“projectmanagement” kan een term zijn die slechts twee woorden in beslag neemt, maar de geaccumuleerde kennis van projectmanagement is enorm! Wat is PRINCE2? Zou het je wat kunnen schelen? Ons overzicht van PRINCE2 geeft u het antwoord dat u zoekt, evenals enkele ideeën die u kunt aanpassen aan uw eigen projecten.

Wat is het? PRINCE2 is een specifieke project management methode, en degenen die volledig vertrouwd zijn met het zal hebben ondergaan intensieve training en ontvangen certificering. Maar waar komt royalty in beeld? “PRINCE “is een acroniem dat staat voor” projecten in gecontroleerde omgevingen.”

waarom het getal 2? PRINCE2 heeft een voorganger. Het klinkt misschien niet zo aristocratisch als PRINCE2, maar het vormde de basis voor zijn ontwikkeling. PRINCE2 is een verbetering ten opzichte van PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), een systematische project management aanpak ontwikkeld door Simpact Systems in 1972.

In 1989 nam de regering van het Verenigd Koninkrijk het over als de standaard die zij wilde dat projectmanagers op het gebied van informatietechnologie zouden gebruiken. Omdat het werd gebruikt door de Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), de Britse regering verwezen naar het als “PROMPT II in de CCTA-omgeving,” later wijziging van de naam in PRINCE2, degene die we vandaag kennen.

Wat is Tallyfy?

Tallyfy helpt u bij het documenteren en automatiseren van taken tussen medewerkers en klanten

Klik hier voor meer informatie over Tallyfy

Is het alleen voor IT-projecten? Het mooie van PRINCE2 is dat het werkt voor meer dan alleen IT-gerelateerde projecten. Tegen het jaar 1996, project managers erkend het als een generieke aanpak die kon werken voor zowat alles. De Britse regering verkocht later de rechten van PRINCE2 aan de particuliere sector, en het gebruik ervan verspreidde zich over het Verenigd Koninkrijk, Europa en Australië. Vandaag de dag vindt u PRINCE2 training en certificeringen aangeboden in zowat elk land in de wereld.

ondertussen heeft PRINCE2 de tijd bijgehouden met herzieningen die gericht zijn op het aanpakken van feedback van PRINCE2-mensen uit de praktijk en de veranderende behoeften van het bedrijfsklimaat.

the Seven Principles of PRINCE2

laten we de basisprincipes van waaruit PRINCE2 bestaat neerzetten. Ten eerste hebben we zeven overkoepelende principes om in gedachten te houden:

voortdurende zakelijke rechtvaardiging

als ondernemer of projectmanager bent u het er zeker mee eens dat elk project dat u start de moeite waard zou moeten zijn. Meer specifiek, het heeft een business case nodig om het te ondersteunen. Simpel gezegd betekent dit dat de voordelen van het project hoger moeten zijn dan de kosten. Het bepalen en vastleggen van de business case voor een project is een van de eerste dingen die een PRINCE2-getrainde projectmanager doet.

leer van de ervaring

het heeft geen zin om elk onderdeel van een project opnieuw uit te vinden. Ja, sommige elementen zullen uniek zijn, maar er zullen altijd elementen zijn die sterk lijken op die welke in het verleden door dezelfde organisatie werden aangepakt. Wanneer de organisatie geen ervaring heeft, kan het leren van andere organisaties of individuen die bereid zijn om informatie te delen en waardevolle inzichten te bieden. Door het aantal onbekenden te verminderen, kunnen PRINCE2 projectmanagers risico ‘ s verminderen.

gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

uit de titel zou dit principe er zo duidelijk uit kunnen zien. Immers, je krijgt niets gedaan totdat iedereen weet wat te doen en wie het doet. Maar er is meer aan de hand dan het oog te zien. Betrokkenheid van belanghebbenden is ook van cruciaal belang voor dit beginsel. Zakelijke sponsors, gebruikers en leveranciers moeten allemaal vertegenwoordigd zijn in het Project Management Team en de Raad.

uit dit proces kan een projectmanagementstructuur worden ontwikkeld, die elke bij het project betrokken persoon zal informeren over wat van hem verwacht wordt te doen, wat hij van anderen kan verwachten te doen, en tot wie hij zich kan wenden voor besluitvorming.

manage by fases

we weten al dat de beste manier om complexe projecten te behandelen is om ze op te splitsen in fases, maar PRINCE2 bepaalt de noodzaak van managementfasen gekenmerkt door “controlepunten.”Controlepunten zijn momenten waarop de projectraad het project tot nu toe zal evalueren en toekomstige stadia zal aanpassen op basis van wat er tot nu toe is gebeurd. Het project is dus gebaseerd op een algemeen plan op hoog niveau, maar elke fase heeft zijn eigen, Gedetailleerde plan.

manage by Exception

er is een vrij complex kader voor management by exception in PRINCE2. De eenvoudige verklaring is dat er specifieke parameters worden ingesteld, en variaties in het project mogen alleen gebeuren in zeer specifieke omstandigheden. De elementen die in overweging worden genomen zijn tijd, kosten, kwaliteit, omvang, risico en voordeel. In wezen, management door uitzondering betekent het bepalen van welke variaties van het plan zijn “kleine dingen” die geen probleem zou moeten zijn, en welke variaties zijn ernstig genoeg om het management aandacht te rechtvaardigen.

Focus op producten

elk project werkt naar een eindproduct. Elke stakeholder moet een zeer duidelijk beeld van het project zal produceren. Dus, voordat een project kan beginnen, en gedurende de gehele uitvoering ervan, moet er een sterke definitie van het product die begeleidt hoe het project wordt aangepakt. De productbeschrijving voor het project definieert zowel het product zelf als de verwachte kwaliteitscriteria waaraan moet worden voldaan.

op maat voor de projectomgeving

u kunt PRINCE2 aanpassen aan kleine of grote projecten in vrijwel elke context, maar de manier waarop u het gebruikt zal afhangen van de omgeving van het project. De omgeving wordt gecreëerd door de organisatie die opdracht geeft voor het project, en het projectmanagementteam moet het project daarop afstemmen, evenals de complexiteit, schaal, reikwijdte en risico van het project. Bijvoorbeeld, als je het omgaan met een diner evenement voor tien leidinggevenden, Risicobeheer is niet zo veel van een probleem als het zou zijn als je het bouwen van een wolkenkrabber.

de zeven thema ’s van PRINCE2

PRINCE2 thema’ s zijn activiteiten waaraan uw projectteam moet deelnemen voordat het project kan beginnen. Ze zijn uiterst belangrijk omdat uw projectteam ze zal gebruiken om het project te monitoren en te onderhouden tot aan de voltooiing en afsluiting. Kortom, ze zijn:

1. de Business Case: Waarom bestaat het project? Blijft deze reden geldig gedurende het hele project?
2. de organisatie: wie doet wat? Waar zijn zij verantwoordelijk voor? Wie neemt de beslissingen?
3. de plannen: Wat is de beschrijving van het produkt dat het project moet bereiken? Wat is het projectplan op hoog niveau? Welke etappes zijn er en wat zijn de gedetailleerde etappeplannen?
4. het kwaliteitsthema: welke kwaliteitskenmerken wensen de stakeholders? Hoe zal het projectteam weten of het op schema ligt in termen van levering naar verwachting?
5. risico ‘ s thema: welke elementen van het project kunnen niet uit ervaring worden geleerd? Hoe kunnen we deze onzekerheden beheren om risico ‘ s te beperken?
6. het Veranderingsthema: projecten kunnen veranderen naarmate ze zich ontwikkelen. Het veranderingsthema gaat over hoe verzoeken tot verandering zullen worden beoordeeld, welke acties zullen plaatsvinden wanneer er een verzoek tot verandering is, en hoe veranderingen kunnen worden beheerd.
7. het Voortgangsthema: dit thema heeft betrekking op de controle van projecten, de rapportage en het doorlopend volgen van de voortgang, alsmede op de wijze waarop variaties die de overeengekomen toleranties overschrijden, kunnen worden gecontroleerd.

de zeven processen van PRINCE2

tot nu toe hebben we veel leidende principes en een reeks thema ‘ s.”Ze zijn allemaal heel logisch, maar wat is het proces dat PRINCE2 beoefenaars volgen? Pas als we het “wat” begrijpen, kunnen we beslissen hoe belangrijk PRINCE2 wel of niet kan zijn en waarom het voor onze projecten van belang kan zijn. Nogmaals, een snel en eenvoudig overzicht is op zijn plaats.

1. een Project starten: het projectteam, met inbegrip van de manager, wordt benoemd en er wordt een eerste opdracht gegeven.
2. aanvang van het Project: De business case wordt geformuleerd, en het project initiatie document wordt samengesteld.
3. leiding geven aan het Project: een reeks procedures die zullen worden gebruikt om toezicht te houden op het project wordt vastgesteld en zal worden uitgevoerd
4. controle op een projectfase: hoe elke fase zal worden geëvalueerd om te bepalen of het naar behoren is voltooid.
5. Management of Product Delivery: hoe de projectmanager samenwerkt met teamleiders en hoe zij moeten omgaan met het ontvangen, voltooien en afronden van projectwerk.
6. Stadiumgrenzen Beheren: In dit proces gaat een project van de ene fase naar de volgende. Hoe en wanneer eindigt elke fase, en hoe en wanneer begint de nieuwe fase?
7. afsluiting van het Project: dit geeft aan wanneer het project zal worden afgesloten, inclusief eventuele follow-ups die zullen plaatsvinden en een eindevaluatie van de voordelen van het project.

documentatie of beheerproducten

als u de PRINCE2-handleiding volgt, zult u zien dat er 26 verschillende sjablonen voor projectdocumentatie zijn. In PRINCE2 project management worden deze documenten “management producten” genoemd.”

zonder u de hele handleiding te geven, kunnen we op zijn minst zeggen dat deze documenten elk aspect van de PRINCE2 methodologie behandelen die we tot nu toe hebben besproken.

zij omvatten een evaluatieplan voor de voordelen, de documentatie van de business case, rapporten over controleposten, een strategie voor communicatiebeheer, dagelijkse logboeken, rapporten over eindprojecten, issue registers en zelfs een lessenlogboek voor het vastleggen van geleerde lessen.

het korte document van het project start de initiatiefase, en dit evolueert naar het initiatiedocument van het project. Andere belangrijke documentatie is het Kwaliteitsregister waarin kwaliteitscontroleactiviteiten worden gedetailleerd, gepland en toegewezen aan specifieke personen, en ten slotte registreert het risicoregister alle risico ‘ s die het project met zich meebrengt.

dat is echter niet alles. De 26 soorten documenten zijn alleen bedoeld voor het beheer op hoog niveau van het project. De PRINCE2 handleiding biedt een aantal suggesties voor de documentatie task managers zou kunnen gebruiken, maar niet het vastleggen van een hard-en-snel sjabloon of regel. Andere documenten die het suggereert zijn PERT-grafieken, Gantt-grafieken en kritische path-analyse.

waarom PRINCE2 ertoe doet

zelfs als u nog nooit van PRINCE2 hebt gehoord, kunt u zien dat het een uitgebreid kader biedt voor projectbeheer. Projectmanagers die gebruik maken van PRINCE2 zijn gekwalificeerde beoefenaars die uitgebreide training en beoordeling moeten ondergaan, dus PRINCE2 certificering toont competentie in de methodologie.

PRINCE2 is echter niet de enige manier om projectmanagementcertificering te verkrijgen en projecten te beheren. Project Management Professional (PMP) concurreert met PRINCE2 op de wereldmarkt. Het is meestal de voorkeur in Noord-Amerika, terwijl PRINCE2 wordt veel gebruikt in het Verenigd Koninkrijk, Europa, Azië, Afrika en het Midden-Oosten.

samen zijn PMP en PRINCE2 de meest gebruikte methoden voor het beheer van projecten. Dat geeft op zich al de Betekenis van PRINCE2 aan. Maar wat zijn de nadelen? De meeste kritiek op PRINCE2 is gericht op de complexiteit ervan. Er is te veel documentatie, en er zijn te veel rapporten, logs, en lijsten.

sommige projectmanagers zijn geneigd te zeggen dat PRINCE2 niet geschikt is voor kleinere projecten, maar de auteurs van PRINCE2 zeggen dat het aan u is om de methodologie aan te passen aan het project en de schaal. Ze verwachten niet dat je het volgt als een robot.

de voordelen van PRINCE2 zijn dat het een beredeneerde benadering van projecten biedt, en hoewel u misschien niet bezig bent met iets zo complex en riskant als een multi-miljoen-dollar-ontwikkeling, kunt u nog steeds de principes, thema ‘ s en processen ervan gebruiken. Omdat PRINCE2 flexibel is, kunt u beslissen wat u wilt toepassen en wat u liever weglaat. Voor een heel klein project kan het kennen en volgen van de basisprincipes van PRINCE2 u helpen om klanttevredenheid te bereiken met een aanvaardbaar projectresultaat.