wat betreft evenementen zijn de evenementen met live muziek Enkele van de meest boeiende en vermakelijke voor de aanwezigen. Maar zonder het juiste plan op zijn plaats, kunnen ze ook de meest kans om een aantal hobbels in de weg te raken. Daarom hebben we deze gids samengesteld over het plannen van een concert.

met meer elementen en bewegende stukken dan een typische gebeurtenis, heeft een concert een paar meer dingen die mis kunnen gaan op een bepaald moment. Technische storingen met audiovisuele apparatuur, ziekten of verwondingen aan muzikaal talent en slecht weer kunnen allemaal negatieve gevolgen hebben voor de ervaringen van alle betrokkenen. Lees verder om te leren hoe je het best voorbereid bent op eventuele ongelukken en ervoor te zorgen dat je concert vanaf het begin succesvol is, Lees verder!

Leer een concert te plannen in 10 eenvoudige stappen:

bepaal doelen.

een van de belangrijkste stappen bij het ontdekken hoe een concert te plannen is het vaststellen van doelen. Met andere woorden: wat wil je met dit concert bereiken? Je hebt waarschijnlijk al uw evenement doelen en doelstellingen en besloten dat een concert is het beste formaat om ze te bereiken. Maar zonder een duidelijk idee van wat je hoopt te bereiken met de live muziek gedeelte van uw evenement, je bent waarschijnlijk niet eindigen met een gedenkwaardig concert.

de beste live muziekevenementen hebben een concept of thema dat het verhaal drijft. Dit concept vormt alles van het type muziek uitgevoerd aan het publiek, locatie, Andere activiteiten van het evenement, en de stijl van het evenement decor en merchandise.

overweeg de deelnemers voor uw evenement en welk concept en stijl het meest aantrekkelijk en memorabel voor hen zullen zijn. Als je kunt, spreken met een paar leden van uw doelgroep om te controleren of het concept dat u hebt bedacht is zo spannend en boeiende als je wilt dat het te zijn.

Maak een budget aan.

het is verleidelijk om te schatten hoeveel bezoekers je verwacht bij je concert, vermenigvuldig dit met de prijs waarvan je denkt dat mensen zullen betalen voor een ticket, en beschouw het totaal als je budget. Maar dat is achterstevoren.

om voldoende geld te hebben voor uitgaven en onvoorziene uitgaven, en om winst te maken (als dat een van uw doelen is), hebt u een duidelijk budget nodig voor iets anders.

gebruik de rest van deze lijst om te bepalen wat u nodig hebt voor uw evenement en maak een regelitem voor elke categorie. Omvatten ruwweg 10-30% van niet-toegewezen middelen voor onvoorziene uitgaven en onvoorziene uitgaven. Op die manier, als er iets tussenkomt, ben je er klaar voor.

vind het talent.

het muzikale talent dat u inbrengt zal de sfeer van uw concert meer dan iets anders vormgeven. Dit kan ook een van uw belangrijkste begrotingsposten zijn, afhankelijk van het type talent dat u binnen wilt brengen.

probeer talent te vinden dat goed past bij uw evenementconcept en-doelstellingen. Zorg ervoor dat hun publiek aanzienlijk overlapt met uw doelgroep voor het evenement. Bijvoorbeeld, het laatste wat je wilt is een band met een voornamelijk Tiener Publiek die speelt in een kamer vol senioren.

houd er rekening mee dat als u buiten de stad talent inhuurt, u waarschijnlijk hun reiskosten zult moeten betalen. Dit kan je over het budget brengen, tenzij je voorzichtig bent. Door te kiezen voor lokaal talent, kunt u misschien wat geld besparen en een verbinding maken met de lokale gemeenschap.

Kies een locatie.

er zijn veel zalen ingericht voor en bereid om live muziek te ontvangen. Als je van plan bent om een overdekte locatie te kiezen, zorg er dan voor dat ze ervaring hebben met live muziek en een podium-en zitplaatsinrichting die werkt voor het type muziek dat je hebt gekozen. Outdoor locaties hebben hogere productiekosten en meer onbekenden als gevolg van de weersomstandigheden, maar ze kunnen een geweldige keuze voor concepten zoals barbecues en picknicks. Als je een buitenlocatie kiest, zorg er dan voor dat je een back-upplan hebt voor regen, sneeuw, wind, hitte, kou en alle andere elementen die het concert kunnen verpesten.

de energie van uw concert zal worden beïnvloed door het publiek, en de grootte van uw locatie speelt hierin een grote rol. Als je een te grote zaal boekt en het niet uitverkocht, heb je een halfvolle kamer en een energiezuinig publiek. Aan de andere kant, als je een kleine locatie te boeken en te snel uit te verkopen, zul je je afvragen of je gemist op meer potentiële kaartverkoop en inkomsten. Omdat de energie van de menigte zal worden beïnvloed, is het altijd beter om te gaan met een iets kleinere locatie die je zeker weet dat je kunt vullen.

u wilt uw locatie vroeg vergrendelen, omdat de rest van de details van het evenement op zijn plaats zullen beginnen te vallen zodra u dat grote stuk van de puzzel hebt beslist.

verken het Cvent Supplier Network om locaties over de hele wereld te vinden, aan te vragen en te boeken.

aanvragen van vergunningen en verzekeringen.

afhankelijk van de keuze van uw locatie, kunt u vergunningen nodig hebben voor alcohol, eten, muziek en het evenement zelf. Neem contact op met uw locatie en met de lokale autoriteiten om te zien wat u nodig heeft voor uw situatie. Het is ook een goed idee om een verzekering te krijgen voor uw evenement. U zult worden gedekt voor veel voorkomende ongelukken, en uw locatie kan het nodig hebben.

datum en tijd afronden.

de optimale datum en tijd voor uw evenement zal afhangen van uw publiek en uw evenement concept. Sommige thema ‘ s en concerten werken beter in een nachtelijke setting, waar u verlichting en achtergronden kunt gebruiken om de stemming en toon in te stellen. Andere concepten en locaties, vooral outdoor degenen, zullen logistiek gemakkelijker te beheren in de dag.

Houd er rekening mee dat uw publiek tijden heeft die ook voor hen het beste werken. Houd rekening met zaken als school, werk en vakantie schema ‘ s om te bepalen welke dag en tijd het beste is voor uw concert.

bepalen welke apparatuur nodig is.

praat met uw muzikaal talent en uw locatie om te bepalen welke apparatuur u nodig hebt voor de uitvoering en of de locatie er iets van kan leveren. Dit kan een podium, luidsprekers, microfoons, geluidsinstallatie, verlichting en andere audio/visuele apparatuur omvatten. Neem contact op met je muzikale talent om te bepalen welke apparatuur ze zelf zullen brengen en waar je verantwoordelijk voor bent.

denk na over de akoestiek van uw ruimte en of u enige versterking nodig hebt voor de muzikale uitvoering, evenals welke soorten zitplaatsen het meest zinvol zijn. Als uw locatie is buiten, zorg ervoor dat u een manier om de apparatuur te beschermen tegen de elementen. Terwijl u praat met leveranciers, talent en de locatie om uw apparatuur behoeften te bepalen, zorg ervoor dat u vraagt hoe lang ze nodig hebben voor installatie en storing, en of ze toegang tot stroom, een laadstation, of een andere speciale toegang nodig hebben. Deze gegevens zullen de sleutel zijn om toe te voegen aan uw plan om dure fouten te voorkomen.

Creëer een comfortabele omgeving.

Houd uw talent comfortabel en help hen zich voor te bereiden door een backstage ruimte te creëren of uit te rusten. Dit kan om het even welke semi-privé of privé gebied in uw zaal zijn, maar het moet gemakkelijke toegang tot het podium evenals toiletfaciliteiten hebben.

u kunt een comfortabele backstage ervaring creëren door water, frisdrank, snacks en andere kleine benodigdheden voor uw muzikale talent te leveren. Vraag hen van tevoren of ze ergens nodig hebben om te veranderen, warm-up, of rust tussen de prestaties periodes.

het comfort van uw publiek is afhankelijk van de toegang tot toiletfaciliteiten, drankjes en geschikte zitplaatsen. Als uw locatie is buiten, zorg ervoor dat er genoeg beschutting in het geval van slecht weer, of een back-up plan voor wanneer een storm rolt in.

vergeet niet ook een plan te maken voor ieders veiligheid. U moet voldoende beveiliging, medische hulp, en event assistenten voor de grootte van uw publiek en voor uw locatie.

begin met de verkoop van tickets.

als u van plan bent geld te verdienen met het concert, moet u kaartjes verkopen. U kunt samenwerken met een ticketing service om print-of digitale tickets voor uw evenement aan te bieden. Sommige ticketing diensten bieden de mogelijkheid om aangepaste branding te gebruiken op de tickets, accepteren meerdere betaalmethoden, en bieden gelaagde prijzen. Velen zullen ook een website voor uw ticketing en integratie met uw sociale media-accounts.

het tijdstip en de datum van het concert moeten duidelijk op het ticket worden vermeld, samen met relevante zitplaatsinformatie en een duidelijk retour – /Terugbetalingsbeleid.

promoot het concert.

net als elk ander evenement zal de promotie voor uw concert direct verband houden met het succes ervan. Je hebt een marketingplan nodig dat rekening houdt met je evenementconcept, publiek en het muzikale talent dat je aan boord hebt gebracht. Als het talent heeft bepaalde kanalen die goed werken voor hun marketing, zorg ervoor om te verdubbelen op die kanalen en partner met het talent om het woord te verspreiden.

u kunt uw bereik vergroten en uw boodschap verder verspreiden met de hulp van event partners. Sponsors, merchandisers, concertpromotoren, ticketverkopers en de locatie kunnen allemaal nuttig zijn bij de marketing van uw evenement. Zorg dat iedereen op de hoogte is van het concept en de doelen van het evenement en maak het hen gemakkelijk om het evenement te promoten door social media, e-mail en printmateriaal te bieden die ze kunnen delen.

zorg ervoor dat u ook foto ’s en video’ s van hoge kwaliteit maakt voorafgaand aan en tijdens het evenement. Deze worden marketing goud in uw evenement follow-up en kan echt nuttig zijn als je overweegt het evenement in een serie of het volgend jaar te herhalen.

nu weet u hoe u een concert moet plannen!

zoekt u hulp bij de lay-out van uw concert? We hebben u gedekt met onze top tips voor muziek festival lay-outs.