Medisinske Journaler Arkiveringssystemer
Tre typer numeriske arkiveringssystemer brukes ofte til arkivering av medisinske journaler-rett numerisk, terminalsiffer og midtsiffer.
Rett numerisk arkivering
Rett numerisk arkivering refererer til arkivering av poster i nøyaktig stigende rekkefølge i henhold til medisinske journalnummer. Dermed vil alle nummererte poster samtidig være i en stigende serie på arkiveringshyllene. Til f. eks. følgende fire medisinske poster vil bli arkivert i følgende rekkefølge på en hylle: 65023, 65024, 65025 og 65026.
Det Er Klart at det Er en enkel sak å trekke femti kontinuerlige poster fra arkiveringsområdet for studieformål eller for inaktiv lagring. Kanskje den største fordelen med denne typen arkiveringssystem er det enkle som personell er opplært til å jobbe med det. Denne tilnærmingen til arkivering har imidlertid visse ulemper. Det er lett å misfile siden en stab må vurdere alle sifrene i rekordnummeret på en gang når du sender inn en post. Jo større antall sifre som må tilbakekalles ved arkivering, desto større er sjansen for feil. Endring av tall er vanlig: medisinsk rekord 65424 kan misfiled som rekord 56524.
et mer alvorlig problem med rett numerisk arkivering er at den tyngste arkiveringsaktiviteten er konsentrert i området med maksimalt antall nye poster. Flere ansatte filing poster samtidig i slike områder er bundet til å komme i hverandres måte. Siden staber vanligvis arkiverer i området med de nyeste postene, er det ikke mulig å fikse ansvaret for en del av filen til en stab.
terminalsifret arkivering
et sekssifret tall eller et syvsifret tall kan brukes og deles med en bindestrek i tre deler, hver del inneholder normalt to sifre. Innenfor tallet er de primære sifrene de to siste, sekundære sifrene er de to midterste og de tertiære sifrene er de to første eller tre sifrene.
i en terminal siffer arkivering, det er 100 primære seksjoner, alt fra 00 til 99. En stab må først vurdere den primære delen mens innlevering postene. Med hver primær seksjon matches grupper av poster i henhold til sekundærsifferet, etter å ha funnet den riktige sekundære sifferseksjonen, journalpersonalet filer i numerisk rekkefølge av tertiære sifre. I medisinske journaler endres de andre tertiære sifrene med hver post.
Merk følgende eksempel i en terminal sifferfil
| 66-31-06 | 98-11-38 | 98-99-50 |
| 67-31-06 | 99-11-38 | 99-99-50 |
| 68-31-06 | 00-12-38 | 00-00-51 |
| 69-31-06 | 01-12-38 | 01-00-51 |
terminalsiffermetoden for arkivering er beskrevet ved hjelp av seks tall, men som nevnt tidligere kan den tilpasses for bruk av fem, syv eller til og med ni sifre. Med et femsifret tall kan man bryte det inn i tre seksjoner, som følger:
| 7-65-43 | 0-00-01 | etc. |
| med syv sifre, bruddet opp kan være: | ||
| 765-43-21 | 000-00-01 | etc. |
det er mange fordeler med terminal siffer arkivering. Når nye poster legges til hyllene, er deres terminalsifrede tall likt fordelt over 100 primære deler av hyllene. Hver 100. ny medisinsk rekord vil bli arkivert igjen i samme primære del av hyllene.
hindringen som resulterer mens rett numerisk arkivering følges når flere ansatte arkiverer i samme område, unngås. Staber kan tildeles ansvar for visse deler av hyllene. Når fire ansatte arkiverer, kan den første staben være ansvarlig for terminalsifrede seksjoner 00-24, den andre for 25-49, den tredje for 50-74 og den fjerde for 75-99.
siden registreringsnumrene fortsatt er tildelt i rett numerisk rekkefølge, er arbeidet jevnt fordelt mellom hver stab i hver seksjon. Tallene 463719, 453720 og 463721 er tildelt i streng rekkefølge, men postene vil bli arkivert i terminal sifferseksjonen «19», «20» og «21» henholdsvis.
Inaktive poster kan trekkes fra hver terminal sifferseksjon etter hvert som nye poster legges til. På denne måten volumet av poster i hver primære delen styres og store hull i filen som krever tilbake skiftende poster er forhindret. Denne volumkontrollen forenkler også planlegging for arkiveringsutstyr.
Fordeler med terminal digit filing
Misfiling er betydelig redusert med bruk av terminal digit filing. Siden personalet er opptatt av bare ett par siffer om gangen, er transponering av tall mindre sannsynlig. Selv om de tertiære sifrene økes til tre, for eksempel 245-68-90, er det lettere å hente tre siffer enn å hente syv.
opplæringsperioden for medisinsk journalassistent er vanligvis litt lengre for et terminalsiffersystem enn for en rett numerisk arkivering, men de fleste ansatte kan lære det om noen dager.
Innledende oppsett av filhyller kan være nødvendig fra startstadiet, noe som kan kreve flere enheter av hyller siden utvidelsesfunksjoner må planlegges for det totale medisinske journalområdet.
midterste siffer filing
i denne metoden ansatte filer i henhold til par sifre, som i terminal siffer filing. På den annen side er de primære, sekundære og tertiære sifrene i forskjellige posisjoner. De midterste sifrene i et sekssifret tall er de primære sifrene, sifrene til venstre er de sekundære sifrene, og sifrene til høyre er de tertiære sifrene
| 76 | — | 68 | — | 96 |
| Sekundær | primær | tertiær | ||
| Vist nedenfor er en prøvesekvens i midtre sifferfil | ||||
| 76-68-96 | 99-68-96 | |||
| 76-68-97 | 99-68-97 | |||
| 76-68-98 | 99-68-98 | |||
| 76-68-99 | 99-68-99 | |||
| 77-68-00 | 00-69-00 | |||
| 77-68-01 | 00-69-01 | |||
fra eksemplet gitt, kan de ansatte se at blokker av 100 poster (f. eks., 76-78-00 gjennom 76-78-99) er i rett numerisk rekkefølge.
Dette har flere fordeler:
- For det Første er det enkelt å trekke ut 100 fortløpende nummererte poster for forskningsformål.
- for Det Andre er konvertering fra et rett numerisk system til et midtre siffer system mye enklere enn å konvertere til et terminalt siffer system.
- for Det Tredje er blokker med 100 poster trukket fra en rett numerisk fil i nøyaktig rekkefølge for midterste siffer arkivering.
midterste siffer arkivering gir en jevnere fordeling av poster som gjør rett numerisk arkivering, selv om det ikke er lik balansen oppnås ved en terminal siffer arkivsystem.
som i terminal siffer arkivering, ansatte er innlevering av par sifre i stedet for med seks eller syv sifre; derfor feil innlevering er redusert.
det er visse ulemper for midterste siffer arkivering. Mer trening kan være nødvendig enn rett numerisk eller terminal siffer arkivering.