren writer
• prosedyren kan være tvetydig eller ansvarlig for feiltolkning
• prosedyren kan kodifisere og formidle uønskede praksis til andre.

dette notatet skisserer en generelt akseptert, tre-trinns prosess for etablering av lav risiko prosedyrer.

• den første fasen, etablering av behovet, er prosessen der en organisasjon bestemmer om en prosedyre er nødvendig og hva dens formål kan være.
• den andre fasen, oppgaveanalyse, er nyttig for alle prosedyrer. Det kan produsere flytdiagrammer samt skriftlige, trinnvise instruksjoner. Dette stadiet er fokus for dette tekniske notatet.
• den tredje fasen, som innebærer å utsette et utkast til prosedyre for en streng risikoanalyse, er berettiget for forretningskritiske og sikkerhetskritiske prosedyrer. En prosessuell HAZOP-prosess, gjenstand for et eget teknisk notat, er den anbefalte tilnærmingen til dette.

i dette notatet bruker vi følgende definisjoner:

• Oppgave-forretningsformålet som skal oppnås ved å følge en prosedyre;
• Prosedyre-den skriftlige instruksjonssekvensen, vanligvis angitt som en rekke trinn, som er nødvendige for å fullføre oppgaven;
• Trinn – en komponent eller et element i en prosedyre eller oppgave.

Etablering av behovet

Organisasjoner utfører funksjoner for å nå sine mål. Funksjonene involverer vanligvis mennesker og utstyr. Effektiviteten og effektiviteten til funksjonene, og måten de samhandler på, bestemmer effektiviteten og effektiviteten til organisasjonen selv, og de kan være avgjørende for å avgjøre om og i hvilken grad organisasjonens mål oppnås.

funksjonene som folk utfører i en organisatorisk setting, defineres vanligvis i form av et sett med oppgaver, hver med spesifikke mål. Oppgavene selv er vanligvis spesifisert i form av prosedyrer.

Verdistyring Er den tilnærmingen som oftest følges for å sikre at settet av funksjoner en organisasjon utfører, er egnet for formål når det gjelder å nå sine overordnede mål. Hvis oppgavene som oppstår fra en verdistyringsaktivitet for tiden ikke utføres av organisasjonen, eller utføres på en annen måte, må nye prosedyrer opprettes eller gamle må redesignes slik at de nødvendige funksjonelle utgangene kan leveres.

for hver oppgave bør verdistyring generere en klar redegjørelse for oppgavens formål, uttrykt i form av bidrag til funksjonen som skal utføres og målene som skal oppnås. Det kan også angi tilgjengelige innganger, nøkkelinteraksjoner og de nødvendige utgangene som må leveres.

Verdistyring er gjenstand for et eget teknisk notat.

Hierarkisk oppgaveanalyse

etter at formålet med oppgaven er etablert, angir oppgaveanalysen prosedyren som en sekvens av trinn med en passende grad av informasjon og detaljer. En nyttig form, hierarkisk oppgaveanalyse (hta), innebærer å starte på høyeste nivå og dekomponere den i trinn på sekundærnivå, og deretter videre dekomponere trinn i trinn på lavere nivå til hvilken detaljgrad som er hensiktsmessig og nødvendig.

dekomponeringsnivået avhenger av hvem som skal utføre trinnet, dets betydning og arbeidsmiljøet der det utføres. For de dyktigste medarbeiderne, under gode arbeidsforhold og med lite tidspress for å fullføre arbeidet, kan oppstillingen av høyeste oppgave være tilstrekkelig. For andre kan det være nødvendig å gå til langt mer detaljerte nivåer.

dekomponeringsnivået, detaljgraden som hvert trinn beskrives med, og måten informasjonen presenteres på, bør også gjenspeile prestasjonsskapende faktorer som:

• ferdighetsnivået, kunnskap, erfaring og kjennskap som kreves for å fullføre trinnet vellykket sammenlignet med det tilgjengelige
• nivået på opplæring og veiledning tilgjengelig
• arbeidsforholdene og hvordan de bidrar til feilfri oppførsel
• stress og hastighetsnivå knyttet til rettidig beslutningsprosess under prosedyren
• Andre aktiviteter som må på samme tid som kan konkurrere om den ansattes oppmerksomhet.

eksempler på hierarkiske oppgaveanalyser er vist I Figur 1, Figur 2 og figur 3. Noen som er erfarne kan være i stand til å svare på forespørselen, ‘vennligst gjør meg to skiver av toast med cumquat marmelade’ uten utdypning, men andre kan kreve mer detalj, nivået avhengig av deres kjennskap til risting brød, utformingen av kjøkkenet og så videre.

Figur 1: eksempeloppgaveanalyse, høyt nivå

Figur 2: Eksempeloppgaveanalyse, mer detaljert

Figur 3: Eksempel oppgaveanalyse, fine detaljer

Å lage toast er en triviell, mekanistisk oppgave som ikke krever store beslutninger, men de fleste kan forstå det, og det viser analysens form. I praksis kan denne typen hierarkisk analyse brukes til langt mer kompliserte og kritiske oppgaver som kan kreve vurdering og beslutningstaking. Slike oppgaver kan innebære samhandling på tvers av flere områder av en virksomhet, kommunikasjon med kunder og leverandører, forhandlinger med kommersielle motparter, overholdelse av styrings-eller forskriftskrav, eller administrasjon av sensitive menneskelige ressurser.

Prosedyrer kan skrives med detaljgraden som passer til ytelsesformingsfaktorene som forventes å være til stede. De antatte og nødvendige ytelsesformingsfaktorene skal spesifiseres som en del av prosedyrebeskrivelsen.

operational breakdown matrix

Ytterligere detaljer bør opprettes for å utfylle den hierarkiske oppgaveanalysen og gjøre den til en prosedyre som kan brukes i forretningsdrift. En vanlig form er en operativ nedbrytingsmatrise.

en matrise for driftsavbrudd inneholder normalt, for hvert trinn, en beskrivelse av:

• handlingene som skal utføres
• utstyrskravene
• betingelsene som er på plass ved starten av trinnet
• hva som må oppnås før trinnet er fullført
• betingelsene som er på plass ved slutten av trinnet
• kommunikasjonskanalene som trengs for å utføre trinnet (dvs.mellom hvilke individer og grupper)
• informasjonen som trengs for å ta riktige beslutninger, inkludert hvordan tester utføres og kriteriene for beslutninger.

Tabell 1 inneholder et utkast til oppsett for en matrise for driftsavbrudd.

Tabell 1: Matrise For driftsavbrudd

Prosedyremessig HAZOP

Prosedyrer som er viktige, bør stresstestes som en del av designprosessen. Prosedyremessig HAZOP er tilnærmingen vi anbefaler for dette. Denne prosessen kan være tidkrevende, så den bør bare vurderes for sikkerhetskritiske eller forretningskritiske prosedyrer; i mange tilfeller kan den brukes til bare de mest kritiske trinnene i slike prosedyrer.

Prosedyremessig HAZOP er beskrevet i detalj i et eget teknisk notat.