er bestaan verschillende scenario ‘ s waarin ondernemingen zullen worden gevraagd of een verzoek zullen initiëren om het arbeidsverleden van een individu en andere details in verband met hun huidige of vroegere dienstverband te verifiëren. Dit proces staat, niet verrassend, bekend als ” Employment verificatie.”

het aanwervingsproces is een bijzonder gebruikelijk tijdstip voor een bedrijf om de werkgelegenheid te verifiëren, en het vereist doorgaans professionele referentiecontroles. Bedrijven ontvangen ook vaak verzoeken om arbeidsverificatie van derden, zoals kredietverstrekkers die nieuwe leningen hebben aangeschaft of eigenaren van onroerend goed die bevestigen dat een huurder in staat zal zijn om adequate betalingen te doen op een nieuwe huurovereenkomst.

er zijn verschillende methoden om de werkgelegenheid aan te tonen, variërend van het verkrijgen van een “bewijs van werkgelegenheid” (PoE) brief tot het verstrekken van loonstrookjes, referenties, of uitgevoerde contracten en overeenkomsten. Hier, we zullen kijken naar de belangrijkste redenen voor de werkgelegenheid verificatie verzoeken en verschillende manieren voor bedrijven om dergelijke verzoeken te voldoen.

welke situaties vereisen een arbeidsinspectie?

met de opkomst van professionele netwerksites zoals LinkedIn kan het lijken alsof iemands online aanwezigheid of CV voldoende is om zijn werk te bewijzen. Veel potentiële verificateurs willen echter een meer formele certificering, vooral als het gaat om een financiële transactie.

kredietverstrekkers die een lening aanvragen

kredietverstrekkers die een aanvrager van een nieuwe lening beoordelen, hebben het voorrecht om de werkgelegenheid van een individu te controleren: ervoor zorgen dat een nieuwe klant zijn betalingen op tijd kan doen. In aanvulling op het valideren van de werkgelegenheid, werkgevers kunnen ook controleren salaris informatie voor een werknemer, maar moet voorzichtig zijn om lokale wetten te gehoorzamen. Sommige locales zoals de staat Californië en New York City bar werkgevers van het vrijgeven van salaris informatie tijdens het aanwervingsproces, maar dat zelden van invloed op verzoeken die van toepassing zijn op de lening origination.

eigenaren van onroerend goed die een huurovereenkomst uitgeven

net als verstrekkers van leningen zullen eigenaren van onroerend goed gewoonlijk het dienstverband van een individu controleren om er zeker van te zijn dat zij een nieuwe huurovereenkomst kunnen afhandelen. Inkomsten geschiedenis is ook relevant om te helpen een gevoel van de toekomstige inkomsten van een huurder.

werkgevers die aanbiedingen uitbreiden tot nieuwe werknemers

hoewel werkgevers vaak de werkverleden van een sollicitant zullen bevestigen door professionele referenties te controleren, zullen zij af en toe een meer formeel attest nodig hebben, meestal in de vorm van een Arbeidsverificatie of een PoE-brief. We kijken naar deze brieven in meer detail hieronder.

houders van een werkvisum die hun werk valideren

voor een werkvisum moet een aanvrager een betaalde baan hebben voordat hij toestemming krijgt om in een bepaald land te blijven. Ook, de aanvraag verlengingen meestal afhangen van een visumhouder voortgezet werk, dus de visumhouder moet het kantoor de afgifte van de werkvergunning te informeren als ze hebben verloren of anderszins veranderde posities.

methoden voor controle op de werkgelegenheid

om te beginnen moeten ondernemingen een huidige of vroegere werknemer ervan in kennis stellen dat zij een verzoek om informatie over hun dienstverband hebben ontvangen om er zeker van te zijn dat het verzoek legitiem is voordat zij informatie verstrekken.

vervolgens, alvorens de informatie te verzamelen die nodig is om te reageren op een verzoek om arbeidsverificatie, de beste manier te bepalen om deze te presenteren. Heeft de persoon die het verzoek indient een formaat opgegeven? Hebben zij een formulier verstrekt om in te vullen, of is een informele referentie voldoende?

bij twijfel dienen bedrijven een PoE-brief uit te geven, omdat dit de meest gebruikte methode is om de werkgelegenheid te controleren. Een PoE-brief bevat alle relevante informatie over de geschiedenis van een werknemer met een bedrijf. Een combinatie van andere methoden zal vaak ook volstaan.

bewijs van de Arbeidsbrief

een door een werkgever afgegeven PoE-brief geeft een formele bevestiging van de relatie van een huidige of voormalige werknemer met het bedrijf.

de meerderheid van de PoE-letters omvat:

• firmanaam en adres van de werkgever (of gebruik standaard briefhoofd van het bedrijf): controleert de naam en de locatie van het bedrijf dat de werkgelegenheid verifieert.
• de huidige of voormalige werknemer functie: bevestigt de rol van een werknemer in een bedrijf.
• de data waarop het huidige of voormalige personeelslid in dienst was: controleert de duur van de ambtstermijn van de werknemer bij het bedrijf.
• een lijst van de verantwoordelijkheden van de werknemer: werpt licht op de beheersing van de positie en aanverwante taken van de werknemer.
• contactgegevens van de werkgever: Hulp bij toekomstig contact met betrekking tot het verificatieverzoek.

of u nu een werkgever bent die een PoE-brief wil maken of een werknemer die het verificatieproces voor een bedrijf wil vereenvoudigen, u kunt deze gratis sjabloon (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5) gebruiken die we hebben gemaakt om ervoor te zorgen dat u al uw bases dekt.

andere methoden om de werkgelegenheid aan te tonen

als het moeilijk is om contact op te nemen met een werkgever, hetzij als gevolg van onvoldoende HR-ondersteuning of een zwakke relatie tussen het bedrijf en de werknemer, zijn er andere manieren om de arbeidscontrole te voltooien.

• *Paystubs * geven een overzicht van het inkomen van een werknemer uit het verleden van een werkgever. De informatie is relevant wanneer de inkomsten van een werknemer zijn de belangrijkste focus van een verificatieverzoek, zoals een credit card applicatie, maar soms op voorwaarde dat die informatie is illegaal. Werkgevers moeten een advocaat of lokale wetgeving raadplegen om ervoor te zorgen dat ze geen beschermde informatie openbaar maken.
• * referenties * beschrijven de rol van een werknemer binnen een bedrijf en hun algemene prestaties. De vroegere manager of collega ‘ s van een werknemer kunnen voor hem of haar instaan en de meeste bedrijven ontvangen van tijd tot tijd referentiecontroles.
• *contracten & overeenkomsten * bewijzen de relatie van een werknemer met een bedrijf, hoewel alleen in die zin dat de werknemer een vacature heeft aanvaard. Een probleem met deze methode van verificatie is het gebrek aan bewijs dat de werknemer daadwerkelijk bleef om de rol waarvoor ze werden ingehuurd uit te voeren.
• * diensten van derden * verwijder de stress van verzoeken om arbeidsverificatie door een groot deel van het proces te automatiseren. Dit is meestal alleen relevant wanneer een werkgever een actieve gebruiker van een dergelijke dienst is.

welke informatie mag werkgevers in alle staten delen?

verzoeken om Arbeidsverificatie kunnen vragen om gegevens die werkgevers niet hoeven in te dienen. In feite, werkgevers kunnen worden geconfronteerd met juridische sancties voor het openbaar maken van beschermde informatie. Gezondheid en salaris & Looninformatie is de meest gevoelige gegevens waarover werkgevers beschikken, en zij moeten bijzonder voorzichtig zijn wanneer hen wordt gevraagd om details met betrekking tot deze categorieën te delen.

gezondheidsgegevens

het delen van informatie over de gezondheid van een werknemer is over het algemeen een slechte praktijk. De motieven van een verificateur kunnen onzuiver zijn, variërend van een verzekeraar die inzicht wil krijgen in de reeds bestaande omstandigheden van een potentiële klant tot het aanwerven van functionarissen van een bedrijf die erop gericht zijn een zo aantrekkelijk mogelijk personeelsbestand op te bouwen.

informatie over de handicap van een werknemer is bijzonder gevoelig. De Americans with Disabilities Act van 1990 biedt expliciete bescherming voor personen ‘ handicap informatie, te voorkomen dat die informatie wordt gedeeld met een derde partij om welke reden dan ook.

werkgevers zijn welkom om te bevestigen dat een potentiële werknemer in staat zal zijn om de verantwoordelijkheden voor de betrokken functie adequaat te vervullen. Werkgevers kunnen ook controleren of een werknemer “redelijke aanpassingen” nodig heeft voor een bepaalde rol die de werknemer in staat zullen stellen al hun vereiste taken te vervullen

salaris & Loongeschiedenis

in bepaalde situaties, zoals het ontstaan van een lening, moet een individu bewijzen van zijn inkomen verkrijgen. Echter, verschillende locales, waaronder de staat Californië en New York City, hebben wetten aangenomen die bedrijven verbieden om eerdere looninformatie te vragen tijdens het aanwervingsproces. Dit is bedoeld om een werknemer te beschermen tegen het hebben van een salaris voor een nieuwe functie oneerlijk in vergelijking met hun eerdere inkomsten, die onder de marktrente of anderszins oneerlijk geweest.

het goed krijgen

veel bedrijven zullen moeten reageren op een aantal verzoeken om Arbeidsverificatie, zodat doordachte ontwikkeling van een proces om dit te doen het bedrijf zal helpen geld te besparen en de reactietijd te versnellen. Het inkopen van de informatie die nodig is om aan een verzoek te voldoen, kan ervoor zorgen dat HR en andere medewerkers andere essentiële taken niet kunnen uitvoeren, omdat het kan vereisen dat er voortdurend contact wordt onderhouden met verschillende afdelingen. En veel belangrijke beslissingen, zoals het vermogen van een werknemer om een nieuw huis te kopen, hangen af van tijdige verificatie van de werkgelegenheid. Het kiezen van een PoE-brief volstaat meestal om een bepaald verificatieverzoek in te vullen, maar werkgevers kunnen het proces ook automatiseren via Truework en andere externe verificateurs.