nieuwe Databases aanmaken

een nieuwe database is een container die alle tabellen, formulieren, rapporten, queries, macro ‘ s en modules bevat die u maakt. In Access 2010 kunt u een nieuwe database aanmaken door op het tabblad “Bestand” in het lint te klikken. Klik vervolgens op de” new ” opdracht. Selecteer vervolgens de” lege database “keuze in de” beschikbare sjablonen ” sectie. In Access 2007 kunt u een nieuwe lege database aanmaken door simpelweg op de knop “lege Database” te klikken in het gedeelte “nieuwe lege Database” van het welkomstscherm “aan de slag met Microsoft Access”. In het paneel” lege Database “dat aan de rechterkant van het scherm verschijnt, kunt u een naam voor de database invoeren in het tekstvak” Bestandsnaam:”. Als u de standaardmap wilt wijzigen waarin het databasebestand wordt opgeslagen, kunt u klikken op de knop kleine map aan de rechterkant van het tekstvak “Bestandsnaam:” om het dialoogvenster “Bestand Nieuwe Database” te starten. Gebruik dit dialoogvenster om het nieuwe databasebestand een naam te geven en selecteer ook waar u het bestand wilt opslaan. Wanneer u klaar bent, klikt u op de” OK ” knop om het dialoogvenster te sluiten. Klik vervolgens op de” Create ” knop om het nieuwe databasebestand aan te maken. Zodra dat is gedaan, de nieuwe lege database zal verschijnen in de belangrijkste toegangsinterface.

Flow overzicht van een Database

een database moet eenvoudig, logisch en eenvoudig zijn in zijn ontwerp. In het algemeen gebruikt u formulieren om informatie in tabellen in te voeren. De gegevens worden vervolgens opgeslagen in deze tabellen, die zo nodig aan elkaar gerelateerd zijn. U kunt de query ‘ s gebruiken om specifieke informatie uit de tabellen in de database te halen. De query ‘ s vormen vaak de basis voor rapporten, waarmee u vervolgens de informatie kunt bekijken die u hebt aangevraagd. Zodra dit systeem is geïnstalleerd, kunt u het automatiseren met behulp van macro ‘ s en modules om de processen die betrokken zijn bij het invoeren, opslaan en ophalen van gegevens te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Dit is de belangrijkste reden dat u databases gebruiken: om gegevens in te voeren, op te slaan en op te halen.

de “Flat-File” methode voor gegevensopslag

toegang is een relationele database applicatie. Dus wat betekent de term relationeel, en hoe is dit belangrijk? De term relationele beschrijft de methode die wordt gebruikt voor het opslaan van gegevens in de database tabellen. Het kan echter gemakkelijker zijn om het relationele model van gegevensopslag te begrijpen door het te contrasteren met een andere opslagmethode waarmee u misschien meer bekend bent: de ‘flat-file’ – methode.

informatie wordt vaak opgeslagen in grote platte bestanden.’Stel bijvoorbeeld dat je een databasebestand wilt maken dat de klantgegevens van je bedrijf opslaat. U zou beginnen met een lijst van de verschillende attributen van de klant die u wilt opnemen. Misschien wilt u klanteninformatie opnemen zoals de “voornaam”, de” achternaam”, De” bedrijfsnaam ” en andere relevante informatie. Misschien kunt u een tabel maken in een toepassing zoals Microsoft Excel waar u kolommen kunt maken voor elk stukje informatie dat u wilt opnemen. U kunt vervolgens een lijst van elke klant informatie in de rijen onder de kolommen, het creëren van een basistabel. Stel dat het eruit ziet als het volgende voorbeeld.

voor veel soorten databases zou de structuur op de vorige pagina goed werken. Dit is een’ flat-file ‘ lijst of tabel. Wat u doet bij het gebruik van dit type database is het opnemen van een enkel stukje informatie, zoals de “voornaam,” “achternaam,” of “adres,” over een enkele entiteit – in dit voorbeeld, een klant. De reden dat dit type gegevensstructuur goed werkt in het gegeven voorbeeld is omdat voor elke entiteit (de klant), u alleen informatie opneemt die een “1 op 1” relatie met de entiteit heeft.

dus, wat is de Betekenis van deze” 1 op 1 ” relatie tussen de entiteit (de klant) en de gegevens die u opneemt (“voornaam, “” achternaam, ” enz.)? Wat dit betekent is dat voor elke entiteit, of subject, (in dit geval – de klant), u alleen informatie over die entiteit registreert waarvoor er slechts één “antwoord zou zijn.”Elke klant zou bijvoorbeeld slechts één” voornaam “en één” achternaam hebben.”Ze zouden maar voor één bedrijf werken”.”Dus de term “1 tot 1” verwijst naar de relatie tussen het onderwerp van de tabel (klanten) en de gegevens die worden verzameld over de entiteiten. Omdat er voor elke (één) klant slechts één mogelijk stuk gegevens te registreren is in de kolom, zegt u dat de relatie tussen de gegevens en de entiteit “1 op 1” is.”Als dit het type database is dat u probeert te maken, zullen eenvoudige Microsoft Excel-tabellen goed werken.

het probleem begint zich voor te doen wanneer u probeert een ‘flat-file’ benadering te gebruiken om een complexere entiteit of onderwerp te modelleren, zoals “sales.”Neem bijvoorbeeld aan dat je de klantendatabase wilde uitbreiden vanaf de laatste ‘flat-file’ – database om verkoopgegevens op te nemen. Laten we zeggen dat u nu, naast de informatie die al wordt verzameld, ook elke bestelling van een klant wilt registreren.

eerst zou u beginnen met een lijst van de gegevens over elke verkoop die u wilt opnemen. Houd het voorbeeld eenvoudig, ga ervan uit dat u besluit om de “verkoopdatum”, de “items” gekocht, de “hoeveelheid” van gekochte items,” en het “bedrag” betaald voor elk item. U kunt besluiten om de volgende kolommen toe te voegen aan de ‘flat-file’ gegevensstructuur.

dit lijkt op het eerste gezicht te werken. Echter, zult u onmiddellijk beginnen om problemen tegen te komen wanneer u begint om records in het bestand in te voeren. Om te beginnen, elke keer dat een klant een aankoop doet, moet u opnieuw alle “voornaam,” “achternaam,” enz. weer informatie. Dit alleen al is irritant genoeg.

een oplossing die op dit punt vaak wordt voorgesteld, is om één keer een andere rij in te voeren (met alle overbodige informatie) voor elk gekocht item. Echter, zult u al snel merken dat dit bestand vrij snel zal groeien in de tabel, en je zult ook moeten invoeren in een heleboel redundante klantgegevens voor elk item gekocht. Dit is geen elegante oplossing en zal onvermijdelijk zowel de tijd en moeite van de persoon die de gegevensinvoer uitvoert verspillen.

een andere oplossing die vaak wordt voorgesteld op dit punt is het creëren van extra kolommen (zoals “Item1,” “Item2,” “Item3,” “Quantity1,” “Quantity2,” Quantity3,” enz.) in plaats van extra rijen met informatie in te voeren. Hoewel dit lijkt misschien een goede alternatieve oplossing, wat ga je doen als iemand koopt 100 items? Wilt u echt een set van 3 kolommen (“Item,” “hoeveelheid,” “bedrag”) voor elk gekochte item, het produceren van een tabel meer dan 300 kolommen over? Zou je ze gewoon leeg laten als de persoon slechts 1 item bestelt, waardoor waardevolle opslagruimte wordt verspild? In deze oplossing vervang je simpelweg zuilvormige groei (dwars) door verticale groei (omlaag). Dit is ook geen elegante oplossing.

dus waarom is er nu een probleem, terwijl er niet eerder een was? Het antwoord is dat je nu niet meer probeert om een “1 op 1” datarelatie in het bestand te modelleren. Het opnemen van verkoopinformatie is gewoon complexer dan het opnemen van klantinformatie. Wat je nu probeert op te nemen is wat wordt aangeduid als een “1 tot veel” relatie. Kortom, voor elke entiteit (de klant), u probeert nu om gegevens op te nemen in de kolommen die meer dan één keer per klant kunnen voorkomen (de “Items” besteld, bijvoorbeeld). Je zou in een slechte staat als elke klant kon slechts een enkel item te kopen. U moet rekening houden met het feit dat in een verkoop, elke klant kan veel items bestellen. De relatie tussen klanten en gekochte artikelen is een” 1 tot veel ” relatie. Wanneer u merkt dat u probeert een “1 tot veel” relatie te modelleren, is het dan dat u de ‘flat-file’ methode van gegevensopslag moet verlaten waar u probeert om alle informatie die u wilt opnemen in een enkele tabel te plaatsen, en in plaats daarvan wenden tot het relationele model van gegevensopslag voor de oplossing.