het belang van het volgen van beleid en procedures
aangezien de leiders van uw organisatie beleid opstellen en handhaven, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw medewerkers begrijpen waarom het volgen van beleid en procedures cruciaal is.
hier zijn slechts enkele van de positieve resultaten van de volgende beleids-en procedures:
consistente processen en structuren
beleids-en procedures voorkomen dat operaties overgaan in complete chaos.
wanneer iedereen beleid en procedures volgt, kan uw organisatie soepel werken. Managementstructuren en teams werken zoals ze bedoeld zijn. En fouten en hik in processen kunnen snel worden geïdentificeerd en aangepakt.
wanneer uw personeel beleid en procedures volgt, zal uw organisatie tijd en middelen efficiënter gebruiken. Je zult in staat zijn om te groeien en uw doelen te bereiken als een organisatie.
consistentie in praktijken is ook goed voor werknemers afzonderlijk. Ze weten waar ze verantwoordelijk voor zijn, wat er van hen wordt verwacht, en wat ze kunnen verwachten van hun supervisors en collega ‘ s. Dit maakt hen vrij om hun werk met vertrouwen en uitmuntendheid te doen.
betere dienstverlening
wanneer werknemers procedures volgen, voeren zij taken correct uit en bieden zij consistente klantenservice. Dit verbetert de kwaliteit van de producten en diensten van uw organisatie. En, op zijn beurt, verbetert de reputatie van uw bedrijf. Medewerkers kunnen weten dat ze hun rol vervullen en trots zijn op hun werk.
een veiliger werkplek
wanneer uw personeel beleid en procedures volgt, is de kans op ongevallen en incidenten op de werkplek kleiner.
dit vermindert de aansprakelijkheidsrisico ‘ s voor uw organisatie en beperkt onderbrekingen in de bedrijfsvoering. Uw medewerkers kunnen zich veilig en comfortabel voelen op de werkplek, wetende dat hun managers en medewerkers op zoek zijn naar hun beste belang. Ze kunnen er zeker van zijn dat er voor ze gezorgd wordt als er iets gebeurt.
manieren om beleid en procedures uit te voeren
misschien begrijpen uw medewerkers al het belang van het volgen van beleid en procedures. Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers uw stappen in de richting van compliance volgen? Hier zijn een paar ideeën om ervoor te zorgen dat uw team weet hoe procedures te volgen:
maak beleidshandleidingen toegankelijker
werknemers kunnen geen beleid volgen dat ze niet kennen. Veel organisaties gebruiken nog steeds op papier gebaseerde beleidshandleidingen, het uitdelen van binders met het employee handbook.
helaas belanden deze bindmiddelen vaak in een lade of op een plank die stof verzamelt. Uit een enquête van GuideSpark bleek dat 43% van de duizendjarige werknemers en 30% van de niet-duizendjarige werknemers het grootste deel van hun werknemershandboeken niet had gelezen. Meer dan een derde van de werknemers wist niet eens meer waar hun handboeken waren.
dit is problematisch omdat werknemers te allen tijde naar het beleid moeten kunnen verwijzen. Als ze niet gemakkelijk toegang hebben tot een up-to-date beleid en procedure handleiding, zullen ze niet weten de juiste procedures te volgen.
met behulp van een beleid management software zoals PowerDMS maakt beleid en procedures beschikbaar voor elk personeelslid. U kunt snel beleidsupdates verzenden en handtekeningen van werknemers nodig hebben om ervoor te zorgen dat iedereen het beleid heeft gelezen.
met online beleidsmanagement hebben uw medewerkers toegang tot procedures vanaf elke locatie, met behulp van elke computer of mobiel apparaat.
in plaats van pagina ‘ s van een binder te moeten doorlopen, kunnen ze een eenvoudig zoekwoord zoeken om de procedure te vinden die ze nodig hebben.
dit zorgt ervoor dat ze daadwerkelijk beleid en procedures volgen in plaats van alleen maar te proberen de juiste stappen van hun hoofd te onthouden.
implementeer trainingen
ervoor zorgen dat uw werknemers het beleid en de procedures lezen is de eerste stap naar naleving, maar het is niet genoeg op zichzelf. Werknemers kunnen een beleid niet helemaal begrijpen of weten hoe ze het in de praktijk moeten brengen.
uw organisatie moet werknemers opleiden over de inhoud van het beleid en over het uitvoeren van procedures in real-life situaties.
grondige training over beleid en procedures moet plaatsvinden voor elke nieuwe huur tijdens het onboarding proces. Statistieken tonen aan dat werknemers die formele onboarding training krijgen productiever zijn, sneller volledige vaardigheid verwerven en meer kans hebben om hun prestatiemijlpalen te halen.
echter, beleid en procedure training moet worden voortgezet voor alle werknemers. Training zal er anders uitzien, afhankelijk van uw branche en de grootte van uw organisatie.
bijvoorbeeld in sectoren als rechtshandhaving en gezondheidszorg is hands-on, scenario-based training van bijzonder belang.
maar elke organisatie zal informatie hebben die werknemers effectief kunnen leren door middel van online opleidingen. Een online training management programma kan uw organisatie tijd en geld besparen door medewerkers in staat te stellen om de training zelfstandig te voltooien op hun eigen tijd.
met software zoals PowerDMS kunt u trainingsmateriaal uploaden zoals PowerPoints, video ‘ s, audiobestanden en meer. Je hebt een volledig overzicht van de betrokkenheid van elke medewerker bij de training en kunt feedback verzamelen om het beleid en de training te verbeteren.
wanneer u uw opleiding stroomlijnt, zullen uw werknemers beter toegerust zijn om beleid en procedures te volgen.
het begrip van de werknemers testen
Beleidspreiding en opleiding garanderen niet dat elke werknemer het beleid echt begrijpt. Een werknemer kan een document ondertekenen zonder het daadwerkelijk te begrijpen.
dit lijkt op korte termijn misschien niet van belang, maar op lange termijn zal het ertoe leiden dat werknemers het beleid en de procedures niet volgen.
een goede beleid en procedure management software zal u toelaten om tests te maken om ervoor te zorgen dat werknemers begrijpen beleid. Met een tool als PowerDMS, kunt u aanpasbare quizzen voor werknemers te voltooien na het lezen van een beleid of het afronden van een training. U kunt eventuele hiaten in begrip aan te pakken en er zeker van zijn dat werknemers weten hoe de procedure te volgen.
verantwoordingsplicht aanmoedigen
beleidsimplementatie gebeurt van bovenaf. Werknemers hebben meer kans om zich te houden aan het beleid als ze zien dat hun managers en leiders consequent volgen beleid en procedures, ook.
werknemers moeten ook de gevolgen kennen van het niet volgen van beleid en procedures. Dit betekent dat uw organisatie een structuur moet hebben voor discipline en corrigerende maatregelen.
opnieuw begint dit met de leiders. Managers en toezichthouders moeten worden opgeleid in wanneer en hoe disciplinaire beoordelingen moeten worden uitgevoerd.
toezichthouders zouden werknemers niet moeten micromanagement moeten geven om er zeker van te zijn dat zij beleid en procedures volgen. Procedure checklists en rapportagemechanismen kunnen helpen om medewerkers op het juiste spoor te houden.
deze documentatie zal leiders helpen om te zien welke werknemers procedures volgen en welke niet. Ze kunnen werknemers belonen of correctie aanbieden als dat nodig is. Werknemers die afwijken van procedures hebben misschien alleen wat begeleiding of bijscholing nodig.
regelmatig beleid en procedures herzien
wanneer praktijken afwijken van het beleid, betekent dit meestal een van de twee dingen:
-
uw organisatie moet beleid en procedures beter communiceren met uw medewerkers en naleving afdwingen.
-
uw beleid en procedures zijn verouderd of onvolledig.
werknemers kunnen geen procedures volgen die niet bestaan, andere beleidsregels tegenspreken of een belangrijke verschuiving in technologie of praktijk niet aanpakken.
organisatorisch leiderschap moet beleid en procedures regelmatig herzien en herzien, rekening houden met nieuwe regelgeving, normen, technologie en structurele veranderingen.
elke keer dat u het beleid bijwerkt, moet u de eerder vermelde stappen volgen. Stuur beleidswijzigingen naar uw medewerkers, neem ze op in de training, test het beleid en houd medewerkers verantwoordelijk.
ervoor zorgen dat uw werknemers beleid en procedures volgen, vergt werk, maar het hoeft niet moeilijk te zijn.
gebruik een beleidsmanagementsysteem om ervoor te zorgen dat werknemers het belang van het volgen van beleid en procedures begrijpen en weten hoe dit te doen.