Exchange-administratorer mottar ofte spørsmål fra brukere om å administrere Outlook-kalendere og kalenderdelingsfunksjoner. Heldigvis er det veldig enkelt å dele individuelle microsoft Outlook 2007-kalendere – og brukerne kan sette opp det selv. Her er trinnene du kan dele med brukerne, og hjelpe dem med å dele kalendere, tilpasse personlige kalendere og vise flere Outlook-kalendere i overleggsmodus.

Dele En Outlook 2007-kalender

hvis Du vil dele en standardkalender, åpner du kalenderen Og velger Del Min Kalender fra oppgavelinjen til venstre. Outlook vil opprette en ny e-postmelding med emnelinjen — Deling Invitasjon: <ditt navn > – Kalender.

denne meldingen inneholder to avmerkingsbokser (Figur 1, Hvorav Den første lar den valgte mottakeren se kalenderen din. Den andre avmerkingsboksen lar deg sende en forespørsel om å vise en annens kalender.

Figur 1. Del kalenderen din og send en forespørsel om å vise En Annen brukers Outlook-kalender.

Angi Outlook-kalendertillatelser

Når du deler kalenderen, Tilordnes Korrekturlesertillatelser etter standard. Dette betyr at mottakeren får skrivebeskyttet tilgang til kalenderen din. Du kan enkelt endre denne innstillingen.

Høyreklikk på oppføringen for den delte kalenderen I Alle Kalenderelementer I Outlook, og velg deretter kommandoen endre Delingstillatelser. Outlook vil vise Kategorien Tillatelser (Figur 2).

Figur 2. Kategorien Tillatelser viser en liste over alle personer som har lov til å vise microsoft Outlook 2007-kalenderen.

denne kategorien viser alle med tillatelse til å vise kalenderen din. bruk denne kategorien til å legge til eller fjerne kalendertilgang eller endre tillatelser. Outlook 2007 inneholder flere forhåndsdefinerte tillatelsesordninger, eller du kan opprette et egendefinert sett med tillatelser.

Mer Om Outlook 2007: Forutsi hvor store Outlook 2007-postbokser vil utføre hvordan postboksregler og Windows-Skrivebordssøk påvirker Outlook 2007 Unngå ytelsesproblemer I Outlook 2007 under reparasjoner

Deling av egendefinerte Outlook-kalendere

Outlook-brukere kan også opprette flere kalendere. En bruker vil ofte opprette en personlig kalender eller en kalender knyttet til et bestemt prosjekt. Hvis Du ser På Figur 3, ser du at ikke-standard (egendefinerte) kalendere er oppført I Delen Andre Kalendere på oppgavelinjen til venstre.

Figur 3. Outlook 2007 lar brukere opprette og tilpasse flere kalendere.

når en bruker deler sin kalender, deles bare standardkalenderen. Når noen andre viser kalenderen din, kan ikke vedkommende se ledig / opptatt-informasjonen som er oppført i de andre kalenderne. Hvis standardkalenderen viser at du er ledig i løpet av en viss tid, vil andre brukere se deg som ledig på den tiden, uansett hva som er planlagt på de andre kalenderne dine.

du kan også dele dine alternative kalendere ved å høyreklikke på kalenderen du vil dele og velge Del.

Åpne En Annen brukers Outlook-kalender

hvis Du ser tilbake på Figur 3, vil Du legge merke til At Kalender-oppgavelinjen inneholder muligheten til å åpne en delt kalender. Dette alternativet viser en dialogboks som ber om navnet på mottakeren hvis kalender du vil åpne.

du kan enten skrive inn mottakerens navn manuelt, eller du klikker På Navn-knappen og velger mottakeren Fra Den Globale Adresselisten. Når du har angitt mottakerens navn, klikker DU OK for å åpne kalenderen.

Når du åpner kalenderen, Vil Outlook vise den ved siden av din (Figur 4). En fane øverst i hver kalender identifiserer hvilken kalender du ser på. Det bør være enkelt å finne ut hvilken kalender som er din og hvilken som er en annen brukers, men uten å identifisere etiketter kan det bli forvirrende når du åpner mer enn to kalendere. Outlook åpner opptil 30 kalendere om gangen.

Figur 4. Outlook viser kalendere side ved side.

Vise Outlook-kalendere i overleggsmodus

hvis du viser flere Outlook-kalendere, kan det bli vanskelig å sammenligne tidsplaner manuelt. En løsning er å bruke Overlay mode, som lar deg se alles ledig / opptatt informasjon på en felles kalender.

hvis du vil bruke denne funksjonen, høyreklikker du på en kalender og velger Alternativet Vis I Overleggsmodus. Figur 5 viser Ut Outlook kombinerer avtaler på en kalender og fargekoder dem.

Figur 5. Overlay modus kombinerer alle avtaler på en enkelt kalender.

Om forfatteren: Brien M. Posey, MCSE, er en fem-tiden mottaker Av Microsofts Mest Verdifulle Professional (MVP) award for sitt arbeid Med Exchange Server, Windows Server, Internet Information Services (IIS), Og Filsystemer og Lagring. Brien har fungert SOM CIO for en landsdekkende kjede av sykehus og var en gang ansvarlig For Department Of Information Management På Fort Knox. Som freelance teknisk forfatter Har Brien skrevet For Microsoft, TechTarget, CNET, ZDNet, MSD2D, Relevante Teknologier og andre teknologibedrifter. Du kan besøke Briens personlige nettside på www.brienposey.com.