voor het succes van uw kleine onderneming zijn er weinig zaken belangrijker dan een robuust en goed afgerond voorraadbeheerproces. Het probleem is, als je nog nooit hebt gehad om de inventaris te beheren voor, het is moeilijk om te weten waar te beginnen.

met voorraadbeheer kunnen er tientallen bewegende stukken zijn. Het is nog ingewikkelder gemaakt door het feit dat er niemand juiste manier om de inventaris te beheren. Wat werkt voor de zaak verderop in de straat, werkt misschien niet voor de jouwe.

In dit artikel geven we u een aantal universele richtlijnen die u kunt aanpassen en uitleggen hoe u de inventaris voor een klein bedrijf kunt opmaken.

hoe inventariseert u een klein bedrijf

• Wat is voorraadbeheer?
• houd een hoog niveau van organisatie
• ontvang de inventaris nauwkeurig
• gebruik de juiste tools
• maak gegevensgestuurde beslissingen
• voer een formeel proces uit
• doe regelmatige inventarisaties

Wat is voorraadbeheer?

voorraadbeheer is een proces en een reeks systemen voor het beheer van voorraden en voorraden. Het is een subset van het veel bredere supply chain management concept. Voor de meeste retailbedrijven, voorraadbeheer gaat om de volgende taken inkapselen:

• voorraad
• voorraad
• voorraad
• verkoop
• voorraadniveaus

volgen hoewel deze taken alledaags kunnen lijken, en zelfs “eenvoudig” of “eenvoudig”, helpt het doen van deze taken (en ze goed doen) een rotsvaste basis te creëren voor uw bedrijf om vanuit te werken. Je vermijdt potentiële problemen en geniet van optimalisaties zoals:

• voorkomen dat uw populaire producten niet op voorraad zijn
• weet welke soorten verkoop/promo ‘ s moeten worden uitgevoerd om minder presterende voorraden te verplaatsen
• weet de juiste hoeveelheid items om bij de hand te houden om een optimale cashflow te behouden
• als u bederfelijke goederen verkoopt, kan het u helpen bederf te voorkomen

Houd een hoog niveau van organisatie

de eerste stap om op de top van uw voorraad te blijven, is het organiseren uw artikelen met zoveel mogelijk gegevens en productinformatie. Succesvol voorraadbeheer is een direct resultaat van sterke data-analyse. Door te beginnen met rijke, nauwkeurige productgegevens, u zult fouten te voorkomen langs de lijn en hebben een gemakkelijkere tijd het onderzoeken van eventuele problemen die u zou kunnen ontdekken. Typisch, deze gegevens zouden worden ingevoerd in een point of sale (POS) systeem, maar het is ook mogelijk (maar zeer vervelend) om deze gegevens te volgen met spreadsheets.

dat gezegd zijnde, hier zijn enkele van de gegevens die u wilt invoeren voor elk product:

• naam
• afdeling
• Categorie
• SKU
• UPC
• leverancier en ID leverancier
• verkoopprijs
• belastingtarief
• Discountable (Y/N)
• kosten per Item
• huidige hoeveelheid
• Herordeningsmechanisme
• aanbevolen volgorde

Als u items met varianten verkoopt, moet u ervoor zorgen dat u elke variant invoert als onderdeel van een matrix. Het klassieke voorbeeld van een item met varianten is een t-shirt dat wordt verkocht in meerdere maten en kleuren. Elke combinatie van grootte en kleur is een unieke variant van een moederproduct. Door een matrix te maken, kunt u de hoeveelheid, verkoopgegevens en meer voor elke variant op individuele basis volgen.

voorraad nauwkeurig ontvangen

net als onze eerste tip wilt u ervoor zorgen dat u zo nauwkeurig mogelijk nieuwe voorraad van Leveranciers ontvangt en invoert in uw verkooppuntsysteem. Het invoeren van de verkeerde producthoeveelheid of het verkeerd labelen van een product kan later een hoop problemen veroorzaken. De beste manier om ervoor te zorgen dat u een inputvoorraad van Leveranciers nauwkeurig ontvangt, is door een gestandaardiseerd proces te creëren en dit te volgen elke keer dat u een zending ontvangt.

hier is een voorbeeld van hoe dat proces eruit zou kunnen zien:

1. degene die de zending ontvangt, moet een lijst hebben van de items die u hebt besteld of een kopie van de originele inkooporder.
2. de ontvanger moet ervoor zorgen dat alle verwachte dozen/pakketten worden ontvangen (dat wil zeggen dat er niets in de truck achterblijft).
3. de ontvanger moet alle dozen uitpakken en de inhoud vergelijken met de lijst of de bestelling.
4. als er geen fouten of problemen zijn, ga je gang en voer de verzendgegevens in uw POS, spreadsheet of andere volgsystemen in.
5. als er problemen zijn, neem er dan nota van en neem contact op met uw leverancier. U kunt dan de rest van de zending in uw systeem invoeren.

omdat het nauwkeurig ontvangen van een bestelling zo ‘ n belangrijk onderdeel is van voorraadbeheer, kunt u dit deel van het bedrijf zelf afhandelen, of vertrouwen op een vertrouwde senior medewerker.

gebruik de juiste tools

voorraadbeheer is een stuk eenvoudiger als u POS-software gebruikt. Dit is het geval vanwege de hoeveelheid gegevens en de snelheid waarmee de voorraad draait binnen de meeste retailbedrijven. Als u probeert om het allemaal te beheren met een spreadsheet of potlood en papier, is het zeer waarschijnlijk dat de taak zal beginnen te voelen als een last die u wilt overslaan aan het einde van een drukke dag. Plus, met zo veel bewegende delen, verhoogt u de kans op fouten, die kan gooien uit al uw voorraadgegevens.

met een kassasysteem, buiten het aanmaken van uw productcatalogus (meestal eenmaal gedaan tijdens de eerste installatie) en het ontvangen van nieuwe voorraad, is voorraadbeheer een geautomatiseerd proces. Wanneer u een product verkoopt, worden uw voorraadniveaus automatisch bijgewerkt. U kunt eenvoudig vragen uw systeem om te zien hoeveel je hebt van een product bij de hand, en er zijn meestal gedetailleerde inventaris rapporten die u kunt gebruiken om beter te begrijpen wat er gaande is in uw bedrijf.

neem beslissingen op basis van gegevens

een van de belangrijkste redenen om een POS te gebruiken, vooral vanuit het oogpunt van voorraadbeheer, is de verscheidenheid aan rapporten die u tot uw beschikking hebt. Deze rapporten zullen betrekking hebben op alles van verkoopvolume per product, winstmarge analyse, voorraad omzet en nog veel meer. Met deze informatie, zult u in staat om meer weloverwogen beslissingen die u helpen uw algemene bedrijfsstrategie vorm te geven. Hier zijn een paar van de inzichten die u kunt verwachten te ontlenen aan uw point of sale systeem rapportage mogelijkheden:

• Identificeer uw best verkopende items, zodat u prioriteit kunt geven om ze goed op voorraad te houden
• Monitor winstmarges per product, zodat u kansen kunt identificeren om opnieuw te onderhandelen met uw leveranciers
• Controleer uw voorraadwaarde op een bepaald moment om te begrijpen hoeveel kapitaal u hebt vastgebonden in inventaris

Als u een Excel-wizard bent, is het zeker mogelijk om soortgelijke rapporten te maken met spreadsheetsoftware en aangepaste formules. Echter, je hebt een veel gemakkelijker tijd van het als je een POS-systeem en laat het doen het aantal kraken voor u. Plus, dit bevrijdt u om zich te concentreren op taken om uw bedrijf te laten groeien, zoals het interpreteren van uw rapporten en het maken van betere beslissingen op basis van uw bevindingen.

een formeel proces hebben

terwijl tools zoals een POS of specifieke software voor voorraadbeheer kunnen helpen om het voorraadbeheer te vereenvoudigen en u in staat stellen meer waarde uit uw gegevens te halen, hebt u nog steeds een overkoepelend proces nodig. Twee van de meest populaire methoden zijn First In, First Out (FIFO) en de gemiddelde kosten methode.

bedrijven die FIFO gebruiken, proberen oudere aandelen te verkopen vóór nieuwere aandelen. Voor bepaalde soorten ondernemingen, zoals die welke bederfelijke goederen verkopen, is FIFO een noodzakelijk middel om zoveel mogelijk waarde uit de voorraad te halen. Bijvoorbeeld, stel je voor hoe een supermarkt voorraden Drankjes. Items in de voorkant van hun koelkasten meestal eerder verlopen dan objecten geplaatst in de rug.

voor de methode van gemiddelde kosten zullen bedrijven de kosten van een post toewijzen op basis van de totale kosten van goederen die zij hebben gekocht gedeeld door het aantal gekochte eenheden. Deze methode is eenvoudiger toe te passen en goedkoper dan FIFO, waardoor het een aantrekkelijke optie voor items die moeilijk zijn om de kosten te berekenen.

ongeacht het overkoepelende systeem dat u gebruikt, is het essentieel dat u de voor-en nadelen van elke aanpak begrijpt, zodat u de juiste voor uw bedrijf kunt selecteren.

Doe regelmatige inventarisaantallen

zelfs als u een kassasysteem of voorraadbeheertool hebt, evenals een proces voor het ontvangen van voorraad, wilt u nog steeds periodiek handmatige inventarisaantallen uitvoeren. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, kunt u dit doen op een halfjaarlijks, driemaandelijks of zelfs maandelijks basis.

deze tellingen zijn belangrijk omdat ze functioneren als een back-up op uw dagelijkse systeem, en kunnen u helpen fouten in uw proces te ontdekken. Als het idee van het opzij zetten van de tijd om al uw inventaris te tellen in een keer klinkt een beetje overweldigend, kunt u ook het uitvoeren van de cyclus telt.

Cyclustellingen zijn snellere controles waarbij u slechts een kleiner deel van uw voorraad telt. Bijvoorbeeld, een maand kunt u uw schoen inventaris te controleren, en een andere uw hoed inventaris. Naast het besparen van je tijd, dit kan u helpen bij het ontdekken van problemen veel sneller dan een meer massale driemaandelijkse controle, hoewel deskundigen adviseren dat u ten minste een volledige inventaris tellen per jaar voor de rapportage van de inkomstenbelasting.

geef uw bedrijf sterkere instrumenten voor voorraadbeheer

voorraadbeheer is cruciaal voor de bedrijfsvoering en het succes van uw bedrijf. Het organiseren van uw systemen zal gaan een lange weg zo ver als het tellen van uw items, het opzetten van uw vloer, en het maken van uw medewerkers productiever en efficiënter. Nauwkeurig tellen betekent verdere verschillen en een betere bottom line voor uw bedrijf.

een POS als Lightspeed kan voorraadbeheer voor u automatiseren en u waardevolle informatie bieden om u te helpen slimmere beslissingen te nemen. Chat met onze experts om te zien of onze oplossingen geschikt zijn voor uw bedrijf.