Viktigheten av å følge retningslinjer og prosedyrer
når organisasjonens ledere oppretter og håndhever policyer, er det viktig å sørge for at de ansatte forstår hvorfor det er viktig å følge policyer og prosedyrer.
her er bare noen av de positive resultatene av følgende retningslinjer og prosedyrer:
Konsekvente prosesser og strukturer
Retningslinjer og prosedyrer hindrer at operasjoner går over i fullstendig kaos.
når alle følger retningslinjer og prosedyrer, kan organisasjonen kjøre problemfritt. Ledelsesstrukturer og team fungerer som de er ment å. Og feil og hikke i prosesser kan raskt identifiseres og adresseres.
når de ansatte følger retningslinjer og prosedyrer, vil organisasjonen bruke tid og ressurser mer effektivt. Du vil være i stand til å vokse og oppnå dine mål som en organisasjon.
Konsistens i praksis er også riktig for ansatte individuelt. De vet hva de er ansvarlige for, hva som forventes av dem, og hva de kan forvente av sine veiledere og medarbeidere. Dette frigjør dem til å gjøre jobben sin med tillit og fortreffelighet.
bedre kvalitet
når ansatte følger prosedyrer, utfører de oppgaver på riktig måte og gir konsekvent kundeservice. Dette forbedrer kvaliteten på organisasjonens produkter og tjenester. Og i sin tur forbedrer selskapets omdømme. Ansatte kan vite at de oppfyller sine roller og tar stolthet i sitt arbeid.
en tryggere arbeidsplass
når de ansatte følger retningslinjer og prosedyrer, er det mindre sannsynlig at det oppstår ulykker og hendelser på arbeidsplassen.
dette reduserer ansvarsrisikoen for organisasjonen og begrenser avbrudd i operasjoner. Dine ansatte kan føle seg trygge og komfortable på arbeidsplassen, og vite at deres ledere og medarbeidere ser etter deres beste interesse. De kan være sikre på at de vil bli tatt vare på hvis noe skjer.
Måter å implementere retningslinjer og prosedyrer på
kanskje dine ansatte allerede forstår viktigheten av å følge retningslinjer og prosedyrer. Hvordan kan du sikre at dine ansatte følger med på dine skritt mot compliance? Her er noen ideer for å sikre at teamet vet hvordan de skal følge prosedyrer:
Gjør policyhåndbøker mer tilgjengelige
Ansatte kan ikke følge policyer de ikke kjenner. Mange organisasjoner bruker fortsatt papirbaserte policyhåndbøker, og sender ut permer som inneholder personalhåndboken.
Dessverre ender disse retningslinjene manuelle bindemidler ofte opp i en skuff eller på en hylle som samler støv. En Undersøkelse Fra GuideSpark fant at 43% av tusenårige ansatte og 30% av ikke-tusenårige ansatte ikke hadde lest de fleste av sine ansattes håndbøker. Mer enn en tredjedel av de ansatte visste ikke engang hvor deres håndbøker var lenger.
dette er problematisk fordi ansatte må kunne referere til policyer når som helst. Hvis de ikke har lett tilgang til en oppdatert policy og prosedyrehåndbok, vil de ikke vite de riktige prosedyrene som skal følges.
Ved hjelp av en policy management programvare som PowerDMS gjør retningslinjer og prosedyrer tilgjengelig for alle ansatte. Du kan raskt sende ut policyoppdateringer og kreve signaturer for ansatte for å sikre at alle har lest policyen.
med online policyadministrasjon kan dine ansatte få tilgang til prosedyrer fra hvor som helst, ved hjelp av en hvilken som helst datamaskin eller mobil enhet.
I Stedet for å måtte tommel gjennom sider av et bindemiddel, kan de gjøre et enkelt søkeordsøk for å trekke opp prosedyren de trenger.
dette sikrer at de faktisk følger retningslinjer og prosedyrer i stedet for bare å prøve å huske de riktige trinnene fra toppen av hodet.
Implementer opplæringskurs
Å sørge for at dine ansatte leser retningslinjer og prosedyrer er det første skrittet mot å sikre samsvar, men det er ikke nok alene. Ansatte kan ikke helt forstå en policy eller vet hvordan å sette den i praksis.
organisasjonen trenger å trene ansatte på substansen i retningslinjer, samt om hvordan du utfører prosedyrer i virkelige situasjoner.
Grundig opplæring i retningslinjer og prosedyrer bør skje for hver ny leie under onboarding prosessen. Statistikk viser at ansatte som får formell opplæring om ombordstigning, er mer produktive, får full kompetanse raskere og har større sannsynlighet for å nå sine milepæler.
imidlertid bør politikk og prosedyre opplæring være pågående for alle ansatte. Opplæring vil se annerledes ut avhengig av din bransje og størrelsen på organisasjonen.
for eksempel i næringer som rettshåndhevelse og helsevesen, er praktisk, scenariobasert opplæring av særlig betydning.
men hver organisasjon vil ha informasjon som ansatte effektivt kan lære gjennom online kurs. En online training management program kan spare organisasjonen tid og penger ved å tillate ansatte å fullføre opplæring uavhengig på sin egen tid.
med programvare Som PowerDMS kan du laste opp opplæringsmateriell som PowerPoints, videoer, lydfiler og mer. Du vil ha full oversikt over hver ansattes engasjement med opplæringen, og kunne samle tilbakemeldinger for å forbedre retningslinjer og opplæring.
når du effektiviserer opplæringen, vil dine ansatte være bedre rustet til å følge retningslinjer og prosedyrer.
test ansattes forståelse
policydistribusjon og opplæring garanterer ikke at alle ansatte virkelig forstår policyer. En ansatt kan signere på et dokument uten å faktisk forstå det.
Dette ser kanskje ikke ut til å bety noe på kort sikt, men i det lange løp vil det føre til at ansatte ikke følger retningslinjer og prosedyrer.
en god policy – og prosedyrehåndteringsprogramvare lar deg lage tester for å sikre at ansatte forstår retningslinjer. Med Et verktøy som PowerDMS, kan du lage tilpass quizer for ansatte å fullføre etter å ha lest en policy eller fullføre et kurs. Du kan løse eventuelle hull i forståelse og være trygg på at ansatte vet hvordan du følger prosedyren.
Oppmuntre til ansvarlighet
policyimplementering skjer fra toppen ned. Ansatte er mer sannsynlig å overholde politikken hvis de ser sine ledere og ledere konsekvent følge retningslinjer og prosedyrer, også.
Ansatte må også vite konsekvensene av ikke å følge retningslinjer og prosedyrer. Dette betyr at organisasjonen må ha en struktur for disiplin og korrigerende tiltak.
Igjen, dette starter med lederne. Ledere og veiledere må være opplært i når og hvordan å gjennomføre disiplinære vurderinger.
Veiledere trenger ikke å detaljstyre ansatte for å sikre at de følger retningslinjer og prosedyrer. Sjekklister og rapporteringsmekanismer kan bidra til å holde ansatte på sporet.
denne dokumentasjonen vil hjelpe ledere til å se hvilke ansatte som følger prosedyrer og hvilke som ikke er det. De kan belønne ansatte eller tilby korreksjon etter behov. Ansatte som avviker fra prosedyrer, kan bare trenge litt veiledning eller videreutdanning.
regelmessig gjennomgå retningslinjer og prosedyrer
når praksis avviker fra policy, betyr det vanligvis en av to ting:
-
organisasjonen din må kommunisere politikk og prosedyrer bedre med de ansatte og håndheve samsvar.
-
dine retningslinjer og prosedyrer er utdaterte eller ufullstendige.
Ansatte kan ikke følge prosedyrer som ikke eksisterer, motsi andre retningslinjer, eller ikke klarer å løse et betydelig skifte i teknologi eller praksis.
Organisatorisk ledelse må regelmessig gjennomgå og revidere retningslinjer og prosedyrer, ta hensyn til nye forskrifter, standarder, teknologi og strukturelle endringer.
Hver gang du oppdaterer policyer, må du følge trinnene som er oppført tidligere. Send ut policyendringer til dine ansatte, innlemme dem i opplæring, test på retningslinjer og hold ansatte ansvarlige.
Sørge for at ansatte følger retningslinjer og prosedyrer tar arbeid, men det trenger ikke å være vanskelig.
Bruk et policy management system for å sikre at ansatte forstår viktigheten av å følge retningslinjer og prosedyrer og vet hvordan du gjør det.