uitzoeken hoe en wanneer een herinneringsmail verstuurd moet worden is een sociaal dilemma dat de meeste mensen maar al te goed kennen. Niemand wil ongeduldig of opdringerig overkomen, maar ook niemand wil omgaan met gemiste afspraken of vervallen deadlines. Hoe balanceer je de behoefte om de autonomie van iemand anders te respecteren met de behoefte om dingen gedaan te krijgen?

het etiquette dilemma is eenvoudig op te lossen met een goed geschreven herinnering. Dit zijn de boodschappen die het punt overbrengen zonder wrok te creëren. Ze zijn professioneel en effectief, maar toch vriendelijk en zachtaardig.

in dit artikel leert u hoe u dit soort e-mails kunt maken. Maar eerst, laten we leren wanneer het passend is om ze te sturen, en hoe u uw perfecte timing te vinden.

Wanneer moet u een herinneringsmail sturen?

herinneringsmails zijn nuttig wanneer er iets belangrijks op komst is en wanneer er iets had moeten gebeuren maar niet gebeurde. hier zijn enkele situaties die baat zouden kunnen hebben bij het versturen van een herinnering.

Wat is de ideale timing voor een herinneringsmail?

Het is niet altijd gemakkelijk om de perfecte tijd te vinden om een herinneringsmail te versturen. Hoe snel na het sollicitatiegesprek of gemiste deadline, of hoe ver voor het belangrijke evenement, moet u contact opnemen?

het antwoord hangt af van waar u op wacht. Als je iemand herinnert aan een gemiste deadline, betaling, factuur of verzending, is het aangewezen om een herinnering te sturen op de eerste werkdag na de vervaldatum. Langer wachten verlengt niet alleen de vertraging, maar verhoogt ook het risico dat de persoon de details van de Overeenkomst zal vergeten.

als je iets opvolgt dat geen vervaldatum had, is het verstandig om wat langer te wachten — vooral als iemand je een plezier doet.

hetzelfde geldt voor follow-up e-mails naar sollicitaties en interviews. Solliciteren naar een baan is stressvol en het duurt altijd langer dan je zou willen. Maar huren is ook een complex proces aan de kant van de werkgever. Wanneer u wacht in plaats van te haasten om de follow-up, u de werkgever laten zien dat u hun tijd en gezag te respecteren.

volgens Harvard Business Review kunt u een week na uw interview een vervolg geven als u nog niets hebt gehoord. Inderdaad adviseert een langer wachten van 10-14 dagen. Denk na over wat de interviewer of inhuurmanager tegen u heeft gezegd over hun tijdlijn. En altijd een bericht sturen ten minste een paar dagen geleden als ze zeiden dat je terug zou horen.

herinneringen vooraf zijn eenvoudiger. U kunt deze één werkdag voor het evenement versturen. Twee dagen ervoor is geschikt als de persoon uitgebreide voorbereidingen moet maken. Als u Calendly gebruikt, kunt u eenvoudig herinneringen plannen om een bepaald aantal uren voor de gebeurtenis automatisch te verzenden.

Hoe schrijf je een zachte herinneringsmail?

behalve wanneer u de e-mail verstuurt, is een van de belangrijkste elementen van herinneringsetiquette een vriendelijke toon. Je wilt een evenwicht vinden tussen urgentie en begrip. Hoe zachter je kunt zijn, hoe beter.

hieronder vindt u een aantal voorbeelden en sjablonen waaruit u kunt vegen — ze helpen u Vriendelijke herinneringsmails te maken die uw punt naar huis drijven zonder enige gevoelens te kwetsen.

1. Kies een toepasselijke onderwerpregel

een vaste e-mailonderwerpregel is een must. Het is gewoon een goede e-mail etiquette om er een op te nemen. Een geweldige onderwerpregel stelt de ontvanger gerust dat je geen spammer bent, wat belangrijk is als je iemand als een leverancier of jobinterviewer berichten stuurt. Zij kennen u misschien niet goed en hebben mogelijk uw adres niet in hun contactenlijst.

als het een professioneel bericht is met betrekking tot een gemiste deadline, is een goede manier om uw onderwerpregel te starten met de woorden “Response Required” of “Action Required.”Deze krijgen de aandacht van mensen en kunnen hen aanmoedigen om de e-mail te openen.

Natuurlijk wil je deze zin niet gebruiken als je iemand e-mailt die je een gunst of beleefdheid bewijst. Als u de follow-up na een interview of het krijgen van terug in contact met iemand die aangeboden om iets voor u te doen, de zin “follow-Up” misschien beter.

hoe dan ook, zorg ervoor dat u verwijst naar de zaak bij de hand. Hieronder zijn enkele voorbeelden van herinnering e-mail onderwerpregels:

2. Greet de ontvanger

net als een onderwerpregel is een begroeting een must als je een beleefde herinneringsmail stuurt. Het maakt de boodschap klinkt vriendelijker en professioneler op hetzelfde moment.

mensen kwellen over e-mail begroetingen, maar het is niet zo lastig als sommigen het misschien laten lijken. Deze eenvoudige tips helpen u bij het kiezen van de beste voor elke situatie:

3. Begin met de subtiliteiten

aangezien je doel is om een zachte herinneringsmail te schrijven, begin met een vriendelijke boodschap. Het is het beste om specifiek te zijn en te verwijzen naar iets passend dat je weet over de persoon, zoals een aanstaande mijlpaal of een groot project waar ze aan hebben gewerkt. Bijvoorbeeld::

als de persoon een collega is of iemand die onlangs iets leuks voor u heeft gedaan, kunt u uw dank aanbieden als de opening van uw e-mail. Bijvoorbeeld::

als je de persoon of hun werk niet kent, is zoiets als” ik hoop dat je een goede week hebt ” prima.

4. Ga naar het punt

zodra u met de persoonlijke touch hebt geopend, kunt u werken aan het overbrengen van uw bericht. Dit is het deel waar je de meeste tijd aan wilt besteden. Wees duidelijk over wat er moet gebeuren en wanneer, maar zorg ervoor om te voorkomen dat de schuld taal.

een van de meest delicate soorten herinneringen is de herinnering aan de gemiste deadline. Hier is wat je zou kunnen zeggen in die situatie, te beginnen met een geschikte zachte opener:

“Bedankt voor je werk aan het Miller voorstel. Ik denk dat we daar een goede reactie op krijgen.

op dit moment, hoewel, ik ben bezorgd over de Gentle Widgets product lancering. Zoals we besproken hadden, hadden we het marktonderzoek van u gisteren nodig, zodat ons ontwerpteam aan de slag kan. Ze hebben die informatie zo snel mogelijk nodig zodat het project verder kan.”

het bovenstaande bericht is duidelijk over wat er niet is gebeurd en waarom het zo belangrijk is. U kunt dat soort duidelijkheid toepassen op elke herinnering e-mail, met inbegrip van degenen die mensen herinneren aan komende evenementen. Bijvoorbeeld::

wist je dat je event reminder e-mails kunt automatiseren? Met de workflows van Calendly kunt u voor een vergadering meerdere Herinneringen verzenden via verschillende kanalen om de opkomst en de productiviteit van de inkomstencyclus te verbeteren. Wat vooral handig is, is dat u ze per e-mail, tekst of beide kunt verzenden. Een e-mailherinnering die de dag voor een vergadering wordt verzonden, kan bijvoorbeeld worden versterkt door een SMS-melding enkele minuten voordat de oproep wordt gestart. Wil je het in actie zien? Probeer het gratis!

5. Doe een specifiek verzoek

uw doel bij het versturen van een vriendelijke herinneringsmail is niet om schuld op te leggen, maar om iets aan te moedigen om te gebeuren. De beste manier om dat over te brengen is met een verzoek voor wat u de ontvanger moet doen — een call to action — samen met wanneer u het nodig hebt. Wees zo specifiek mogelijk. Zelfs als u uw telefoonnummer eerder hebt gedeeld, bijvoorbeeld, neem het opnieuw op in uw call to action, zodat er geen misverstand is over de actie die u wilt dat de ontvanger te nemen:

6. Wikkel het in en onderteken uw naam

eindig altijd door de ontvanger het voordeel van de twijfel te geven. Een goede slotzin klinkt ongeveer als:

Het Laatste wat je moet doen is de e-mail ondertekenen. Zoals je deed met de begroeting, overweeg je relatie met de persoon en hoe je over wilt komen. Als u twijfelt, gebruikt u een van deze professionele teken-offs:

Einde met uw volledige naam. Wanneer u een e-mail stuurt naar iemand die u heel goed kent, kunt u uw voornaam gebruiken. Als het iemand is die je niet kent, voeg dan je functietitel en bedrijfsnaam toe. Zorg ervoor dat ze u kunnen verbinden met het project of evenement waarnaar u verwijst.

het wachtspel: Is geen antwoord een antwoord?

Als u expliciet een antwoord op uw herinnering vraagt, kunt u redelijkerwijs verwachten dat u er een krijgt. Geen reactie betekent meestal een van de drie dingen:

om goede wil te behouden, probeer mensen het voordeel van de twijfel te geven. Neem aan dat ze willen antwoorden. Als het nodig is, schrijf dan opnieuw om te zien of ze hulp nodig hebben.

Het is frustrerend om meer dan één herinneringsmail te moeten verzenden. Maar houd in gedachten dat iedereen zijn redenen heeft om niet te antwoorden. Geef ze een paar dagen om te reageren voordat ze weer volgen. Als je dat doet, houd je toon geduldig en herinner ze eraan waarom de zaak dringend is. Als ze niet reageren na de tweede herinnering, overwegen om hen een vriendelijk telefoontje tijdens kantooruren.

twee herinneringen volstaan ook voor een aanstaande gebeurtenis. Een e-mail de dag voor een afspraak en een ander een uur voor zijn meestal genoeg. De eerste biedt een kans om alles wat ze nodig hebben voor te bereiden en de tweede geeft hen een kans om een heads-up bieden als ze te laat zijn.

moet u herinneringsteksten gebruiken in plaats van e-mails?

uw herinnering hoeft geen e-mail te zijn. SMS-berichten kunnen vriendelijker zijn en ze zijn bewezen effectief te zijn om in contact te komen. Onderzoek toont aan dat maar liefst 98% van de teksten krijgen geopend in vergelijking met 20% van de e-mails. En terwijl slechts 6% van de e-mails krijgen reacties, dat aantal gaat tot 45% voor teksten.

SMS-berichten zijn ook eenvoudig te verzenden, vooral met het notificatieprogramma van Calendly. Je krijgt om mensen te herinneren aan komende afspraken, gemiste reacties en meer op een aangepast schema. U kunt herinneringsberichten instellen die met bepaalde tussenpozen voor of na gebeurtenissen moeten worden verzonden. Het houdt iedereen op het spoor en vermindert vertragingen — en op het einde, dat is wat herinnering e-mails zijn alles over.

klaar om uw herinneringsproces efficiënter te maken met Calendly? Meld u vandaag nog aan voor uw gratis proefperiode.

Meld u gratis aan voor Agenda