Siden Begynnelsen Av Outlook Har Microsoft alltid inkludert Arkiv-og Automatisk Arkiveringsfunksjoner, Og Outlook 2010 er ikke noe unntak. Funksjonen Automatisk Arkivering flytter eller sletter automatisk de eldre e-postene fra Den Primære Postboksen til En Arkivdatafil som er lagret på den lokale harddisken. Disse filene kalles .PST-filer. I det siste, Når Outlook .PST-filer hadde en 2 GIG grense, Arkivfunksjonen var mye viktigere da den arkiverte eldre e-postmeldinger ut Av Din Primære .PST-fil og Inn I Et Arkiv.pst-fil. Når det er sagt, selv om .PST-filer I Outlook 2010 har en 20 Gig grense, det er fortsatt lurt å la den administrere eldre e-post for å holde .PST-filer små og systemytelsen opp.

Hva Gjør AutoArchive-Funksjonen?

Automatisk Arkivering reduserer postboksstørrelsen ved å slette eller flytte gamle elementer til en arkivdatafil eller .PST. Prosessen fungerer ganske mye det samme om Du bruker Microsoft Exchange på jobb ELLER IMAP ELLER POP fra et hjem eller en liten bedrift oppsett. Det er egentlig akkurat som å ta noen stabler med papir av skrivebordet og plassere dem i en organisert rask tilgang arkivskap eller .PST-fil, som nevnt ovenfor. Denne prosessen er forskjellig fra eksport på to måter. Eksport vil tillate deg å flytte e-postene i flere forskjellige eksterne formater, Mens Arkivering bare lar deg flytte de eldre e-postene til en .pst-fil eller slette e-posten helt. Arkivering gir også enklere tilgang til gamle e-postmeldinger siden det er en fane i Outlook-navigasjonsruten. Selvfølgelig kan Du også sette Opp AutoArchive for å slette din gamle e-post også.

Slik Aktiverer Du Standard Automatisk Arkivering For Alle Outlook 2010-Mapper

1. I Microsoft Outlook og klikk På Fil-menyen og velg Alternativer.

2. Klikk Kategorien Avansert I Alternativer-menyen, og klikk deretter Knappen Innstillinger For Automatisk Arkivering.

3. Klikk på avmerkingsboksen For Kjør Automatisk Arkivering hver Dag. Herfra kan du tilpasse Innstillingene For Automatisk Arkivering for Outlook 2010; Men Som standard, når den er aktivert, vil AutoArchive flytte (ikke slette) all e-post eldre enn seks måneder til Et Arkiv.pst-fil. Jeg foreslår at du holder Meldingen før AutoArchive kjører sjekket slik at du blir varslet når et arkiv skjer. Du vil bli overrasket over hvor ofte folk spør meg om manglende meldinger. Normalt er det En Automatisk Arkiveringsfunksjon. Når du har innstillingene der du liker dem, klikker Du Bruk disse innstillingene til alle mapper nå.

Hvis Du fulgte trinnene ovenfor, aktiverer Automatisk Arkivering Alle Outlook-meldingene. Hvis det er en mappe du ønsket å ekskludere Fra AutoArchive, eller hvis du bare vil at den skal gjelde for noen få mapper, kan vi også gjøre det. Outlook 2010 lar Deg tilpasse innstillingene For Automatisk Arkivering for hver mappe; her er hvordan.

Endre Innstillinger For Automatisk Arkivering For Enkeltmapper I Outlook 2010

4. Se i navigasjonsruten til venstre i Outlook. Derfra høyreklikker du på en mappe og velger Egenskaper for å angi Automatisk Arkiveringspolicy.

5. Klikk kategorien Automatisk Arkivering I Vinduet Innboksegenskaper som vises. Her kan du tilpasse autoarchive innstillinger for denne mappen eller deaktivere AutoArchive for det helt.

Ok, nå vet Vi Hvordan Du Automatisk Arkiverer individuelle mapper. Men hva om Du ikke vil bruke AutoArchive i Det hele tatt? Hvis du ikke er fan av den automatiske funksjonen, kan du Fortsatt Bruke Arkivering ved hjelp av den manuelle prosessen.

Slik Arkiverer Du Elementer Manuelt

6. I Outlook klikker Du Kategorien Fil > Info-menyen og velger Oppryddingsverktøy > Arkiv.

7. I Dialogboksen Arkiv som vises, velger Du Hvilke Mapper du Vil Arkivere. Denne prosessen er nesten Den Samme Som AutoArchive, bortsett fra at det er en engangsavtale. Noe annet er at du selv kan overstyre egenskapen» Ikke AutoArchive » hvis du har brukt det på noen mapper, men det er valgfritt.

Hvor Er Outlook Arkiverte Elementer Plassert?

8. I Outlook kan du få tilgang til arkiverte elementer Fra Arkivmappen i e-postnavigasjonsruten til venstre.

9. Du kan også få tilgang til arkiver Fra Outlook .pst-fil hvor de lagrer. Du kan komme dit ved å klikke På Filen > Åpne meny-fanen og velg Åpne Outlook-Datafil.

10. Som standard arkivet outlook .pst-filplassering er:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

hvis Du ikke har brukt Arkivering i Outlook før, prøv det. Det er sikkert å holde ting rent og flytte gamle, ubrukte e-postelementer ut av Din Primære Postboks/.PST-fil. Det er også en fin måte å holde .PST filstørrelse under kontroll. Og det vil hjelpe med systemytelsen!