Å Ta møteprotokoller i et styremøte virker som et ganske enkelt, rett frem ansvar, men sannheten er at det er mange hensyn involvert i denne oppgaven som krever tanke og oppmerksomhet. En viss grad av møte ledelse er nødvendig for møtet minutter å være organisert, detaljert og svært omfattende.

å ta styremøteprotokoll er et svært viktig ansvar som passer for noen som er villig til å planlegge fremover, lytte flittig og lage en presis oppsummering av møtet som har funnet sted.

Gå Til styremøtemalen vår her.

For å kvitte seg med enhver form for forvirring det er rundt møteprotokoller, Har Fellow laget en trinnvis veiledning om hvordan du skriver gode møteprotokoller. Til å begynne, la oss snakke om hva møte minutter egentlig er:

• Hva er møteprotokoller?
• hvorfor styremøteprotokoller er så viktige
• styremøteprotokoller mal
• 5 Trinn for å skrive effektive styremøteprotokoller
• Raske tips for å skrive styremøteprotokoller og holde styr på viktige beslutninger

Hva er møteprotokoller?

møteprotokoll er skriftlig oversikt over dialog og beslutninger som er gjort under et møte. I hovedsak er det et skriftlig transkripsjon av alt som har blitt diskutert i løpet av møtet, som deretter kan brukes til å enten informere gruppemedlemmer som ikke var i stand til å delta i det som skjedde eller å holde oversikt over beslutninger og handlinger som kan revideres.

protokollen fra et tidligere møte kan da brukes til å ta fremtidige beslutninger. Møteprotokoll tjener derfor som en historisk oversikt over styrets beslutninger.

hvorfor styremøteprotokoller er så viktige

Styremøteprotokoller er viktige av flere grunner. Først og fremst gir møteprotokoller en historisk oversikt over styrets korte og langsiktige planlegging. Fordi hvert møte inneholder et mål eller mål, kan styret deretter bruke møteprotokollene som en post for fremtidig referanse, for å forstå progresjonen som er gjort.

dessuten er møteprotokoller viktige fordi de gir juridisk beskyttelse for organisasjonen. Ofte er due diligence fanget i selskapenes møteprotokoller, samt eventuelle juridiske samtaler som deretter kan forrettes og dokumenteres for å bekrefte organisasjonens etiske, rettferdige praksis.

til slutt er styremøteprotokoller bevis på hvorfor og hvordan et styre kom til bestemte beslutninger. Denne dokumentasjonen kan deretter brukes til å svare på eventuelle spørsmål som oppstår i forbindelse med eventuelle beslutninger som er gjort.

Styremøte minutter mal

Dette er et eksempel På En saas styremøte mal laget Av David Sacks-entreprenør, investor og generell partner Av Craft Ventures.

5 Trinn for å skrive effektive styremøteprotokoller

1 Plan på forhånd

som alt i næringslivet krever effektive møteprotokoller litt forhåndsplanlegging. Før du begynner å se på møteagendaen, er det lurt å ha en diskusjon om formatet som du forventes å bruke til å ta møteprotokollene. Hvis dette er uklart, kan du referere til et møte minutter eksempel å bruke som en mal.

Å Avklare forventningene til møteprotokollene med presidenten eller en annen kjent motpart, vil få deg til å føle deg mye mer trygg på å skrive møteprotokollene. Sikre at du har satt sammen en godt gjennomtenkt møte agenda skal sette deg opp til å transkribere møtet i en organisert måte.

2 Bruk agendaen som en disposisjon

når du vurderer hva som skal inkluderes i møteprotokollene, start med det grunnleggende. Først oppgi dato og klokkeslett for møtet. Deretter dokumenterer du navnene på alle møtedeltakerne og personer som ikke kunne delta. Det er sannsynlig at i begynnelsen av møtet vil det være litt tid dedikert til aksept eller endring av tidligere møteprotokoller.

Sørg for at du dokumenterer beslutninger om tidligere møter før du begynner å se på møteagendaen. Når denne delen av møtet er fullført, kan du bruke møteagendaen som en disposisjon, med hvert dagsordenelement som et underemne der du kan legge til bestemte notater.

til Slutt, vær sikker på at språket ditt er klart, entydig og komplett. Det er viktig å skrive møtet minutter objektivt, unngå adjektiver og adverb der du kan.

3 Legg til flere notater og klargjør poeng som er hevet

et viktig triks for å lykkes med møteprotokoller er å skrive møteprotokollene under møtet, eller rett etter møtet hvis du ikke kan transkribere når møtet finner sted. Gjennomgå disposisjon for å få hele omfanget av møtet og om nødvendig, legge til flere notater og avklare punkter hevet. Sørg for at du inkluderer tilstrekkelig detalj ved å utarbeide så mye som mulig på hvert møte agenda element, eventuelle diskusjoner eller beslutninger.

Spesielt For styreprotokoller anbefaler vi å inkludere en kort beskrivelse av hvert tiltak, samt begrunnelsen for beslutningen for fremtidig referanse. Hvis det var mye diskusjon før du sendte en bevegelse, skriv ned de store argumentene for og imot, og legg til så mye dialog som mulig.

etter at du har skrevet møteprotokollene dine, kan du redigere dem for å sikre kortfattethet og klarhet, slik at protokollen er lett å lese, tydelig og rett på sak.

det er lurt å legge ved eventuelle møtedokumenter som ble henvist til under møtet, i stedet for å forsøke å oppsummere ytterligere dokumentasjon.

4 Distribuer møteprotokollene

før du deler møteprotokollene, tenk på om det er en godkjenningsprosess som må finne sted før distribusjon til styret. Lederen må kanskje gjennomgå og godkjenne møteprotokollene før du kan dele dem. Hvis det er en godkjenningsprosess, gi deg litt ekstra tid når du oppgir forventet distribusjonsdato. Det kan også være noen standardiserte protokoller for deling og lagring av møteprotokollene.

Ved å Bruke en app som Fellow kan du lagre alle møteprotokollene på ett, organisert sted der du kan gi tilgang til bestemte eller alle personer. Tenk på om du vil dele møteprotokollene dine på nettet, gi en fysisk kopi eller lagre protokollen i en møteprotokoll-app som Stipendiat.

5 Lagre møteprotokollene for fremtidig referanse

Kontroller at uansett hvor du lagrer møteprotokollene, har du gitt tilgang til alle personene som har deltatt på møtet, og alle andre personer som trenger tilgang til disse møteprotokollene.

til slutt, sjekk inn Med Styrets President eller deres assistent for å se om de foretrekker å også skrive ut og lagre papirkopier som du deretter kan gi til andre ansatte eller Stol for innlevering.

6 Tips for å skrive styremøteprotokoller og holde oversikt over viktige beslutninger

1. Lag en disposisjon: ta notater under hvert møte agenda element som møtet utvikler seg.
2. Avkrysningsdeltakere når de kommer inn i rommet: få hver person til å presentere seg i begynnelsen av møtet, spesielt hvis du ikke kjenner dem.
3. Ta opp beslutninger eller notater om handlingselementer: Ta opp disse beslutningene eller handlingselementene så snart de transkriberer nøyaktig.
4. Be om avklaring om nødvendig: Ikke vær redd for å be om avklaring hvis noe er uklart. Det unngår å måtte komme tilbake til det senere når ting ikke er så friske i våre minner.
5. ikke prøv å fange alt: Å Fange alt ville være umulig. I stedet, lytte oppmerksomt for store beslutninger, gjøremål, problemer eller løsninger.
6. Ta opp det: med tillatelse kan du vurdere å ta opp møtet på telefonen eller en opptaksenhet hvis du er bekymret for manglende viktig innhold i møteprotokollene.

Transkribering av styremøteprotokoller kan være et krevende og noe utfordrende ansvar. Forstå hvorfor møte minutter er viktig kommer til å fremme effektiv møte ledelse generelt og gjøre deg til en mer effektiv og mer trygg transcriber.

Husk at bruk av en mal for møteprotokoller er svært nyttig og vil få deg til å føle deg mer organisert og forberedt fordi du vil bruke en konsekvent struktur og få påminnelser for å sikre at alle detaljene i møtet blir tatt opp. Alltid planlegge, registrere møtet minutter så detaljert som mulig og bruke en god del tid på å gjennomgå dokumenterte notater. Rediger møteprotokollene til du er fornøyd med kvaliteten og føler deg trygg på å dele Dem med Styret. Til slutt, ikke glem å lagre møteprotokollene på et trygt sted (For Eksempel Stipendiat.app) etterpå!

Se tilbake til denne trinnvise veiledningen om hvordan du tar møteprotokoller i et styremøte når du føler at du kan bruke litt rett frem veiledning.