I denne artikkelen viser Vi deg flere måter å skanne og sende dokumenter på e-post. Vi viser deg ulike teknikker som:

• slik bruker du skriverens skann til e-postfunksjon
• slik skanner du fra datamaskinen
• slik skanner du med telefonen
• slik legger du ved dokumentet i en e-post

Vi viser deg også hvordan du forvandler dokumentet til et digitalt dokument som du og mottakeren kan signere på nettet.

La oss komme i gang.

Bør Du Bruke Funksjonen Skann Til E-Post På Skriveren?

Skann til e-post kan se ut som en rask og effektiv måte å skanne et dokument på og sende det på nettet. Og det er, bare ikke for alle dokumenter og mottakere.

En av de største ulempene ved å bruke funksjonen «skann til e-post» er risikoen for at dokumentet ikke når mottakeren.

når du bruker funksjonen «skann til e-post», er det vanskeligere å kontrollere at e-postadressen du skriver inn, er riktig fordi du kanskje ikke får en feilmelding hvis du skrev den feil. Du vil ikke motta noen advarsel hvis den tiltenkte mottakeren har endret e-postadressen eller hvis innboksen er full heller.

Mottakere kan heller ikke svare på en melding levert fra en skriver, da retur-e-postadressen vises som en» no-reply » – adresse. Du kan sjelden tilpasse meldingen, og du vil ikke høre tilbake fra mottakere hvis de prøver å kontakte deg ved hjelp av e-postadressen på meldingen.

hvis du vil bruke funksjonen «skann til e-post», bør du bare gjøre det når du personlig kan bekrefte at e-posten nådde målet, og du bør bare bruke denne funksjonen med dokumenter som ikke er veldig viktige da de kanskje ikke kommer gjennom på første forsøk.

Så hva skal du gjøre i stedet?

Det Bedre Alternativet: Slik Skanner og Sender Du Et Dokument Via E-Post (+ Signerer Det eller Ber Om En Signatur) På En Trygg Og Praktisk Måte

Her er noen måter å skanne, sende e-post og til og med signere et dokument på nettet uten å bruke funksjonen «skann til e-post»:

Skann Dokumentet

slik skanner du dokumentet ved hjelp av en skanner eller multifunksjonsskriver:

Slik Skanner Du I Windows

windows Har En Innebygd metode for skanning Av Dokumenter, slik at Du Ikke Trenger Å Bruke En Annen App Eller Programvare For Å Gjøre Det.

Her er hvordan:

1. Åpne Start-menyen
2. Finn Scan app og klikk På Den for å åpne Den. Hvis du ikke finner det, kan du søke etter det ved hjelp av søkeverktøyet nederst til venstre.
3. når Du har åpnet Scan app, vil Den fortelle deg om skanneren ikke er tilkoblet, i så fall må du sjekke at skanneren er på og riktig koblet til.
4. Velg skanneren du skal bruke fra listen, og hvilken type fil du skal lagre skanningene som. HVIS DU bare vil ha et bilde, PNG og JPEG er begge svært vanlige formater.
5. hvis du vil starte skanningen, plasserer du dokumentet i skanneren vendt ned, og deretter går Du Til Vis Mer > Forhåndsvisning for å ta en tidlig titt på dokumentet.
6. du kan også endre bildeinnstillingene (for eksempel farge-eller gråtonemodus og bildeoppløsning) ved å bruke funksjonen «Vis mer».
7. Vent Til skanneren er ferdig med å skanne dokumentet som en forhåndsvisning og viser dokumentet på skjermen. Hvis dokumentet er feiljustert eller feilplassert, fikser du plasseringen i skanneren og forhåndsviser den på nytt.
8. når du er fornøyd med posisjoneringen, kan du velge området du vil skanne ved å klikke og dra over det. Når du har valgt området du vil skanne, klikk på «Scan».
9. Gjenta denne prosessen med hver side du vil skanne.
10. Vent til skanningen er klar, og du vil få dokumentet ditt digitalisert.

Husk å lagre dokumentet i en mappe du vil huske. For å gjøre ting enkelt, kan du også lagre Det på Skrivebordet ditt, slik at du ikke går glipp av det.

Slik Skanner du På En Mac

Mac-maskinen har også et forhåndsprogrammert verktøy for bruk av skanneren. Slik bruker du det:

1. Forbered dokumentene dine.
2. Åpne Forhåndsvisning-appen.
3. Gå Til Fil > Importer Fra Skanner, og velg skanneren.
4. hvis du ikke ser skanneren oppført, må du kontrollere at skanneren er slått på og koblet til.
5. du vil se dialogboksen «Import», der forhåndsvisningsskanningen blir forberedt.
6. du kan nå velge skannealternativer. Hvis ønskelig, endre farge, type dokument, størrelse, retning og andre detaljer.
7. Klikk På «Scan» for å starte skanningen, og appen vil gi deg beskjed når du har digitalisert dokumentet fullt ut.
8. Gjenta denne prosessen med hver side du vil skanne.

du har nå en digitalisert versjon av dokumentet. Husk hvilken mappe du lagret dokumentet i, eller lagre det På Skrivebordet slik at du kan se det på skjermen når du er ferdig.

Slik Skanner du på iOS

du kan skanne dokumentet uten skanner ved hjelp av iPhone eller iPad innebygde kameraet. Her er hvordan:

1. Forbered dokumentet ved å plassere det på en flat overflate med god belysning.
2. Åpne Notater-appen på iPad eller iPhone.
3. Opprett et nytt notat eller velg et eksisterende notat for å legge til et skannet dokument i det.
4. Trykk på kameraikonet nederst på skjermen.
5. Trykk på «Skann Dokumenter».
6. Rett kameraet mot dokumentet du vil skanne. hvis enheten ikke starter skanningen automatisk, trykker du på utløserknappen for å starte.
7. Gjenta denne prosessen med hver side.
8. dokumentet ditt blir nå skannet og lagret i Notater-appen.

du kan dele notatene dine via flere apper eller sende dem som en e-post.

Slik Skanner Du På Android

Android har ikke en innebygd app dedikert til skanning av dokumenter. Du kan imidlertid skanne dokumentet ved Hjelp Av Google Disk.

Her er hvordan:

1. Klargjør dokumentet ved å plassere det på en flat overflate med god belysning.
2. Åpne Google Disk-appen, og trykk på » + «- ikonet nederst til høyre på skjermen for å opprette et nytt dokument, og velg Deretter » Skann.»
3. Rett kameraet mot dokumentet, juster det og ta et bilde.
4. Kontroller forhåndsvisningen, beskjær den og juster innstillingene slik du ønsker, eller skann dokumentet på nytt ved å trykke på «ta på nytt».
5. Gjenta denne prosessen med hver side.
6. dokumentet ditt er nå skannet og lagret I Google Disk-kontoen din.

du kan dele det nye dokumentet via en kobling eller legge til e-postadresser for å få tilgang til det.

Send Dokumentet Ditt På E-Post Og Be Om En Signatur (Eller Signer Den)

Her er den beste måten å få ditt digitaliserte dokument signert på nettet:

Bruk Elektronisk Signaturprogramvare

når du har digitalisert dokumentet, har du noen alternativer for å få det signert. En gratis og enkel måte er ved å be om en signatur gjennom en online signatur app Som Signaturely.

Signaturely Er en enkel og effektiv digital signatur programvare som lar deg lage online signaturer og elektroniske dokumenter med juridisk gyldighet. Med Signaturely trenger ikke signatarene dine å være på samme sted for å signere et dokument. I stedet kan de signere det på nettet med telefonen, nettbrettet eller datamaskinen.

Signaturely lar deg lage e-signaturer gratis, uten registrering. Dette gjør at du kan signere dokumentet på nettet og dele det med flere personer.

Her er hvordan:

1. Opprett en Konto På Signaturely gratis
2. Åpne kontoen din Og velg navnene til de som trenger å signere dokumentet.
3. Klargjør dokumentet ved å legge til en tittel og en tilpasset melding til personene som skal signere det:
4. Rull ned og velg hvordan du vil legge til filene dine. Du kan velge filer fra en nettplattform, For Eksempel Google Disk-kontoen din, eller laste dem opp fra datamaskinen.
5. Åpne dokumentet og legg til signaturfelt i det med online-redigeringsprogrammet.
6. Skriv inn signatarenes navn og e-postadresser. Du kan også velge en ordre for dem å logge på, Og Signaturely vil sende dokumentene til brukere i forhåndsvalgt rekkefølge:
7. Se gjennom informasjonen din og klikk På «Send Dokument».

når du har sendt dokumentet, kan du spore det med Signaturely-kontoen din. på denne måten kan du se om en mottaker tar for lang tid å signere. Hvis noen tar for lang tid, trenger du ikke å ringe dem, du kan bare sende dem et varsel for å minne dem om at deres signatur er nødvendig.

Når signatarene mottar dokumentet, vil Signaturely veilede dem gjennom signeringsprosessen, hjelpe dem med å lage sin egen signatur og gå gjennom hvert signaturfelt til de er ferdige.

Pros:

• Veldig enkel å bruke
• Profesjonell og personlig
• Fungerer på alle enheter
• Holder deg i kontroll over prosessen
• Guider deg og dine underskrivere gjennom hvert trinn
• du kan starte gratis

Ulemper:

• ingen mobil app tilgjengelig (for tiden i utvikling)

Bruk E-Postklienten

Du kan også velge å bruke e-postklienten til å sende et dokument. Husk at hvis du trenger å signere dokumentet, må du signere det før du sender det ved å enten fysisk signere det eller bruke en elektronisk signatur.

slik sender du dokumentet:

1. Åpne e-postkontoen din.
2. Velg «Ny Melding» for å begynne å skrive en ny e-post.
3. i det nye e-postvinduet søker du etter et «legg til vedlegg» – symbol. Det ser vanligvis ut som et papirklipp.
4. etter å ha klikket på den, finn filen, velg den og trykk » Enter.»
5. du kan også dra den skannede filen og slippe den inn i vinduet.
6. Skriv ferdig meldingen og legg til mottakerens e-postadresser.
7. du kan nå sende e-posten din med den vedlagte skannede filen.

Pros:

• Enkel å bruke
• Gratis å bruke
• Du kan gjøre det fra telefonen

Ulemper:

• forteller deg ikke hvem som har signert og hvem som ikke har det
• du må kanskje skrive ut og signere dokumentet først og be underskriverne om å gjøre det Samme
• Tregere prosess
• Ikke så profesjonell som å bruke en spesialisert plattform

FAQ: Skann til e-post

her er svarene på de vanligste spørsmålene om e-post skannede Dokumenter.

hvordan skanner jeg fra skriver til e-post?

1. Åpne skanneappen.
2. Skann dokumentet.
3. Lagre det.
4. Slå opp dokumentet.
5. Høyreklikk på den.
6. Velg «Del» og deretter «Mail».
7. Skriv din e-post.
8. Send e-posten din.

hva er forskjellen mellom skanning og skanning til e-post?

når du bruker skriveralternativet «skann til e-post», trenger du ikke å bruke annen programvare for å sende det skannede bildet. Men du mangler også all funksjonaliteten til å sende en e-post, som å legge til en melding, sørge for at e-posten kommer, og redigere bildet ditt før du sender det.

er skanning til e-post sikker?

Ikke nødvendigvis. Når du bruker funksjonen «skann til e-post», kan du ikke være sikker på om e-posten ble sendt på riktig måte, med mindre du selv har tilgang til e-postadressen.

multifunksjonsskrivere sender også e-post i klartekst som standard. Disse kan fanges opp av tredjeparter som også er koblet til Det Samme WiFi-nettverket som skriveren din.

Derfor bør du bare bruke funksjonen «skann til e-post» på skriveren for ikke-konfidensielle dokumenter som du personlig kan bekrefte ble sendt riktig.

Hvor mange sider kan du skanne til e-post?

du kan sende opptil 999 skannede sider. Dette nummeret vil trolig avhenge av minnet og kapasiteten til skriveren.

hvordan sende dokumenter?

1. Åpne e-postkontoen din.
2. Begynn å skrive en ny melding.
3. Dra og slipp dokumentet i meldingen.
4. Sjekk informasjonen din og legg til mottakerens e-postadresse.
5. Klikk På «Send.»

Hvordan sender jeg et konfidensielt dokument via e-post?

Du kan bruke Gmails konfidensielle modus hvis du vil ha et ekstra sikkerhetsnivå for å beskytte konfidensiell informasjon mot uautorisert tilgang. Med den kan du angi en utløpsdato for meldinger, og til og med tilbakekalle tilgang til dem.

mottakerne kan ikke kopiere, videresende, skrive ut eller laste ned meldingen.

hvordan skriver jeg en e-post med vedlegg?

1. Gå til e-postkontoen din.
2. Velg «Ny melding».
3. Se etter et bindersikon og klikk på det for å legge ved en fil.
4. Se etter filen i datamaskinens mapper. Når du finner det, klikk på «Åpne» eller » Velg fil.»
5. Fortsett å skrive e-posten.
6. Legg til en emnelinje og e-postadressen til personen du vil sende den til.
7. Klikk På «Send» når du er klar til å sende e-posten din.

Konklusjon

Som vi så, er det flere måter å skanne dokumentene på. Fra multifunksjonsskrivere til iPhone og Android-telefonen din, kan du skanne og sende dokumentene dine på nettet, uansett hvor du er.

og hvis dokumentene dine krever signaturer, kan du alltid samle juridisk bindende signaturer med Signaturely gratis.

Signaturely vil hjelpe deg med å forvandle skannede dokumenter til dokumenter som er klare til å bli signert av alle parter. Den veileder deretter underskriverne gjennom signaturprosessen og holder deg oppdatert etter hvert som de gjør det.

Prøv Signaturely gratis i dag.