Å Finne ut hvordan og når du skal sende en påminnelse e-post er et sosialt dilemma som folk flest vet altfor godt. Ingen ønsker å komme over som utålmodig eller pushy, men ingen ønsker å håndtere tapte avtaler eller bortfalt tidsfrister heller. Hvordan balanserer du behovet for å respektere andres autonomi med behovet for å få ting gjort?

etikette dilemmaet er lett løses med en velskrevet påminnelse. Dette er meldingene som får poenget over uten å skape harde følelser. De er profesjonelle og effektive, men likevel vennlige og milde.

i denne artikkelen lærer du hvordan du lager e-postmeldinger av denne typen. Men først, la oss lære når det er hensiktsmessig å sende dem, og hvordan du finner din perfekte timing.

når bør du sende en påminnelse på e-post?

Påminnelse e-post er nyttig når noe viktig kommer opp og når noe skulle ha skjedd, Men ikke. her er noen situasjoner som kan ha nytte av å sende en påminnelse.

Hva er den ideelle timingen for en påminnelse e-post?

det er ikke alltid lett å finne det perfekte tidspunktet for å sende en påminnelse på e-post. Hvor snart etter jobbintervjuet eller savnet fristen, eller hvor langt i forkant av den viktige hendelsen, bør du ta kontakt?

svaret avhenger av hva du venter på. Hvis du minner noen om en savnet tidsfrist, betaling, faktura eller forsendelse, er det hensiktsmessig å sende en påminnelse den første virkedagen etter forfallsdatoen. Venter lenger ikke bare forlenger forsinkelsen, men også øker risikoen for at personen vil glemme detaljene i avtalen.

hvis du følger opp noe som ikke har forfallsdato, anses det som god oppførsel å vente litt lenger-spesielt hvis noen gjør deg en tjeneste.

det samme gjelder oppfølging av e-post til jobbsøknader og intervjuer. Å søke på en jobb er stressende, og det tar alltid lengre tid enn du vil. Men ansettelse er også en kompleks prosess på arbeidsgiverens slutt. Når du venter i stedet for rushing å følge opp, viser du arbeidsgiver at du respekterer deres tid og myndighet.

Ifølge Harvard Business Review kan du følge opp en uke etter intervjuet ditt hvis du ikke har hørt tilbake. Faktisk anbefaler en lengre ventetid på 10-14 dager. Tenk på hva intervjueren eller ansettelsesansvarlig har sagt til deg om deres tidslinje. Og alltid sende en melding minst et par dager tidligere når de sa du ville høre tilbake.

Forhåndspåminnelser er enklere. Du kan sende dem ut en virkedag før arrangementet. To dager før er hensiktsmessig dersom personen må gjøre forseggjorte forberedelser. Hvis du bruker Calendly, kan du enkelt planlegge påminnelser for å automatisk sende et visst antall timer før arrangementet.

hvordan skriver du en mild påminnelse e-post?

Bortsett fra når du sender e-posten, er en av de viktigste elementene i påminnelsesetiketten en vennlig tone. Du ønsker å finne en balanse mellom haster og forståelse. Jo mildere du kan være, desto bedre.

Nedenfor er flere eksempler og maler du kan sveipe fra — de hjelper deg med å lage hyggelige påminnelsesemails som kjører poenget ditt hjem uten å skade noen følelser.

1. Velg en passende emnelinje

en solid e-post emnelinje er et must. Det er rett og slett god e-etikette å inkludere en. En flott emnelinje forsikrer mottakeren om at du ikke er en spammer, noe som er viktig hvis du sender meldinger til noen som en leverandør eller jobbintervjuer. De kjenner deg kanskje ikke godt og har kanskje ikke adressen din i kontaktlisten.

hvis det er en profesjonell melding relatert til en savnet frist, er en god måte å starte emnelinjen med ordene «Response Required» eller » Action Required.»Disse får folks oppmerksomhet og kan oppmuntre dem til å åpne e-posten .

naturligvis vil du Ikke bruke denne setningen hvis du sender en e-post til noen som gjør deg en tjeneste eller høflighet. Hvis du følger opp etter et intervju eller komme tilbake i kontakt med noen som tilbød seg å gjøre noe for deg, uttrykket «Følge opp» kan være bedre.

uansett, sørg For at du refererer til saken ved hånden. Nedenfor er noen eksempler på påminnelse e-post emnelinjer:

2. Hils mottakeren

som en emnelinje, en hilsen er et must når du sender en høflig påminnelse e-post. Det gjør meldingen lyd vennligere og mer profesjonell på samme tid.

Folk pines over e-posthilsener, men det er ikke så vanskelig som noen kan få det til å virke. Disse enkle tipsene vil hjelpe deg å velge den beste for enhver situasjon:

3. Start med niceties

siden målet ditt er å skrive en mild påminnelse e-post, start med en vennlig melding. Det er best å være spesifikk og referere til noe passende som du vet om personen, for eksempel en kommende milepæl eller et stort prosjekt de har jobbet med. For eksempel:

hvis personen er en kollega eller noen som har gjort noe fint for deg nylig, kan du tilby din takk som åpning til din e-post. For eksempel:

hvis du ikke kjenner personen eller deres arbeid, er noe som «jeg håper du har en god uke» bra.

4. Kom til poenget

når du har åpnet med personlig berøring, kan du jobbe med å få meldingen din over. Dette er den delen du vil bruke mest tid på. Vær tydelig på hva som må skje og når, men pass på å unngå å skylde på språk.

en av de mest delikate typer påminnelser er den tapte fristen påminnelse. Her er hva du kan si i den situasjonen, og starter med en passende mild åpner:

«Takk For arbeidet ditt Med Miller-forslaget. Jeg tror vi får et godt svar på det.

Akkurat nå er Jeg imidlertid bekymret For Den Milde Widgets produktlanseringen. Som vi hadde diskutert, trengte vi markedsundersøkelsen fra deg i går, slik at designteamet vårt kan komme i gang. De trenger denne informasjonen ASAP slik at prosjektet kan gå videre.»

meldingen ovenfor er tydelig om hva som ikke skjedde og hvorfor det er så viktig. Du kan bruke den slags klarhet til noen påminnelse e-post, inkludert de som minner folk om kommende hendelser. For eksempel:

Visste du at du kan automatisere hendelsen påminnelse e-post? Med Calendly Arbeidsflyter, kan du sende flere påminnelser før et møte på tvers av ulike kanaler for å forbedre oppmøte og inntekter syklus produktivitet. Det som er spesielt nyttig er at du kan sende dem via e-post, tekst eller begge deler. En e-postpåminnelse som sendes dagen før et møte, kan for eksempel forsterkes av et tekstvarsel noen minutter før samtalen starter. Vil du se det i aksjon? Prøv det gratis!

5. Lag en bestemt forespørsel

din hensikt med å sende en vennlig påminnelse e-post er ikke å pålegge skyld, men å oppmuntre til at noe skal skje. Den beste måten å få det over er med en forespørsel om hva du trenger mottakeren å gjøre – en oppfordring til handling — sammen med når du trenger det. Vær så spesifikk som mulig. Selv om du for eksempel har delt telefonnummeret ditt før, kan du inkludere det igjen i handlingsoppfordringen, slik at du ikke kan ta feil av handlingen du vil at mottakeren skal utføre:

6. Pakk den opp og signere navnet ditt

alltid ende ved å gi mottakeren fordelen av tvil. En god avsluttende setning høres noe ut som:

det siste du må gjøre er å signere e-posten. Som du gjorde med hilsen, bør du vurdere forholdet ditt med personen og hvordan du vil komme over. Når du er i tvil, bruke en av disse profesjonelle sign-offs:

Slutt med ditt fulle navn. Når du sender en e-post til noen du kjenner veldig godt, kan du bruke fornavnet ditt. Hvis det er noen du ikke kjenner, legg til jobbtittel og firmanavn. Sørg for at de kan koble deg til prosjektet eller hendelsen du refererer til.

det ventende spillet: er ikke noe svar et svar?

hvis du eksplisitt ber om et svar på påminnelsen din, kan du med rimelighet forvente å få en. Ingen respons betyr vanligvis en av tre ting:

for å opprettholde goodwill, prøv å gi folk fordelen av tvil. Anta at de vil svare. Hvis det føles nødvendig, skriv igjen for å se om de trenger hjelp.

det er frustrerende å måtte sende mer enn en påminnelse e-post. Men husk at alle har sine grunner for ikke å svare. Gi dem noen dager til å svare før du følger opp igjen. Når du gjør det, holde tonen pasienten og minne dem på hvorfor saken er presserende. Hvis de ikke svarer etter den andre påminnelsen, bør du vurdere å gi dem en vennlig telefonsamtale i arbeidstiden.

To påminnelser er også nok for en kommende hendelse. En e-post dagen før en avtale og en annen en time før er vanligvis nok. Den første gir en mulighet til å sende alt de trenger for å forberede og den andre gir dem en sjanse til å tilby en heads-up hvis de kjører sent.

bør du bruke påminnelsestekster i stedet for e-post?

påminnelsen din trenger ikke å være en e-post. SMS-meldinger kan være vennligere, og de har vist seg å være effektive for å komme i kontakt. Forskning viser at så mange som 98% av tekster blir åpnet sammenlignet med 20% av e-post. Og mens bare 6% av e-postene får svar, går tallet opp til 45% for tekster.

SMS-meldinger er også enkle å sende, spesielt med Calendly varslingsverktøy. Du får minne folk om kommende avtaler, tapte svar og mer på en tilpasset tidsplan. Du kan angi påminnelsesmeldinger som skal sendes med bestemte intervaller før eller etter hendelser. Det holder alle på sporet og reduserer forsinkelser — og til slutt, det er hva påminnelse e-post handler om.

Klar Til å gjøre påminnelsesprosessen mer effektiv med Calendly? Registrer deg for din gratis prøveversjon i dag.

Registrer DEG GRATIS For Calendly