1. Blogg
2. HR-Ledelse
3. hva bør være i en ansattfil?

en ansattfil, eller personelloppføring, er en gruppe dokumenter som inneholder all relevant informasjon om en ansatts tid i bedriften, fra jobbsøknaden til oppsigelsesbrevet.

du kan være forvirret om hva som skal være i en ansattfil eller lurer på hvor lenge du bør beholde informasjonen for. I denne veiledningen har vi opprettet en sjekkliste for ansattfiler for å hjelpe deg med å samle alle de riktige dokumentene og svare på vanlige spørsmål du måtte ha.

Hvorfor du trenger ansattfiler

Å ha all viktig informasjon om en ansatt lagret på ett sted betyr at det er enkelt å finne relevante detaljer om deres rolle og ansvar.

det betyr også at du kan produsere nødvendige poster i tilfelle en ansatt gjør et krav mot deg. Derfor er det viktig å holde en ansatts personalfil oppdatert og regelmessig gjennomgå alle filer for å sikre at alle relevante dokumenter er der.

dette vil bidra til å beskytte deg i tilfelle et krav mot deg, da ansattfilen vil tjene som en oversikt over hvilken støtte og behandling personen mottok i virksomheten.

hva du skal ha i ansattfiler

Innholdet i Ansattfiler vil variere fra person til person, men vi tror det er noen viktige aspekter som bør inkluderes.

tingene som skal inkluderes i en ansatts personellfil er:

• jobbsøknad, CV og følgebrev
• Utdanning og tidligere ansettelsesinformasjon
• Rollebeskrivelse
• jobbtilbud brev og arbeidsavtale
• Nødkontaktinformasjon
• opplæringsrekorder
• Lønns-og ytelsesinformasjon (Men ikke bankdetaljer)
• ytelsesvurderingsskjemaer
• disiplinære tiltaks rapporter
• fratredelsesbrev for ansatte
• dokumentasjon for avslutningsintervju
• annen dokumentasjon knyttet til sysselsetting

Hva bør ikke være i ansattes filer?

informasjon som ikke er relevant for den ansattes rolle, for eksempel deres etnisitet eller detaljer om funksjonshemming, bør ikke inkluderes i personalmappen.

Unngå å inkludere observasjoner eller meninger om den ansatte i filen: informasjonen bør begrenses til bare fakta.

Hvem har rett til å se personalregistrene dine?

på grunn av ansattes filer som inneholder privat informasjon, for eksempel hjemmeadresse eller detaljer om eventuelle disiplinære tiltak, bør du sørge for at de er beskyttet, og tilgang begrenset. Bare den ansatte selv, deres direkte leder og HR-ansatte skal kunne se sine filer.

hvor lang tid det tar å beholde ansattfiler

GDPR (General Data Protection Regulation) trådte I kraft I Mai 2018 og la ut strenge regler rundt arbeidsgivernes ansvar for å beskytte sine ansattes data.

ikke anta at du kan bli kvitt all informasjon fra en ansatt når de forlater bedriften din. Du kan være lovpålagt å holde tak i noen data, for eksempel lønn detaljer, og det er best praksis å holde annen informasjon i tilfelle en tidligere ansatt gjør et krav mot deg. Hvis du har slettet registreringer av appraisals, disiplinære tiltak eller fordeler, vil du ikke kunne presentere bevis på at du fulgte ansettelseslover.

for mislykkede jobbkandidater er det en god ide å beholde informasjonen i minst 6 måneder etter at de har søkt. For tidligere ansatte er de generelle reglene:

• Arbeidstid (detaljer om når den ansatte jobbet for deg) – 2 år
• Lønn og detaljer om eventuelle barselsorlov tatt – 3 år
• P45 / P60, personellfiler og opplæringsregistre-6 år

under GDPR har ansatte rett til å bli fortalt:

• hvilken informasjon du har om dem og hvordan du bruker den
• konfidensialiteten til postene
• hvordan disse postene kan hjelpe med opplæring og utvikling på jobben

hvis en ansatt ber om en kopi av dataene du har om dem, har du 30 dager på deg til å gi den.

hvor å holde ansattes filer

dagene med å holde ansattes dokumenter i et låst, brannsikkert skap, blir raskt historie for mange bedrifter. Langt den sikreste, mest pålitelige metoden for å holde ansattes personalfiler på ett sted, lagrer dem i HR-programvare.

MED HR-programvare kan du sikre viktige dokumenter og begrense hvem som har tilgang til DEM. Ansatte vil kunne redigere sine personlige opplysninger når de trenger å bli oppdatert, frigjøre admin tid for deg selv.

siden programvaren er plassert i skyen, vil den være tilgjengelig fra hvor som helst. Dette vil være nyttig ettersom flere og flere arbeidstakere begynner å jobbe eksternt, eller har fleksible arbeidsmønstre som gjør at de kan jobbe hjemmefra noen dager i uken.

Ansatte vil kunne få svar på eventuelle spørsmål de har om deres rolle eller ansvar ved å se deres ansettelseskontrakt og stillingsbeskrivelse på programvaren. Dette vil redusere tiden du bruker ved å svare på vanlige spørsmål fra ansatte, slik at du kan fokusere på virksomheten din.

VÅR HR-programvare lar deg holde alle ansattes filer i din egen sikre online database, noe som gir deg trygghet.

Ta kontakt på [email protected] eller ring oss på 0333 014 3888 for å finne ut mer om VÅR BRUKERVENNLIGE HR-Programvare.

eller start din gratis prøveperiode i dag.

• Hva er en induksjon?
• 5 HR grunnleggende for små bedrifter
• Hva er en ansattes håndbok?

innholdet i denne bloggen er kun for generell informasjon. Vennligst ikke stole på det som juridiske eller andre faglige råd som det ikke er hva vi har tenkt. Du finner mer informasjon om Dette i Våre Vilkår For Bruk Av Nettstedet. Hvis du trenger profesjonell rådgivning, vennligst ta kontakt.

Du vil kanskje også lese disse artiklene