dit document geeft een algemeen overzicht van het back-uppen en archiveren van uw UH e-mail met behulp van Microsoft Outlook 2007 op een Windows-gebaseerde PC.

de eerste stap om een back-up van uw e-mail te maken is om de inhoud ervan op te schonen. Verwijder alle e-mail die u niet nodig hebt of niet wilt dat een back-up van. Vooral e-mails verwijderen met bijlagen die u niet meer nodig hebt, om schijfruimte te besparen.

de volgende stap is het organiseren van de e-mails waarvan u een back-up wilt maken in mappen. U kunt meerdere mappen maken om gerelateerde e-mails op één plaats op te slaan. Het organiseren van uw e-mail op deze manier zal het gemakkelijker maken om de e-mails die u nodig heeft op een later tijdstip te herstellen.

back-up van e-mail

zodra u uw e-mail hebt georganiseerd, bent u klaar om het back-upproces te starten. Om een back-up van een e-mailmap te maken, start u eerst de Outlook 2007-toepassing. Klik vervolgens op het menu Bestand en selecteer Importeren en exporteren…

in het venster dat wordt geopend, kiest u de optie Exporteren naar een bestand uit de lijst met acties. Klik vervolgens op de knop Volgende om verder te gaan.

in de Maak een bestand van het type vak, Selecteer persoonlijke map bestand (.pst) en klik op de knop Volgende om verder te gaan.

selecteer in het vak Map selecteren waaruit u wilt exporteren de map waarvan u een back-up wilt maken. In de onderstaande figuur is de map Inbox geselecteerd. Schakel submappen in als de exportmap submappen bevat. Ook de knop filter maakt een breed scala aan keuzes om alleen bepaalde berichten binnen de map te exporteren. Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

in het volgende venster dat wordt geopend, vraagt Outlook om een locatie om het geëxporteerde bestand op te slaan. Klik op de knop Bladeren om de standaardlocatie te wijzigen. Kies een eenvoudig te onthouden locatie, of opslaan op uw bureaublad voor gemakkelijke toegang als het zal worden opgeslagen op verwijderbare media (bijvoorbeeld flash drive). Geef het geëxporteerde bestand een beschrijvende naam. In de sectie Opties, kies de meest geschikte optie voor uw behoeften. Klik vervolgens op de knop Voltooien om verder te gaan.

er wordt nu een nieuw venster geopend waarin u wordt gevraagd een persoonlijke map van Microsoft aan te maken. Geef de map een beschrijvende naam, zoals UH e-mail back-up zoals in het voorbeeld figuur hieronder. Voer een wachtwoord in als u het bestand met een wachtwoord wilt beveiligen tegen andere gebruikers.

dat is het. U hebt zojuist een back-up gemaakt van de geselecteerde e-mailmap. U kunt dit proces herhalen om een reservekopie te maken van andere e-mailmappen als u dat wilt. Om schijfruimte en uw quota vrij te maken, kunt u de berichten waarvan u een back-up hebt gemaakt verwijderen of ze van uw IMAP-map naar uw lokale harde schijf verplaatsen. Zie de sectie technieken om e-mail te verminderen op http://www.hawaii.edu/askus/502 voor instructies over het verplaatsen van berichten van een IMAP-map naar een lokale map.

e-mail herstellen van een persoonlijke map

op een bepaald moment in de toekomst wilt u misschien uw e-mail herstellen van een van de back-ups die u hebt gemaakt.
start eerst MS Outlook 2007 om het herstelproces te starten. Ga dan naar het menu Bestand en selecteer Importeren en exporteren…

selecteer in het venster dat wordt geopend om vanuit een ander programma of bestand te importeren. Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

in het volgende venster, scroll naar beneden de lijst met bestandstypen en selecteer persoonlijke map bestand (.pst). Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

klik vervolgens op de knop Bladeren om het bestand met de persoonlijke map te vinden waarvan u uw e-mail wilt herstellen. Selecteer de juiste optie voor uw doeleinden. In dit geval een back-up.pst-bestand is gemaakt tijdens het back-upproces eerder in dit document, zodat het bestand dat zal worden hersteld. Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

als u een wachtwoord voor het pst-bestand hebt gemaakt, voert u het in om het bestand te openen. Klik vervolgens op de OK knop om verder te gaan. Opmerking: u ontvangt dit dialoogvenster niet als u geen wachtwoord hebt gemaakt.

selecteer vervolgens de map waaruit u wilt importeren. Als de map die u back-up had submappen, kunt u alleen de submap te herstellen selecteren. Je hebt ook twee opties over waar de mappen te importeren. U kunt ervoor kiezen om de items te importeren in de momenteel geselecteerde map (gemarkeerd in het navigatiedeelvenster), of in dezelfde map die al is gemaakt in uw e-mailaccount. In de onderstaande figuur is de optie geselecteerd om de e-mail te herstellen in dezelfde map in de Persoonlijke mappen (Postvak In). Omdat het gaat naar de Persoonlijke mappen zal het niet worden opgeslagen op de UH server waar het zou verbruiken quota.

dat is het. Outlook importeert de e-mailberichten uit het bestand met de persoonlijke map en in de e-mailmap die u hebt geselecteerd. Deze e-mailberichten zullen nu deel uitmaken van uw e-mail.

automatisch archiveren

een andere optie voor het maken van een back-up van uw e-mailmappen is de functie automatisch archiveren in Outlook. Het is relatief eenvoudig te gebruiken en eenvoudig in te stellen.

automatisch archiveren verplaatst items die oud worden geacht (een door u ingestelde voorkeur) naar een archiefbestand en verwijdert deze uit uw e-mailmap. U kunt bepalen welke mappen automatisch worden gearchiveerd, evenals de tijd die moet verstrijken voordat een item oud wordt geacht.

om de functie automatisch archiveren te starten, start u eerst de MS Outlook-toepassing. Klik vervolgens op het menu Extra en selecteer Opties. In het venster dat wordt geopend, klik op de andere tab. Klik ten slotte op de knop AutoArchiveren.

in het venster dat wordt geopend, klik op de Uitvoeren AutoArchive elk selectievakje. Geef de hoeveelheid tijd op die moet verstrijken voordat de functie AutoArchiveren wordt uitgevoerd. U kunt ook de optie selecteren om door Outlook te worden gevraagd voordat de AutoArchive-functie wordt uitgevoerd. Zorg ervoor dat u noteert de standaard archiefbestand locatie. U kunt op de knop Bladeren klikken als u de standaard bestandslocatie wilt wijzigen. Klik op de OK knop om uw instellingen op te slaan. Klik op de OK knop op het venster Opties om terug te keren naar de Outlook-toepassing.

opties voor automatisch archiveren

u kunt de opties voor automatisch archiveren instellen voor elke map in uw e-mailaccount. Om de opties voor een bepaalde map in te stellen, klikt u met de rechtermuisknop op de map en selecteert u Eigenschappen in het menu. In de onderstaande figuur is het Postvak In geselecteerd.

klik vervolgens op het tabblad AutoArchiveren. Configureer de opties naar eigen inzicht. U kunt ervoor kiezen om de oude items naar een archiefbestand te verplaatsen, of om de items allemaal samen te verwijderen. U kunt ook de standaard archiefinstellingen kiezen of u kunt verschillende instellingen hebben voor elke map die u besluit te archiveren. Klik op de OK knop om uw wijzigingen op te slaan.

gearchiveerde Items importeren in hun oorspronkelijke mappen

er kan een moment komen in de toekomst wanneer u de items in uw gearchiveerde bestand wilt herstellen. Je hebt verschillende opties om dit te bereiken. U kunt de gearchiveerde items terugzetten in uw mailbox (op hun oorspronkelijke locatie), U kunt de gearchiveerde items importeren in een nieuwe map, of u kunt het gearchiveerde bestand openen en handmatig kopiëren over de items die u nodig hebt.

ga In Outlook naar het menu Bestand en selecteer Importeren en exporteren… In het venster dat wordt geopend, kiest u de optie Importeren uit een ander programma of bestand. Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

in het volgende venster, scroll naar beneden de lijst met bestandstypen en selecteer persoonlijke map bestand (.pst). Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

klik vervolgens op de knop Bladeren om het gearchiveerde bestand te vinden waarvan u uw e-mail wilt herstellen. Selecteer de juiste optie voor uw doeleinden. Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

selecteer vervolgens het archiefbestand waaruit u wilt importeren. Zorg ervoor dat u het selectievakje submappen opnemen aanvinkt om ervoor te zorgen dat u al uw e-mail terugzet. Klik vervolgens op de optie om items te importeren in dezelfde map in: om de berichten terug naar hun oorspronkelijke locaties te herstellen voordat ze werden gearchiveerd. Klik op de knop Voltooien om de e-mail te importeren.

dat is het. Outlook importeert de e-mailberichten uit het archiefbestand en plaatst ze terug in hun oorspronkelijke locaties. Deze e-mailberichten zullen nu deel uitmaken van uw e-mail.

gearchiveerde Items importeren in een nieuwe map

de eerste stap in dit proces is het maken van een nieuwe map in Outlook om de gearchiveerde items in op te slaan. Ga hiervoor naar het menu Bestand in Outlook, Selecteer Nieuw en klik vervolgens op Map…

geef vervolgens de map een naam. In de map bevat: tekstvak, kies E-mail en Post Items. Selecteer vervolgens waar u de nieuwe map wilt maken. In figuur hieronder, de nieuwe map met de naam gearchiveerde Items is gemaakt aan de wortel van de hdtest e-mail map.

na het maken van een nieuwe map om de gearchiveerde items in op te slaan, bent u klaar om uw gearchiveerde bestand te importeren. Om dit te doen, klik eerst eenmaal op de nieuwe map die u zojuist hebt gemaakt om deze te selecteren. Ga dan naar het menu Bestand en selecteer Importeren en exporteren… In het venster dat wordt geopend, kiest u de optie Importeren uit een ander programma of bestand. Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

in het volgende venster, scroll naar beneden de lijst met bestandstypen en selecteer persoonlijke map bestand (.pst). Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

klik vervolgens op de knop Bladeren om het gearchiveerde bestand te vinden waarvan u uw e-mail wilt herstellen. Selecteer de juiste optie voor uw doeleinden. Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

selecteer vervolgens het archiefbestand waaruit u wilt importeren. Zorg ervoor dat u het selectievakje submappen opnemen aanvinkt om ervoor te zorgen dat u al uw e-mail terugzet. Klik vervolgens op de optie om items te importeren in de huidige map om de berichten te herstellen in de nieuwe map die u hebt gemaakt. Klik op de knop Voltooien om de e-mail te importeren.

dat is het. Outlook importeert de e-mailberichten uit het archiefbestand en plaatst ze in de nieuwe map die u hebt gemaakt. Deze e-mailberichten zullen nu deel uitmaken van uw e-mail.

handmatig kopiëren van Items uit een gearchiveerd bestand

de laatste optie voor het herstellen van e-mail uit een gearchiveerd bestand is om het gearchiveerde bestand te openen en alleen de items te kopiëren die u wilt herstellen. Ga hiervoor naar het menu Bestand, selecteer Openen en klik vervolgens op Outlook-gegevensbestand…

blader vervolgens naar de locatie van uw gearchiveerde bestand. Selecteer het, en klik op de knop Openen. Outlook plaatst het vervolgens in uw mappenlijst. U kunt het dan openen en alleen de items kopiëren die u wilt verplaatsen door simpelweg te klikken en het item naar de gewenste locatie te slepen. U kunt ook gewoon de items bekijken terwijl ze zich in de gearchiveerde map bevinden.

wanneer u klaar bent met het gearchiveerde bestand, kunt u met de rechtermuisknop op het gearchiveerde bestand klikken en op “archiefmappen Sluiten” klikken om het archiefbestand uit uw mappenlijst te verwijderen.