een product wordt altijd geleverd met een gebruikershandleiding om klanten te helpen leren hoe ze het moeten gebruiken. Nu, de eerste vraag die zich voordoet is hoe eenvoudig een gebruikershandleiding in word te maken?

gebruikershandleidingen betekenen het verschil tussen een goede klantervaring en een verschrikkelijke ervaring. Een handleiding is niet alleen voor nieuwe klanten. Zelfs ervaren klanten gebruiken het om hun geheugen op te frissen met betrekking tot bepaalde functies van het product.

ook verwijzen zij naar het product voor het oplossen van een specifiek probleem dat zij met het product kunnen ervaren. Laten we duiken in om te begrijpen hoe u gebruikershandleidingen te maken.

maak Gebruikershandleiding in Microsoft Word: het 7-Stapsproces

Microsoft Word biedt een raamwerk dat gebruikers gebruiken om informatie over hun product of dienst te presenteren. Het geeft hen de vrijheid om het document aan te passen volgens hun behoeften.

hier delen we de zeven stappen om een gebruikershandleiding in MS Word te maken.

Stap 1: De voorlopige fase

• klik in Microsoft Word op het tabblad Bestand en selecteer Nieuw
• Dubbelklik op de map boeken in het venster beschikbare sjablonen. Ga naar de map andere boeken en dubbelklik erop
• Dubbelklik op de professionele handleiding sjabloon

Microsoft Word ‘ s gebruikershandleiding sjabloon is waar u de handleiding kunt aanpassen volgens uw keuze. Het document wordt gedownload in een nieuw word-venster na het voltooien van de bovenstaande stappen.

Stap 2: Zie de secties

doorlopen de pagina ‘ s van het sjabloon voor de gebruikershandleiding. Het geeft je een idee van wat wordt opgenomen, wat moet worden veranderd, en wat moet worden toegevoegd. De gebruikershandleiding template is het uitgangspunt.

Microsoft Word bevat een algemene paginatitel, inhoudsopgave, kopteksten, tekstblokken en plaatsaanduidingen voor afbeeldingen. Het komt ook met tips over het maken van een gebruikershandleiding die uw gebruikers zullen houden.

Stap 3: Voeg uw inhoud

• markeer de koptekst of tekstblok. Plaats de informatie van uw gebruikershandleiding erop. U kunt het zelfs vanuit een ander document kopiëren en in de sjabloontekstvakken plakken.
• vervang alle placeholder-tekst van Microsoft Word door uw eigen tekst.
• vul de gebruikershandleiding in met de vereiste informatie. U kunt eerst tekst toevoegen, dan de afbeeldingen en headers. U kunt er zelfs voor kiezen om lineair te werken vanaf de eerste pagina tot het einde. Het is jouw keuze.

Stap 4: Voeg afbeeldingen van uw keuze in

• Klik met de rechtermuisknop op een plaatshouder afbeelding of afbeelding en klik op de Delete toets om het te verwijderen. Als u de jouwe wilt toevoegen, klikt u op het tabblad bijvoegsel en vervolgens op de knop Afbeelding.
• Blader door afbeeldingen en dubbelklik op de afbeelding die u in de plaatshouder wilt invoegen.

u kunt uw bedrijfslogo toevoegen op de omslagpagina of ergens anders in de documentatie volgens uw keuze. Het is een geweldige manier om uw merk toe te passen op de MS Word-gebruikershandleiding.

Stap 5: formaat zoals u nodig hebt

• klik op het tabblad Home. Blader door de opties in de sectie stijlen van het lint. Hierdoor kunt u bepalen hoe elke sectie van uw handleiding eruit zal zien. Ik bedoel de tekst van de hoofdparagraaf en de rubrieken.
• soms willen gebruikers de elementen van het sjabloon niet gebruiken. In dergelijke situaties klikt u met de rechtermuisknop op een van de stijlen, zoals kop 1, en kiest u wijzigen.
• formatteer de koptekst en klik op OK.

de stijlen van alle sectiekoppen worden gewijzigd. Je hoeft niet alles handmatig te doen. Het is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat de handleiding voldoet aan de interne stijlvereisten van uw bedrijf.

Stap 6: Controleer en proeflees

Ga naar de eerste pagina van het instructiehandboeksjabloon, de omslagpagina van de meeste gebruikershandleidingssjablonen. Zorg ervoor dat alle placeholder tekst wordt vervangen door inhoud over uw dienst of product.

Stap 7: inhoudsopgave toevoegen en uw handleiding opslaan

de inhoudsopgave toont de sjabloon voor algemene gebruikershandleidingen.

• Klik met de rechtermuisknop op de inhoudsopgave en ga naar het veld update.
• Ga naar de volledige tabel bijwerken optie en klik vervolgens op OK.
• klik op het tabblad Bestand en selecteer Opslaan als. Voer de bestandsnaam van de handleiding in in het veld Bestandsnaam. Kies waar u het document wilt opslaan en klik op de knop Opslaan.
• het zal de inhoudsopgave wijzigen om uw nieuwe kopteksten en paginanummers weer te geven.

volg deze zeven stappen en maak uw handleidingen met gemak.Vervolgens zullen we bespreken wat in dergelijke gebruiksvriendelijke handleidingen op te nemen.

Waarom is gebruikersdocumentatie belangrijk?

gebruikersdocumentatie helpt uw klanten om het meeste uit uw product te halen. Het bevat installatie-instructies en een probleemoplossing sectie om gebruikers te helpen met het product. Het is een alles-in-één plek voor alle soorten middelen om de klanten te helpen. Zoals het opslaan van een document, het gebruik van een specifieke tool of essentiële veiligheidsinformatie.

hoewel het maken van gebruikershandleidingen meer is dan alleen” how-to ” materiaal. Het is een segment van het verlenen van gebruikerservaring. Daarom is het ook een marketing materiaal. Het toont uw klanten dat uw bedrijf geeft, niet alleen bij het kopen van het product.

maar ook of de klanten een grote ervaring hebben met het gebruik ervan. Wanneer deze klanten het gevoel dat je ze waardeert, zullen ze blijven terugkomen naar u, en dus, je ze te behouden.

dingen die u in de gebruikershandleiding moet opnemen

geen enkele klant leest handleidingen voor het plezier of om de tijd door te brengen. Lezers lezen ze om een probleem dat ze hebben ondervonden te overwinnen. Ze kijken naar de inhoudsopgave om de essentiële informatie te vinden.

ze richten zich dus alleen op specifieke onderdelen en lezen de handleidingen niet van begin tot eind. Houd er bij het schrijven van een technisch document ook rekening mee dat gedetailleerd zijn niet betekent dat lange alinea ‘ s moeten worden opgenomen.

1. het doel van uw handleiding

   ” Wat is het doel van het maken van de handleiding?”

   ” welke activiteiten moeten in de handleiding worden opgenomen?”

   dit zijn de vragen die men moet beantwoorden voordat men begint met het maken van hun handleiding. Voor een efficiënte handleiding is het noodzakelijk om een duidelijk doel voor ogen te hebben.

2. denk na over wat je wilt opnemen?

   om boeiende sjablonen voor gebruikershandleidingen te maken, moet u precies weten welk type inhoud u in de documentatie wilt opnemen. Verzamel alle kennis, informatie, checklists op één plek. Wees grondig met elk punt en zorg ervoor dat uw technische schrijver beschikt over alle materialen voor het schrijven van de stap-voor-stap instructies.

   vertrouw niet op uw geheugen. Zelfs het overslaan van een kleine stap kan leiden tot verwarring onder het publiek. Zorg ervoor dat uw gebruikers weten elk aspect van het product of de dienst die u probeert te verkopen.

3. Houd uw lezers in gedachten

   denk als een gebruiker wanneer u begint met het schrijven van een handleiding. Waarom? Omdat u alles weet over uw product of dienst, maar weten uw gebruikers het? Geen.

   begin bij het schrijven van instructies te denken vanuit het standpunt van uw gebruikers. Het is omdat zij degenen zijn die zich bezighouden met uw product of dienst. Ga ervan uit dat uw gebruikers geen kennis hebben van het onderwerp voordat u begint met technisch schrijven. Op deze manier zal een technische schrijver in staat zijn om instructies te schrijven om de handleiding efficiënt te maken. Het is omdat u een beter begrip van de demografie van uw gebruikers zal hebben.

4. samenwerking is essentieel

   het is niet eenvoudig om deze documenten te schrijven. Uw gebruikers zijn afhankelijk van u voor hulp, en ze vertrouwen op de werkinstructies in de gebruikershandleidingen om hun problemen op te lossen. Zo, hoe om ervoor te zorgen dat u niet missen of misschrijven essentiële instructies?

   het antwoord is door samenwerking. Maak een team om samen te werken bij het werken aan de documentatie. U kunt verschillende teamleden toewijzen om te schrijven, te beoordelen, de informatie op één plaats te organiseren en visuele assets voor de handleiding te maken.

5. Get Organized

   zodra u beslist welke informatie u in de documentatie wilt opnemen, is de volgende stap het organiseren van alle relevante informatie. Schetst de stroom van het document in verschillende secties.

   u kunt het opdelen in categorieën op basis van wat uw gebruikers kunnen zoeken in de documentatie. Zorg ervoor dat het document in een naadloze stroom en omvat diepgaande processen van begin tot eind. Het organiseren van de informatie is essentieel om verwarring onder de gebruikers te voorkomen. Het maakt het gemakkelijk om uw gebruikershandleidingen te lezen.

6. schrijf duidelijke instructies

   zodra u alles hebt geschetst en georganiseerd met een duidelijke structuur, wordt technisch schrijven gemakkelijk. De primaire doelstelling van gebruikershandleidingen is om de gebruikers te helpen bij het voltooien van taken en het oplossen van problemen.

   kom dus snel ter zake. Vermijd het verspillen van hun tijd. Gebruik genummerde lijsten voor instructies en zorg ervoor dat de inhoud kort is. Dit zijn enkele van de beste praktijken bij het schrijven van gebruikersdocumentatie.

7. structuur toevoegen met inhoudsopgave

   het is noodzakelijk om een inhoudsopgave toe te voegen aan uw handleiding. De inhoudsopgave biedt navigatie aan de gebruiker en helpt hen snel bij een bepaald onderwerp. Een gebruiker zal uw documentatie niet van begin tot eind lezen.

   ze willen alleen een specifiek probleem oplossen of meer te weten komen over een bepaald onderwerp. Vandaar dat het hebben van een inhoudsopgave hun tijd en moeite bespaart. U kunt document editors gebruiken om automatisch een inhoudsopgave rond koppen en subrubrieken te maken.

8. Voeg visuele hulp toe aan uw instructiehandleiding

   een handleiding is inherent nogal een karwei om te lezen. Het zit vol tekst en is niet boeiend. Onderzoek heeft aangetoond dat een persoon een gevoel van een visuele scène kan krijgen in minder dan 1/10 van een seconde. Visuals worden 60.000 keer sneller verwerkt in de hersenen in vergelijking met tekst.

   daarom bieden afbeeldingen en video ‘ s een betere communicatieervaring dan tekstgebaseerde inhoud. Probeer uw documentatie interactief te maken met how-to video ‘ s en audio-instructies. U kunt ook screenshots, screen recordings, tutorial video ‘ s. Het zal uw inhoud boeiende te maken en ook helpen een gebruiker effectief.

9. handleidingen spelen een essentiële rol om een gebruiker te helpen uw zakelijke producten te begrijpen. Focus daarom op het voortdurend verbeteren van de handleiding en streven ernaar om het bijna perfect te maken. Moedig degenen die uw documentatie gebruiken aan om feedback en suggesties te geven over het aantrekkelijker maken van de inhoud.

   een uitstekende gebruikershandleiding biedt consumenten snelle en nauwkeurige antwoorden op hun vragen over soortgelijke producten. Dit waren enkele van de beste praktijken over wat in de handleidingen op te nemen. Het zal u helpen bij het schrijven van een uitgebreide handleiding die uw gebruikers zeer nuttig zal vinden.

5 Gebruikershandleiding Sjablonen Te Gebruiken Met Microsoft Word –

Afhankelijk van het doel en de doelgroep, handleidingen vallen in verschillende categorieën, zoals:

• Standaard handleidingen
• handleidingen
• handleidingen
• Beleid handleidingen
• Kantoor handleidingen
• Service manuals en andere bijzondere gidsen.

hier delen we vijf handmatige sjablonen met hun links die u kunt gebruiken.

1. Professionele Sjabloon

   Maker: Microsoft

   Formaat: Word 2003 of hoger

   Licentie: Gratis Sjabloon

2. Gebruikershandleiding Sjabloon

   Creator: Handleiding Sjablonen

   Format: Doc

   Licentie: Gratis Sjabloon

3. Handboek voor de Opleiding Sjabloon

   Creator: Handleiding Sjablonen

   Format: Doc

   Licentie: Gratis Sjabloon

4. Software Handleiding Sjabloon

   Creator: Handleiding Sjablonen

   Format: Doc

   Licentie: Gratis Sjabloon

5. Handleiding Van Het Product Template

   Creator: Handmatige sjablonen

   formaat: Doc

   Licentie: Gratis sjabloon

hoe gebruikersdocumentatie uw Team ondersteunt

een gebruiker zal contact opnemen met uw ondersteuningsteam als er een probleem is met uw product of problemen ondervindt bij het gebruik ervan.

het hebben van uitzonderlijke gebruikersdocumentatie zal uw team op twee manieren helpen.

1. geeft ze een eenvoudige handleiding

   gebruikersdocumentatie is niet alleen voor klanten. Uw support medewerkers kunnen documentatie gebruiken om betere ondersteuning te bieden aan de klanten wanneer ze hulp nodig hebben. Met de integratie van vereiste elementen zoals product samenvatting, index, of inhoudsopgave, uw servicemedewerkers kunnen de informatie die ze nodig hebben om klanten snel te beantwoorden vinden.

2. vermindert Oproepen

   mensen nemen contact op met ondersteuningsvertegenwoordigers als ze het probleem niet zelf kunnen oplossen. Als klanten problemen zelf kunnen oplossen, zullen ze niet vragen om begeleiding. Per onderzoek, meer dan 70 procent van de klanten de voorkeur aan het bedrijf website te gebruiken voor hulp in plaats van het gebruik van een telefoon of e-mail.

   het hebben van uitgebreide, gemakkelijk te begrijpen, duidelijke en beknopte gebruikersdocumentatie zal een lange weg afleggen om het totale volume van gesprekken, e-mails, chats, enz.te verminderen. Het zal de last op uw klantenservice te verminderen.

3. verbetert de productiviteit

   een betrouwbaar referentiepunt kan een enorme hoeveelheid stress van uw klantenserviceteams elimineren. De twijfels en vragen die 15 minuten nodig hebben om op te lossen, kunnen op de juiste manier worden beantwoord door klanten in de juiste richting te sturen binnen uw gebruikershandleidingen.

conclusie

uit deze blog kan worden beoordeeld hoe u een gebruikershandleiding in word kunt maken op een manier die het meest nuttig is voor uw gebruikers. Dat is een teken van uitzonderlijke documentatie!

Focus op het geven van een handleiding die hen blijft bevallen. Het moet de aard van de customer experience die u zou willen hebben als je in hun plaats.

dus, als u hebt besloten om een online Gebruikershandleiding voor uw klanten om antwoorden te krijgen op hun vragen of richtlijnen voor producten en diensten, dan CloudTutorial is de beste optie om te kiezen voor.