Inleiding

de meeste organisaties maken gebruik van procedures als onderdeel van hun beheerssystemen. Correct opgestelde procedures kunnen een belangrijke vorm van controle zijn, maar slecht ontworpen procedures kunnen de organisatie blootstellen aan meer dan noodzakelijke risico ‘ s voor haar bedrijf en werknemers.

procedures worden vaak geschreven door iemand die het werk goed kent en die voor zichzelf heeft bepaald wat de beste methode is om een werk te doen. Dit kan risico ‘ s opleveren in die zin dat:

• degenen die later de procedure moeten volgen, hebben mogelijk niet de vaardigheden of ervaring van de procedureschrijver
• de procedure kan dubbelzinnig of verkeerd geïnterpreteerd worden
• de procedure kan ongewenste praktijken codificeren en doorgeven aan anderen.

deze toelichting schetst een algemeen aanvaard proces in drie fasen voor het opzetten van procedures met een laag risico.

• de eerste fase waarin de noodzaak wordt vastgesteld, is het proces waarbij een organisatie beslist of een procedure vereist is en wat het doel ervan zou kunnen zijn.
• de tweede fase, taakanalyse, is nuttig voor alle procedures. Het kan stroomdiagrammen evenals geschreven, stap-voor-stap instructies produceren. Deze fase is de focus van deze technische noot.
• de derde fase, waarbij een ontwerpprocedure aan een strenge risicoanalyse wordt onderworpen, is gerechtvaardigd voor bedrijfskritische en veiligheidskritische procedures. Een procedure-HAZOP-procedure, het onderwerp van een afzonderlijke technische nota, is hiervoor de aanbevolen aanpak.

in deze noot gebruiken we de volgende definities:

• taak-het zakelijke doel dat moet worden bereikt door het volgen van een procedure;
• Procedure – de schriftelijke instructies, gewoonlijk uiteengezet als een reeks stappen, die nodig zijn om de taak te voltooien;
• stap – één onderdeel of element van een procedure of taak.

vaststelling van de noodzaak

organisaties vervullen functies om hun doelstellingen te bereiken. De functies hebben meestal betrekking op mensen en apparatuur. De effectiviteit en efficiëntie van de functies, en de manier waarop ze interageren, bepalen de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie zelf, en ze kunnen van cruciaal belang zijn om te bepalen of en in welke mate de doelstellingen van de organisatie worden bereikt.

de functies die mensen in een organisatieomgeving vervullen, worden gewoonlijk gedefinieerd in de vorm van een reeks taken, elk met specifieke doelstellingen. De taken zelf worden meestal gespecificeerd in de vorm van procedures.

Waardebeheer is de aanpak die het vaakst wordt gevolgd om ervoor te zorgen dat de reeks functies die een organisatie vervult, geschikt is voor het doel wat betreft het bereiken van haar algemene doelstellingen. Als de taken die voortvloeien uit een waardebeheeractiviteit op dit moment niet door de organisatie worden uitgevoerd of op een andere manier worden uitgevoerd, moeten nieuwe procedures worden gecreëerd of oude procedures opnieuw worden ontworpen zodat de vereiste functionele outputs kunnen worden geleverd.

voor elke taak moet waardebeheer een duidelijke omschrijving geven van het doel van de taak, uitgedrukt in termen van de bijdrage ervan aan de uit te voeren functie en de te bereiken doelstellingen. Het kan ook de beschikbare inputs, de belangrijkste interacties en de noodzakelijke outputs specificeren die moeten worden verstrekt.

Waardebeheer is het onderwerp van een technische noot.

hiërarchische taakanalyse

nadat het doel van de taak is vastgesteld, beschrijft taakanalyse de procedure als een opeenvolging van stappen met een passende mate van informatie en gedetailleerdheid. Een handige vorm, hiërarchische taakanalyse (HTA), omvat het starten op het hoogste niveau taak en ontbinden in secundaire niveau stappen, en vervolgens verdere ontbinden stappen in lagere niveau stappen tot welke mate van detail passend en noodzakelijk is.

de mate van ontbinding hangt af van wie de stap moet uitvoeren, het belang ervan en de werkomgeving waarin deze wordt uitgevoerd. Voor de meest geschoolde werknemers, onder goede arbeidsomstandigheden en met weinig tijdsdruk om het werk te voltooien, kan de vermelding van de hoogste taak voldoende zijn. Voor anderen kan het nodig zijn om tot veel gedetailleerdere niveaus te gaan.

het niveau van ontleding, de mate van gedetailleerdheid waarmee elke stap wordt beschreven en de wijze waarop informatie wordt gepresenteerd, moeten ook prestatiebepalende factoren weerspiegelen, zoals:

• Het niveau van vaardigheden, kennis, ervaring en bekendheid nodig om de stap te voltooien met succes vergeleken met die beschikbaar
• het niveau van De opleiding en begeleiding beschikbaar
• De arbeidsomstandigheden en hoe bevorderlijk is zij vrij van fouten gedrag
• de stress en De mate van urgentie verband met tijdige besluitvorming tijdens de procedure
• Andere activiteiten die plaatsvinden op dezelfde tijd die kunnen concurreren voor de werknemer de aandacht.

voorbeelden van hiërarchische taakanalyses zijn weergegeven in Figuur 1, Figuur 2 en Figuur 3. Iemand die ervaring heeft kan misschien reageren op het verzoek, ‘maak me alsjeblieft twee sneetjes toast met cumquat marmelade’ zonder enige uitwerking, maar anderen kunnen meer detail nodig hebben, het niveau afhankelijk van hun vertrouwdheid met het roosteren van brood, de lay-out van de keuken en ga zo maar door.

figuur 1: Voorbeeld taakanalyse, hoog niveau

Figuur 2: voorbeeld taakanalyse, meer details

Figuur 3: Voorbeeld taakanalyse, fijn detail

het maken van toast is een triviale, mechanistische taak die geen grote beslissingen vereist om te worden gemaakt, maar de meeste mensen kunnen het begrijpen en het toont de vorm van de analyse. In de praktijk kan dit soort hiërarchische analyse worden toegepast op veel meer gecompliceerde en kritische taken die beoordelings-en besluitvorming vereisen. Dergelijke taken kunnen betrekking hebben op interacties tussen verschillende gebieden van een bedrijf, communicatie met klanten en leveranciers, onderhandelingen met commerciële tegenpartijen, naleving van governance-of regelgevingseisen of beheer van gevoelige personeelsaangelegenheden.

Procedures kunnen worden geschreven met de mate van detail die past bij de naar verwachting aanwezige prestatievormingsfactoren. De veronderstelde en vereiste prestatievormingsfactoren moeten als onderdeel van de procedurebeschrijving worden gespecificeerd.

operationele uitsplitsingsmatrix

ter aanvulling van de hiërarchische taakanalyse dienen aanvullende details te worden opgesteld en er een procedure van te maken die in bedrijfsactiviteiten kan worden gebruikt. Een veel voorkomende vorm is een operationele afbraakmatrix.

een operationele uitsplitsingsmatrix bevat normaliter voor elke stap een beschrijving van:

• De acties die moeten worden uitgevoerd
• De apparatuur eisen
• De voorwaarden in het begin van de stap
• Wat moet worden bereikt voordat de stap is voltooid
• De omstandigheden op het einde van de stap
• De communicatie kanalen die nodig zijn voor de stap (d.w.z. tussen die individuen en groepen)
• De informatie die nodig is om juiste beslissingen te nemen, inclusief hoe tests worden uitgevoerd en van de criteria voor beslissingen.

Tabel 1 bevat een ontwerp-indeling voor een operationele uitsplitsingsmatrix.

Tabel 1: operationele uitsplitsing matrix

procedure HAZOP

belangrijke Procedures moeten als onderdeel van het ontwerpproces worden getest op stress. Procedurele HAZOP is de aanpak die wij hiervoor aanbevelen. Dit proces kan tijdrovend zijn, dus het mag alleen worden overwogen voor veiligheids-of bedrijfskritische procedures; in veel gevallen kan het alleen worden gebruikt voor de meest kritieke stappen van dergelijke procedures.

procedurele HAZOP wordt in detail beschreven in een technische noot.