et produkt leveres alltid med en brukerhåndbok for å hjelpe kundene med å lære å bruke den. Nå er det første spørsmålet som oppstår, hvordan å lage en brukerhåndbok i word enkelt?

Brukerhåndbøker betyr forskjellen mellom en god kundeopplevelse og en forferdelig opplevelse. En bruksanvisning er ikke bare for nye kunder. Selv erfarne kunder bruker den til å oppdatere minnet om visse funksjoner i produktet.

de refererer Også til det for å løse et bestemt problem de kan oppleve med produktet. La oss dykke inn for å forstå hvordan du oppretter brukerhåndbøker.

Opprett Brukerhåndbok I Microsoft Word: 7-Trinns Prosessen

Microsoft Word gir et rammeverk som brukerne bruker til å presentere informasjon om deres produkt eller tjeneste. Det gir dem frihet til å tilpasse dokumentet som per deres behov.

Her vil vi dele med deg de syv trinnene for å lage en brukerhåndbok I MS Word.

Trinn 1: Den Foreløpige Fasen

• I Microsoft Word klikker du Kategorien Fil Og velger Ny
• Dobbeltklikk Mappen Bøker i Vinduet tilgjengelige maler. Gå til Mappen Andre Bøker og dobbeltklikk på den
• Dobbeltklikk På Profesjonell manuell mal

Microsoft Words brukerhåndbok mal er der Du kan tilpasse håndboken etter eget valg. Dokumentet lastes ned til et nytt word-vindu etter å ha fullført trinnene ovenfor.

Trinn 2: Følg Seksjonene

Gå gjennom sidene i brukerhåndbokmalen. Det vil gi deg en ide om hva som blir inkludert, hva som må endres, og hva som må legges til. Brukerhåndbokmalen er utgangspunktet.

Microsoft Word inneholder en generisk sidetittel, innholdsfortegnelse, overskrifter, tekstblokker og plassholdere for bilder. Den kommer også med tips om å lage en brukerhåndbok som brukerne vil elske.

Trinn 3: Legg Til Innholdet

• Marker overskriften eller tekstblokken. Plasser brukerhåndboken din på den. Du kan også kopiere den fra et annet dokument og lime den inn i mal tekstbokser.
• Erstatt All Plassholdertekst I Microsoft Word med din egen.
• Fyll ut brukerhåndboken med informasjonen etter behov. Du kan legge til tekst først, deretter bildene og overskriftene. Du kan til og med velge å jobbe lineært fra første side til slutten. Det er ditt valg.

Trinn 4: Sett Inn Bilder Av Ditt Valg

• Høyreklikk et plassholderbilde eller bilde, og klikk På Slett-tasten for å fjerne det. For å legge til din, klikk På Sett inn-fanen og deretter på bilde-knappen.
• Bla gjennom bilder og dobbeltklikk på den du vil sette inn i plassholderen.

du kan legge til firmalogoen din på forsiden eller et annet sted i dokumentasjonen etter eget valg. Det er en fin måte å bruke merkevaren TIL MS Word brukerhåndboken.

Trinn 5: Format Som Du Trenger

• Klikk På Hjem-Fanen. Bla gjennom alternativene i Stiler-delen av båndet. Gjennom dette vil du kunne bestemme hvordan hver del av håndboken din vil se ut. Jeg mener hovedteksten og overskriftene.
• noen ganger vil brukere ikke bruke elementene som tilbys av malen. I slike situasjoner høyreklikker du en av stilene, for eksempel overskrift 1, og velger endre.
• Reformatere toppteksten og klikk OK.

stilene for alle seksjonsoverskrifter vil bli endret. Du trenger ikke å gjøre alt manuelt. Det er en utmerket måte å sikre at bruksanvisningen tilfredsstiller bedriftens interne stilkrav.

Trinn 6: Bekreft Og Korrekturles

Gå til den første siden i instruksjonsmalen, som er forsiden i de fleste brukerhåndbokmaler. Sørg for at all plassholdertekst erstattes med innhold om tjenesten eller produktet.

Trinn 7: Legg Til Innholdsfortegnelse Og Lagre Håndboken

innholdsfortegnelsen viser de generiske maloverskriftene for brukerhåndbok.

• Høyreklikk på innholdsfortegnelsen og gå til oppdateringsfeltet.
• Gå til alternativet oppdater hele tabellen, og klikk DERETTER OK.
• Klikk på Fil-fanen og velg Lagre som. Skriv inn navnet på bruksanvisningen i filnavn-feltet. Velg hvor du vil lagre dokumentet, og klikk På Lagre-knappen.
• det vil endre innholdsfortegnelsen for å vise nye overskrifter og sidetall.

Følg disse syv trinnene og lage dine instruksjonsmanualer med letthet.Deretter skal vi diskutere hva som skal inkluderes i slike brukervennlige håndbøker.

Hvorfor Er Brukerdokumentasjon Viktig?

Brukerdokumentasjon veileder kundene dine om hvordan du får mest mulig ut av produktet. Den inneholder installasjonsinstruksjoner og en feilsøkingsdel for å hjelpe brukere med produktet. Det er et alt-i-ett-sted for alle typer ressurser for å hjelpe kundene. For eksempel hvordan du lagrer et dokument, bruker et bestemt verktøy eller viktig sikkerhetsinformasjon.

selv om å lage brukerveiledninger er mer enn bare» how-to » materiale. Det er et segment av formidle brukeropplevelse. Derfor er det også et markedsføringsmateriale. Det viser kundene at bedriften bryr seg, ikke bare når du kjøper produktet.

men også om kundene har stor erfaring med å bruke den. Når disse kundene føler at du verdsetter dem, vil de fortsette å komme tilbake til deg, og dermed beholder du dem.

Ting Som Skal Inkluderes I Brukerhåndboken

ingen kunde leser bruksanvisninger for nytelse eller for å passere tiden. Leserne leser dem for å overvinne et problem de har møtt. De ser på innholdsfortegnelsen for å finne viktig informasjon.

dermed fokuserer de bare på bestemte deler og leser ikke bruksanvisningene fra start til slutt. Også, når du skriver et teknisk dokument, husk at å være detaljert betyr ikke inkludert lange avsnitt.

1. Målet Med Bruksanvisningen

   «Hva er hensikten med å lage bruksanvisningen?»

   » Hvilke aktiviteter bør inkluderes i bruksanvisningen?»

   dette er spørsmålene man må svare på før man starter arbeidet med å lage sin håndbok. For en effektiv håndbok er det nødvendig å ha et klart mål i tankene.

2. Tenk På Hva Du Vil Inkludere?

   for å lage overbevisende brukerhåndbokmaler må du ha en presis ide om hvilken type innhold du vil inkludere i dokumentasjonen. Samle all kunnskap, informasjon, sjekklister på ett sted. Vær grundig med hvert punkt og sørg for at din tekniske forfatter har alle materialene for å skrive trinnvise instruksjonene.

   ikke stol på hukommelsen din. Selv hoppe over et lite skritt kan føre til forvirring blant publikum. Sørg for at brukerne vet alle aspekter av produktet eller tjenesten som du prøver å selge.

3. Hold Leserne I Tankene

   Tenk som en bruker når du begynner å skrive en bruksanvisning. Hvorfor? Fordi du vet alt om produktet eller tjenesten, men brukerne vet det? Ingen.

   når du skriver instruksjoner, begynn å tenke fra brukernes synspunkt. Det er fordi de er de som engasjerer seg med produktet eller tjenesten din. Anta at brukerne har null kunnskap om emnet før du begynner teknisk skriving. På denne måten vil en teknisk forfatter kunne skrive instruksjoner for å gjøre håndboken effektiv. Det er fordi du vil ha en bedre forståelse av brukernes demografi.

4. Samarbeid Er Viktig

   det er ikke lett å skrive disse dokumentene. Brukerne er avhengige av deg for å få hjelp, og de er avhengige av arbeidsinstruksjonene som finnes i brukerhåndbøkene for å løse problemene sine. Så, hvordan sikre at du ikke går glipp av eller feilskriver noen viktige instruksjoner?

   svaret er gjennom samarbeid. Opprett et team for å samarbeide når du arbeider med dokumentasjonen. Du kan tilordne forskjellige gruppemedlemmer til å skrive, gjennomgå, organisere informasjonen på ett sted og opprette visuelle ressurser for bruksanvisningen.

5. Få Organisert

   når du bestemmer deg for hvilken informasjon du vil inkludere i dokumentasjonen, er neste trinn å organisere all relevant informasjon. Sett opp flyten av dokumentet i forskjellige seksjoner.

   du kan bryte den inn i kategorier basert på hva brukerne kan søke etter i dokumentasjonen. Sørg for at dokumentet er i en sømløs flyt og inkluderer dyptgående prosesser fra start til slutt. Organisering av informasjonen er viktig for å unngå forvirring blant brukerne. Det gjør det enkelt å lese brukerhåndbøkene dine.

6. Skriv Klare Instruksjoner

   når du har alt skissert og organisert med en klar struktur, blir teknisk skriving lett. Hovedmålet med brukerhåndbøker er å hjelpe brukerne med å fullføre oppgaver og løse problemer.

   Derfor kommer du raskt til poenget. Unngå å kaste bort tiden din. Bruk nummererte lister for instruksjoner og sørg for at innholdet er kort. Dette er noen av de beste praksisene når du skriver brukerdokumentasjon.

7. Legg Til Struktur Med Innholdsfortegnelse

   det er nødvendig å legge til en innholdsfortegnelse i håndboken. Innholdsfortegnelsen gir navigering til brukeren og hjelper dem med å komme raskt til et bestemt emne. En bruker kommer ikke til å lese dokumentasjonen fra start til slutt.

   De vil bare løse et bestemt problem eller lære om et bestemt emne. Derfor vil å ha en innholdsfortegnelse spare tid og krefter. Du kan bruke redigeringsprogrammer til å opprette en innholdsfortegnelse rundt hoder og underoverskrifter automatisk.

8. Legg Til Visuelt Hjelpemiddel I Bruksanvisningen

   en håndbok er iboende litt av en oppgave å lese. Den er full av tekst og er ikke engasjerende. Forskning har vist at en person kan få en følelse av en visuell scene på mindre enn 1/10 av et sekund. Visuals blir behandlet 60.000 ganger raskere i hjernen sammenlignet med tekst.

   derfor gir bilder og videoer en bedre kommunikasjonsopplevelse sammenlignet med tekstbasert innhold. Prøv å gjøre dokumentasjonen interaktiv med instruksjonsvideoer og lydinstruksjoner. Du kan også inkludere skjermbilder, skjermopptak, opplæringsvideoer. Det vil gjøre innholdet engasjerende og også hjelpe en bruker effektivt.

9. Be Om Tilbakemelding

   Håndbøker spiller en viktig rolle i å hjelpe en bruker med å forstå bedriftsproduktene dine. Derfor fokuserer du på kontinuerlig forbedring av håndboken og tar sikte på å gjøre den nesten perfekt. Oppfordre de som bruker dokumentasjonen til å gi tilbakemelding og forslag til å gjøre innholdet mer overbevisende.

   en utmerket brukerhåndbok gir forbrukerne raske og nøyaktige svar på deres spørsmål om lignende produkter. Dette var noen av de beste praksis på hva som skal inkluderes i instruksjonsmanualer. Det vil hjelpe deg å skrive en omfattende manual som brukerne vil finne svært nyttig.

5 Brukerhåndbokmaler Som Skal Brukes Med Microsoft Word

avhengig av formålet og målgruppen, faller håndbøkene inn i ulike kategorier som:

• Standardhåndbøker
• brukerhåndbøker
• Treningshåndbøker
• Policyhåndbøker
• kontorhåndbøker
• Servicehåndbøker og andre spesielle veiledninger.

her vil vi dele med deg fem manuelle maler med sine lenker for deg å bruke.

1. Profesjonell Manuell Mal

   Creator: Microsoft

   Format: Word 2003 eller nyere

   Lisens: Gratis Mal

2. Brukerveiledning Mal

   Creator: Manuelle Maler

   Format: Doc

   Lisens: Gratis Mal

3. Opplæring Manuell Mal

   Creator: Manuelle Maler

   Format: Doc

   Lisens: Gratis Mal

4. Programvare Manuell Mal

   Creator: Manuelle Maler

   Format: Doc

   Lisens: Gratis Mal

5. Produkthåndbok Mal

   Skaperen: Manuelle Maler

   Format: Doc

   Lisens: Gratis Mal

Hvordan Brukerdokumentasjon Støtter Teamet

en bruker kontakter kundestøtteteamet hvis det er et problem med produktet eller har problemer med å bruke det.

å Ha eksepsjonell brukerdokumentasjon vil hjelpe teamet ditt på to måter.

1. Gir Dem En Enkel Referanseguide

   Brukerdokumentasjon er ikke bare for kunder. Kundestøtterepresentantene dine kan bruke dokumentasjon for å gi kundene bedre støtte når de trenger hjelp. Med inkorporering av nødvendige elementer som produktsammendrag, indeks eller innholdsfortegnelse, kan servicerepresentantene dine finne informasjonen de trenger for å svare kunder raskt.

2. Reduserer Anrop

   Personer kontakter kundestøtterepresentanter når de ikke kan løse problemet på egen hånd. Hvis kundene kan løse problemer selv, vil de ikke be om veiledning. Mer enn 70 prosent av kundene foretrekker å bruke selskapets nettside for hjelp i stedet for å bruke en telefon eller e-post.

   å Ha brukerdokumentasjon som er omfattende, lett å forstå, klar og konsis, vil gå langt for å redusere det totale volumet av samtaler, e-post,chatter, etc. Det vil redusere belastningen på kundeservice.

3. Forbedrer Produktiviteten

   et pålitelig referansepunkt kan eliminere en enorm mengde stress fra kundesupportteamene dine. Tvil og spørsmål som kan ta 15 minutter å løse kan besvares på riktig måte ved å dirigere kunder i riktig retning i brukerhåndbøkene.

Konklusjon

fra denne bloggen kan du vurdere hvordan du oppretter en brukerhåndbok i word på en måte som er mest nyttig for brukerne dine. Det er et tegn på eksepsjonell dokumentasjon!

Fokuser på å gi dem en håndbok som fortsetter å glede dem. Det bør gi slags kundeopplevelsen du ønsker å ha hvis du var i deres sted.

Så, Hvis du har besluttet å produsere en online brukerhåndbok for kundene å få svar på sine spørsmål eller veiledning for produkter og tjenester, Så CloudTutorial er det beste alternativet å velge.