Back-up en Exporteer alle Outlook-e-mails

de meeste moderne bedrijven vertrouwen op e-mails voor communicatie. Het verliezen van toegang tot e-mails, of erger hele e-mailaccounts, kan verwoestend zijn. Een back-up van uw Outlook e-mails is een van de beste manieren om wat gemoedsrust te krijgen wetende dat de e-mails worden opgeslagen op meerdere locaties op uw apparaat en kan niet gemakkelijk verdwalen.

In dit artikel zullen we uitleggen hoe u een reservekopie kunt maken van Outlook-e-mails op een paar verschillende manieren.

back-up maken en exporteren van alle Outlook-e-mails

een van de snelste manieren om een back-up te maken van al uw Outlook-e-mails is het geïntegreerde te gebruiken .pst-bestandsformaat. Microsoft Outlook en Microsoft Exchange gebruiken uitsluitend PST-bestanden om e-mails, contactgegevens en adressen en agenda-evenementen op te slaan. Een statisch PST-bestand kan worden gebruikt als een back-up voor uw huidige Outlook-e-mails en contactgegevens, en Outlook zal in staat zijn om toegang te krijgen, zelfs terwijl offline.

zo kunt u een back-up maken van uw e-mails naar a .pst-bestand:

Open uw Outlook en druk vervolgens op ” Bestand.”
selecteer in het menu “Open & exporteren.”
klik op de” Import/Export ” knop.
het systeem zal terugkeren naar uw belangrijkste Outlook-scherm en pop-up van de Wizard Importeren/Exporteren om u te begeleiden door het exportproces.
in de Wizard, selecteer de” exporteren naar een bestand ” optie uit de lijst, klik vervolgens op “Next.”
kies ” Outlook-gegevensbestand (.pst) “wanneer u wordt gevraagd om een bestandstype te selecteren, klik dan op” Next.”
vervolgens wordt u gevraagd om de mappen te selecteren die u wilt exporteren. U kunt uw e-mailaccount selecteren om alle bijbehorende mappen te exporteren, inclusief contacten en agendagegevens. Klik op “Next” als u tevreden bent met uw selectie.
Selecteer het adrespad waarin het back-upbestand is opgeslagen. Onthoud het pad, zodat je het later kunt openen.
het is een goed idee om de naam van het bestand (het laatste deel van het pad) te veranderen. Standaard is het ” backup.pst.”
als u het back-upbestand opslaat in het standaardpad, selecteert u of u dubbele items wilt.
(optioneel) u kunt teruggaan naar een van de vorige dialogen, misschien om de map selectie te wijzigen, met behulp van de “terug” knop.
druk op “Finish” om het exportproces te starten.
Outlook zal u vragen om een wachtwoord te maken. Dit kan om veiligheidsredenen belangrijk zijn, maar u hoeft geen wachtwoord in te voeren.
u kunt het uitgepakte bestand vinden op de locatie die u hebt opgegeven voor het bestandspad. U kunt het bestand nu elders verplaatsen of kopiëren.

hoe toegang te krijgen tot geëxporteerde Outlook-e-mails

zodra u de bestanden hebt geëxporteerd, vraagt u zich misschien af hoe u ze later kunt openen. Outlook maakt het gemakkelijk om back-ups te openen en uw e-mails te herstellen naar het opgeslagen tijdstip. Dit is wat je moet doen:

zoek het back-upbestand. Noteer de locatie en het bestandspad.
Open Outlook.
druk op” Bestand “en klik vervolgens op” Open & exporteren.”
selecteer in het menu aan de rechterkant “Open Outlook-gegevensbestand.”
dit opent de File Explorer. Ga naar het back-upbestand. Klik erop en selecteer ” Open.”
het systeem keert u terug naar het hoofdscherm van Outlook.
scroll in het navigatiemenu aan de linkerkant naar beneden totdat u “Outlook-gegevens ziet.”Deze categorie bevat de items opgehaald uit het back-upbestand.
de categorie behoudt de originele opmaak-en mapsystemen.
u kunt slepen-en-neerzetten e-mails om ze te verplaatsen naar andere bestanden.

nu hebt u toegang tot uw geback-upte e-mails.

hoe snel een enkele Outlook-e-mail

soms wilt u niet het gedoe van het opslaan van alle e-mails en het openen van Outlook helemaal opnieuw wanneer u slechts een of een paar specifieke e-mails nodig hebt. Gelukkig zijn er een paar snelle oplossingen om een enkele e-mail vanuit Outlook op te slaan.

Methode 1 – direct opslaan in een map

Open Outlook.
Open File Explorer en navigeer naar waar u de e-mail wilt opslaan. Mogelijk moet u zowel Outlook als File Explorer in venstermodus zetten en ze verplaatsen voor gemakkelijkere toegang.
sleep de e-mail die u wilt opslaan vanuit Outlook naar de map.
Outlook slaat de e-mail automatisch op in een “Outlook-Item” – indeling.
Dubbelklik op de opgeslagen e-mail om deze in Outlook te openen.

Methode 2-opslaan als TXT of HTML

Open de e-mail die u wilt opslaan in Outlook.
Selecteer “Bestand” en selecteer vervolgens “opslaan als”.”
de File Explorer zal verschijnen. Selecteer het pad waar u de e-mail wilt opslaan. Aan de onderkant van de File Explorer, klik op de pijl naast “Opslaan als type.”Selecteer” Alleen tekst ” om op te slaan in een .txt-formaat of “HTML” om de e-mail op te slaan als een .html-bestand.
eenmaal opgeslagen, de e-mail kan worden benaderd met uw teksteditor (zoals Kladblok) als het in .txt, of uw browser als het is opgeslagen als .HTML.

Als u de e-mail op deze manier opslaat, worden geen bijlagen bewaard, dus zorg ervoor dat u ze downloadt, ze zo nodig hernoemt en ze naast de e-mail opslaat voor latere toegang.

Methode 3 – Gebruik Screen Capture om een afbeelding op te slaan

u kunt ook screen capture software gebruiken om de inhoud van de e-mail op te slaan als een afbeelding. Deze methode kan nuttig zijn om de inhoud van de e-mail te verwijzen in andere communicatievormen, omdat afbeeldingen gemakkelijk worden vastgemaakt aan e-mails en andere berichten.

als u Windows gebruikt, worden nieuwere versies geleverd met vooraf geïnstalleerde schermopnamesoftware, genaamd Snipping Tool (op oudere apparaten) en Snip & Sketch. U kunt ook de Print Screen-knop op uw toetsenbord gebruiken en vervolgens de afbeelding in verf plakken.

voor Mac-apparaten is het proces vergelijkbaar. Gebruik de sneltoets Ctrl + Command + 4 om de functie geïntegreerde schermopname te openen en sleep vervolgens de selectie kruisdraad om een gebied over de e-mail te bedekken om het op te slaan.

Voor Linux, kunt u een assortiment screen capture software vinden die beschikbaar is om te downloaden, die kan worden gebruikt om de e-mail op te slaan als een afbeelding. Als alternatief hebben GNOME-gebaseerde modellen een geÃ ntegreerd Screenshot-hulpprogramma in het menu Toepassingen > Accessoires. Sommige Linux OS versies zullen reageren op de Print Screen knop op je toetsenbord, net als in Windows systemen.

hoe exporteer ik alle e-mailadressen in Outlook?

als u uw contactenlijst wilt exporteren (die de e-mailadressen van uw contactpersonen en andere informatie bevat), kunt u stappen gebruiken die vergelijkbaar zijn met hoe u de e-mails zou exporteren. Contactgegevens kunnen echter worden opgeslagen in een ander bestandsformaat dat gebruiksvriendelijker is en in Excel kan worden geopend voor snelle manipulatie en bewerking. Dit is wat je moet doen:

Open Outlook.
Kies Bestand > Open & Export > Import / Export.
in de Wizard Importeren/Exporteren, kies ” Opslaan als een bestand.”
kies ” Comma separated values (.csv) ” wanneer u wordt gevraagd om een bestandstype te selecteren.
in het map selectie menu, selecteer de” contacten ” map onder uw account.
bevestig het bestandspad of wijzig het indien nodig. Geef het bestand de gewenste naam.
druk op “Finish” om het exportproces te starten.
de dialoog Import/Export wordt afgesloten wanneer het proces is voltooid.

uitgevoerd .csv-bestand kan worden geopend in Excel. Het zal een grote tafel met contactgegevens weer te geven. Je zult waarschijnlijk veel lege cellen hebben, en dit is volkomen normaal. U kunt Excel gebruiken om de gegevens te bewerken, hoewel het plaatsen van extra inhoud het onleesbaar zou kunnen maken voor Outlook als u het bestand later moet importeren.

u kunt dit bestand op een ander apparaat of e-mailservice gebruiken om contactgegevens te importeren.

Hoe sla ik meerdere Outlook-e-mails op mijn Computer op?

Als u meer dan één e-mail tegelijk wilt opslaan, maar niet uw volledige e-mailbibliotheek nodig hebt, is er een manier om een paar e-mails te selecteren om tegelijk op te slaan. Dit is wat je moet doen:

Open Outlook.
Selecteer de e-mails die u wilt opslaan. Houd Ctrl en klik op e-mails om ze één voor één te selecteren, of houd Shift ingedrukt om een partij e-mails te selecteren tussen de eerste en de tweede klik.
Ga naar Bestand > opslaan als.
ga in het dialoogvenster naar de map waarin u de e-mails wilt opslaan, geef het bestand een naam zoals u wilt en kies “alleen tekst” als het formaat om op te slaan.
Outlook slaat alle geselecteerde e-mails in één keer op .txt-bestand. U kunt uw teksteditor gebruiken om ze te openen.

als je ze apart wilt bewaren .txt-bestanden, moet u elke e-mail afzonderlijk opslaan. Extra Outlook-plug-ins die online beschikbaar zijn, kunnen deze functie uitbreiden om e-mails afzonderlijk op te slaan .txt of alternatieve bestandsformaten.

een nieuwe Look op Outlook

met de geïntegreerde exportfunctie van Outlook kunt u e-mails back-uppen en herstellen in het geval u de toegang tot uw e-mailaccount verliest, of het nu gaat om een verloren wachtwoord of gehackt wordt. Met online communicatie zo overwegend, het nemen van een paar minuten van uw tijd om back-up e-mails regelmatig kunt u de hoofdpijn van scrambling over verloren bestanden te besparen.