sinds het begin van Outlook heeft Microsoft altijd de functies archief en AutoArchiveren opgenomen, en Outlook 2010 is geen uitzondering. De AutoArchive functie verplaatst of verwijdert automatisch de oudere e-mails van uw primaire Mailbox in een archief gegevensbestand dat is opgeslagen op uw lokale harde schijf. Deze bestanden worden genoemd .PST. In het verleden, toen Outlook .PST-bestanden hadden een 2 GIG limiet, het archief functie was veel belangrijker als het gearchiveerd oudere e-mails uit uw primaire .PST-bestand en in een archief.PST. Dat gezegd hebbende, hoewel .PST-bestanden in Outlook 2010 hebben een limiet van 20 Gig, het is nog steeds een goed idee om het uw oudere e-mail te laten beheren om uw te houden .PST-bestanden klein en de prestaties van het systeem omhoog.

Wat doet de functie AutoArchiveren?

AutoArchive verkleint de postbusgrootte door oude items te verwijderen of te verplaatsen naar een archiefgegevensbestand of .PST. Het proces werkt vrijwel hetzelfde of u gebruik maakt van Microsoft Exchange op het werk of IMAP of POP van een huis of klein bedrijf setup. Het is in wezen net als het nemen van een paar stapels papier van uw bureau en ze te plaatsen in een georganiseerde snelle toegang archiefkast of .PST-bestand, zoals hierboven vermeld. Dit proces verschilt van Exporteren op twee manieren. Exporteren zal u toelaten om de e-mails te verplaatsen naar meerdere verschillende externe formaten, terwijl archiveren alleen kunt u de oudere e-mails te verplaatsen naar een .pst-bestand of verwijder de e-mail volledig. Archiveren maakt ook gemakkelijker toegang tot oude e-mails, omdat er een tabblad is in het navigatiedeelvenster van Outlook. Natuurlijk kunt u ook AutoArchive Instellen om uw oude e-mail te verwijderen.

Standaard AutoArchiveren Inschakelen Voor Alle Outlook 2010-Mappen

1. Klik in Microsoft Outlook op het menu Bestand en selecteer Opties.

2. Klik in het menu Opties op de Meer Opties tab en klik vervolgens op de AutoArchiveren instellingen knop.

3. Klik op het selectievakje uitvoeren AutoArchive elke dag. Vanaf hier kunt u de AutoArchive-instellingen voor Outlook 2010 verder aanpassen; als AutoArchive eenmaal is ingeschakeld, wordt standaard alle berichten ouder dan zes maanden naar een archief verplaatst (niet verwijderd).PST. Ik stel voor dat u de Prompt voordat AutoArchive loopt gecontroleerd, zodat u wordt gewaarschuwd wanneer een archief gebeurt. Je zou verbaasd zijn hoe vaak mensen me vragen over ontbrekende berichten. Normaal gesproken is het een Autoarchivering functie. Zodra u de instellingen hebt waar u ze wilt, klikt u op deze instellingen Nu toepassen op alle mappen.

Als u de bovenstaande stappen hebt gevolgd, schakelt AutoArchive al uw Outlook-berichten in. Als er een map is die u wilt uitsluiten van AutoArchive, of als u alleen wilt dat deze op een paar mappen van toepassing is, kunnen we dat ook doen. Met Outlook 2010 kunt u de Instellingen voor automatisch archiveren voor elke map aanpassen; zo gaat het.

Wijzig Autoarchivering-Instellingen Voor Enkele Outlook 2010-Mappen

4. Kijk in Outlook in het navigatiedeelvenster aan de linkerkant. Klik daar met de rechtermuisknop op een map en selecteer Eigenschappen om het Autoarchiveringsbeleid in te stellen.

5. Klik in het venster Eigenschappen Inbox dat wordt weergegeven op het tabblad AutoArchiveren. Hier kunt u de AutoArchive-instellingen voor deze map aanpassen of zelfs AutoArchive volledig uitschakelen.

goed, nu weten we hoe we individuele mappen automatisch moeten archiveren. Maar wat als je AutoArchive helemaal niet wilt gebruiken? Als u geen fan bent van de automatische functie, kunt u nog steeds archiveren met behulp van het handmatige proces.

handmatig archiveren

6. Klik in Outlook op het tabblad Bestand > Info menu en selecteer Cleanup Tools > archief.

7. Selecteer in het dialoogvenster archief welke mappen u wilt archiveren. Dit proces is bijna hetzelfde als AutoArchive, behalve dat het een eenmalige deal. Iets anders is dat je zelfs de eigenschap “niet automatisch archiveren” kunt overschrijven als je dat hebt toegepast op sommige mappen, maar dat is optioneel.

waar bevinden zich Outlook – gearchiveerde Items?

8. In Outlook hebt u toegang tot gearchiveerde items uit de archiefmap in het linkerdeelvenster voor e-mailnavigatie.

9. U kunt ook Archieven openen vanuit Outlook .pst-bestand waar ze op te slaan. U kunt er komen door te klikken op Bestand > Open menu tab en selecteer Open Outlook-gegevensbestand.

10. Standaard, de Outlook-archief .pst-bestand locatie is:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

als u nog niet eerder archivering in Outlook hebt gebruikt, probeer het dan. Het is zeker om te helpen houden dingen schoon en verplaatsen oude, ongebruikte e-mail items uit uw primaire Mailbox/.PST. Het is ook een mooie manier om het te houden .PST-Bestandsgrootte onder controle. En dat zal helpen met de prestaties van het systeem!