i vår hverdag opererer vi hele tiden under forutsetninger. Vi antar at alarmen vår vil gå av som planlagt, og vi vil våkne opp i tide. Vi antar at bilene våre starter hver morgen, og vi kommer til å jobbe uten problemer. Og Som PMs gjør vi forutsetninger i prosjektledelse også.
faktum i saken er at antagelser kan bevises feil når som helst, effektivt kaste en skiftenøkkel i våre planer. Det er derfor, som prosjektleder, det er viktig å forstå hva prosjektforutsetninger er og hvordan man skal identifisere dem riktig i hvert prosjekts planleggingsfase.
Les videre for å lære mer om prosjektforutsetninger, inkludert hvordan de skiller seg fra prosjektbegrensninger og avhengigheter.
hva er forutsetninger i prosjektledelse?
Ifølge Project Management Institute er en antagelse en prosjektfaktor som anses å være sann, ekte eller sikker uten empirisk bevis eller demonstrasjon. Realistisk sett er det umulig å planlegge et prosjekt uten å gjøre noen forutsetninger. Nøkkelen er å vite hvordan å få øye på disse forutsetningene og sette sikringstiltak på plass, slik at hvis noen antagelse er bevist falsk, vil virkningen på prosjektleveransen være minimal.
det er viktig å merke seg at hver prosjektforutsetning utgjør en potensiell risiko. Dette er grunnen til at antagelsesanalyse er en så kritisk komponent i risikostyringsplanlegging,og hvorfor HVER PM bør forstå hvordan man skal vurdere, dokumentere og kommunisere forutsetninger når man planlegger et prosjekt.
Eksempler På prosjektforutsetninger
La oss se litt nærmere på forutsetningene som kan påvirke ethvert prosjekt. Prosjektforutsetninger kan falle inn under noen få forskjellige kategorier, inkludert ressursforutsetninger, budsjettforutsetninger og omfangsforutsetninger.
her er noen mer konkrete eksempler på prosjektforutsetninger:
- Du har tilgang til alle ressursene du trenger for å fullføre prosjektet, både menneskelig og materiell.
- Prosjektgruppemedlemmer vil ha de ressursene de trenger for å fullføre sine individuelle oppgaver i tide, fra spesialutstyr og programvare ned til strøm i arbeidstiden.
- Personalkostnader vil ikke endres i løpet av prosjektsyklusen.
- andre material – og ressurskostnader vil forbli konsistente gjennom hele prosjektet.
- den totale kostnaden for den daglige driften vil ikke øke.
- alt utstyr vil være i arbeidstilstand gjennom prosjektsyklusen.
- omfanget av prosjektet vil ikke endres gjennom hele livssyklusen.
hva er prosjektbegrensninger?
for mange nye prosjektledere er forskjellene mellom prosjektforutsetninger, begrensninger og avhengigheter ikke så klare. La oss nå se på prosjektbegrensninger og hvordan de skiller seg fra forutsetninger.
enkelt sagt, begrensninger er begrensningene som du og prosjektets gruppemedlemmer må arbeide innenfor. I prosjektstyringsvilkår ser begrensninger ofte ut som følgende:
- prosjektets budsjett
- prosjektets tidslinje
- prosjektets ressurser
Alle tre av disse elementene har forhåndsdefinerte grenser som begrenser gjennomføringen av prosjektet. Du må arbeide innenfor prosjektets angitte budsjett for å levere prosjektet i henhold til den planlagte tidslinjen, ved hjelp av ressursallokeringen som er tildelt deg, gruppemedlemmene og prosjektets interessenter.
hva er prosjektavhengigheter?
nå som vi har skilt begrensninger fra forutsetninger, la oss snakke om prosjektavhengigheter. I hovedsak er en prosjektavhengighet enhver oppgave eller aktivitet som er avhengig av ferdigstillelse eller oppstart av en annen. Hvis for eksempel prosjektet ikke kan gå inn i neste fase før et bestemt element er godkjent av klienten eller en interessent, er den neste fasen en avhengighet.
i noen tilfeller føre prosjektbegrensninger til avhengigheter. For eksempel, hvis du bare har en designer på teamet ditt som arbeider med flere designelementer, blir hver av disse elementene avhengig av den andre. Begrensningen av å ha en designer produserer avhengigheter.
Planlegging for prosjektforutsetninger, begrensninger og avhengigheter
Hva er omfangsbehandling? Som prosjektleder er planlegging for alle mulige forutsetninger, begrensninger og avhengigheter avgjørende for å sikre prosjektleveranse som er i tide og på budsjett. Selvfølgelig er både planlegging og gjennomføring gjort mye enklere med pålitelig prosjektledelse programvare som Wrike.
Med Wrikes tilpassbare og interaktive prosjektstyringsverktøy kan Du visualisere og kartlegge hele tidslinjen til et prosjekt, finne ut hvordan du forklarer timer til en klient for et prosjekt, omfang baseline vs omfang-setning og kritisk linje for å identifisere avhengigheter og planlegge for forutsetninger og begrensninger. Du vil også kunne administrere teamets arbeidsbelastning med brukervennlige ressursstyringsverktøy og overvåke prosjektets fremgang i sanntid.
Sett Wrike på jobb på ditt neste prosjekt og se forskjellen selv-registrer deg nedenfor for å starte din gratis to-ukers prøveperiode!