denne artikkelen vil hjelpe deg å kommunisere bedre og å skrive formelle e-poster på engelsk.

E-Post Er blant de mest brukte kommunikasjonsmidler i verden. De er raske, umiddelbare, og lar deg samhandle med alle typer bedrifter innenfor og utenfor de nasjonale grensene. På jobb fremfor alt, skrive formelle e-poster på engelsk på riktig måte krever visse ferdigheter, og å være en profesjonell situasjon, er det viktig å ikke begå feil for å gjøre et godt inntrykk av deg selv og din bedrift.

I denne artikkelen finner du:

• reglene for å skrive formelle e-poster på engelsk
• riktig format å bruke
• Eksempler på formelle e-poster på engelsk

reglene for å skrive formelle e-poster på engelsk

for å skrive en e-post på engelsk på riktig måte, ikke improvisere! Les følgende råd for å unngå å gjøre alvorlige feil som kan kompromittere suksessen til e-posten fra det øyeblikket den mottas.

Emne

emnet er den første informasjonen som mottakerne av en e-post ser, og hvis den er skrevet feil eller uklart, kan den presse leseren til å slette den uten å åpne den selv! Så det er viktig å gi en klar og presis melding, helt fra starten, som angir innholdet eller grunnen til å skrive i to eller tre ord som griper oppmerksomheten til mottakeren.

Stil

I Motsetning til mange andre språk som krever lange komplekse setninger i en formell skriftlig sammenheng, er engelsk veldig konsis og favoriserer korte setninger og en enkel struktur. Pass på at du deler opp teksten i to eller tre avsnitt – dette gjør at leseren raskt kan se nøkkelpunktene.

Høflighetsformler

når du skriver en e-post på engelsk, bruker du ikke bare et annet språk, men du går også inn i en annen kultur med forskjellige vaner. Angelsaksene generelt legger stor vekt på former for høflighet og takknemlighet, derfor glem aldri å legge til dem.

Sjekk e-posten

send Aldri en e-post på engelsk uten å ha lest det du skrev på nytt. Grammatiske eller skrivefeil er svært vanlige selv på ditt eget språk, så på engelsk kan du gjøre feil mye lettere. Dobbeltsjekke hva du har skrevet er et enkelt skritt å ta som kan hindre deg fra å vises uprofesjonelt og fremfor alt uforsiktig.

Signatur

Pass på at e-postene dine slutter med all viktig informasjon om deg, inkludert:

• navn og etternavn
• jobbtittel
• relative detaljer om firmaet ditt (navn, adresse..)
• link til selskapets nettside

formatet på en formell e-post på engelsk

• Innledning
• Tekstens Kropp
• Konklusjon

Innledning

Avhengig av hvilken type forhold du har til personen du skriver til, det er forskjellige måter å starte en e-post på, men enhver e-post bør alltid starte med en hilsen. I vårt spesielle tilfelle er formelle, er de mest hensiktsmessige alternativene:

• Kjære Mr / Mrs / Ms (mottakerens etternavn, f. eks. Mr Black)
• Kjære Herr / Fru (hvis du ikke vet navnet på mottakeren )eller mer generelt ’til Hvem det måtte angå’

Etter den første hilsen trenger du en innledende setning som tydelig angir årsaken til skriving og er i samsvar med emnet i e-posten. Introduser deg selv kort (lange tekster fraråder ofte folk fra å lese dem), og følg deretter på med:

• jeg skriver med hensyn til… (e-post emne)
• jeg skriver i forbindelse med… (e-post emne)
• jeg skriver i referanse til…

hvis du skriver en e-post for å sende informasjon, kan du starte med en av følgende setninger:

• jeg skriver for å fortelle deg…
• jeg er glad for å fortelle deg… (hvis du kommuniserer gode nyheter)
• jeg beklager å informere deg om at … (hvis du kommuniserer dårlige nyheter)

hvis du i stedet svarer på en e-post du har mottatt, kan du si:

• jeg skriver som svar på…
• jeg skriver som svar på…
• jeg skriver for å takke deg for … (hvis du trenger å takke mottakeren)

Tekstens Kropp

det finnes ingen konvensjonelle formler for å skrive tekstens kropp fordi dette varierer i henhold til funksjonen til det du trenger å kommunisere. Det er nyttig å utarbeide et første utkast og deretter fortsette med eventuelle rettelser.

de generelle reglene er at teksten skal deles inn i korte avsnitt som unngår forkortelser og akronymer, som du begge kan bruke, tvert imot, når du skriver en uformell e-post til familie og venner.

Basert på typen melding du sender, er det ulike måter å skrive en endelig invitasjon på før du avslutter e-posten, for eksempel:

• jeg ser frem til å høre fra deg snart
• Takk på forhånd
• for ytterligere informasjon, ikke nøl med å kontakte meg
• gi meg beskjed hvis du har noen spørsmål
• Takk for oppmerksomheten

Konklusjon

den vanligste måten å avslutte en e-post er:

• Vennlig hilsen
• Vennlig hilsen
• Vennlig hilsen (hvis du begynte e-posten med ‘Dear Sir/Madam’ fordi du ikke vet navnet på mottakeren)
• Vennlig hilsen (hvis du begynte e-posten med ‘Dear Mr/Mrs/Ms + etternavn)
• Hilsen

Eksempler på formelle e-poster på engelsk

la oss Se hvordan alt dette fungerer i praksis.

Eksempel 1: Forsinkelse med levering av en bestilling

Emne: Leveringsforsinkelse

Kjære Mr Pascal,

vi beklager å informere deg om at vi ikke vil kunne respektere fristen som tidligere er avtalt for levering av bestillingen din. Vår leverandør har advart oss i dag om at de opplever forsyningsproblemer, noe som vil resultere i en forsinkelse i vår produksjonskjede. Vi stoler på din forståelse og takk for tålmodigheten din.

vennligst godta våre unnskyldninger.

Med Vennlig hilsen,

…

Eksempel 2: Svare på en stillingsannonse

Emne: Web Content Editor position

Kjære Herr/Fru,

med henvisning til din stillingsannonse i xxx, vil jeg gjerne sende inn min søknad om Stillingen Som Web Content Editor i din bedrift.

jeg ble uteksaminert I Kommunikasjonsvitenskap Ved universitetet i xxx og jobbet i Flere år i Et Digitalt Byrå Som Innholdsspesialist. Jeg tror at min kompetanse og erfaring er i tråd med kravene til stillingen. Jeg vil gjerne presentere meg selv i et intervju, som vil tillate deg å bedre vurdere min mulige rekruttering.

vennligst finn vedlagt en kopi av mitt cv. Jeg ser frem til å høre fra deg.

Med vennlig hilsen,

…

Eksempel 3: Sende en produktkatalog

Emne: Ny produktkatalog

Kjære Fru Chapman,

Etter din forespørsel har vi nylig sendt deg vår nye katalog. Vi er overbevist om at det vil gjøre deg i stand til å se kvaliteten på våre produkter. Vår lokale agent vil kontakte deg snart for å arrangere et møte på en dag og tid som passer deg for å diskutere i detalj hvordan våre produkter kan være til nytte for bedriftens behov.