dit artikel zal je helpen om beter te communiceren en formele e-mails in het Engels te schrijven.

e-mails behoren tot de meest gebruikte communicatiemiddelen ter wereld. Ze zijn snel, onmiddellijk, en kunt u communiceren met allerlei bedrijven binnen en buiten de nationale grenzen. Op het werk vooral, het schrijven van formele e-mails in het Engels op de juiste manier vereist bepaalde vaardigheden, en als een professionele situatie, is het essentieel om geen fouten te maken om een goede indruk van jezelf en uw bedrijf te maken.

In dit artikel vindt u:

• the rules for writing formal e-mails in English
• the right format to use
• Examples of formal e-mails in English

the rules for writing formal e-mails in English

om een e-mail in het Engels op de juiste manier te schrijven, niet improviseren! Lees het volgende advies om te voorkomen dat het maken van ernstige fouten die het succes van de e-mail in gevaar zou kunnen brengen vanaf het moment dat het wordt ontvangen.

onderwerp

het onderwerp is het eerste stukje informatie dat de ontvangers van een e-mail zien, en als het verkeerd of onduidelijk geschreven is, kan het de lezer pushen om het te verwijderen zonder het zelfs maar te openen! Het is dus belangrijk om vanaf het begin een duidelijke en precieze boodschap te geven, waarin de inhoud of reden voor het schrijven in twee of drie woorden wordt aangegeven die de aandacht van de ontvanger trekt.

stijl

in tegenstelling tot veel andere talen die lange complexe zinnen vereisen in een formele schriftelijke context, is Engels zeer beknopt en geeft het de voorkeur aan korte zinnen en een eenvoudige structuur. Zorg ervoor dat u de tekst opsplitst in twee of drie alinea ‘ s – dit stelt de lezer in staat om snel de belangrijkste punten te zien.

Hoffelijkheidsformules

wanneer u een e-mail in het Engels schrijft, gebruikt u niet alleen een andere taal, maar betreedt u ook een andere cultuur met andere gewoonten. De Angelsaksen in het algemeen besteden veel aandacht aan vormen van hoffelijkheid en dankbaarheid, vergeet daarom nooit om ze toe te voegen.

controleer de e-mail

stuur nooit een e-mail in het Engels zonder opnieuw te hebben gelezen wat u hebt geschreven. Grammaticale of typefouten komen veel voor, zelfs in uw eigen taal, dus in het Engels kunt u veel gemakkelijker fouten maken. Dubbel-controleren wat je hebt geschreven is een eenvoudige stap te nemen die kan voorkomen dat u Verschijnen onprofessioneel en vooral onzorgvuldig.

handtekening

zorg ervoor dat uw e-mails eindigen met alle belangrijke informatie over u, inclusief:

• naam en achternaam
• functie
• relatieve gegevens over uw bedrijf (naam, adres..)
• link naar de website van het bedrijf

het formaat van een formele e-mail in het Engels

• Inleiding
• inhoud van de tekst
• conclusie

Inleiding

afhankelijk van het Type relatie dat u hebt met de persoon aan wie u schrijft, zijn er verschillende manieren om een e-mail te starten, maar elke e-mail moet altijd beginnen met een begroeting. In ons specifieke geval formeel, de meest geschikte opties zijn:

• Geachte heer / mevrouw / mevrouw (achternaam van de ontvanger, bijv. De Heer Black)
• Geachte heer / Mevrouw (als u de naam van de ontvanger niet kent) of meer in het algemeen “voor wie het kan gaan’

na de eerste begroeting heb je een inleidende zin nodig die duidelijk de reden voor het schrijven aangeeft en consistent is met het onderwerp van de e-mail. Introduceer jezelf kort (lange teksten ontmoedigen mensen vaak om ze te lezen), dan volgen met:

• ik schrijf met betrekking tot… (e-mail onderwerp)
• ik aan het schrijven ben, in verband met… (e-mail onderwerp)
• ik aan het schrijven ben, in verwijzing naar…

Als je het schrijven van een e-mail om informatie te versturen, kunt u starten met één van de volgende zinnen:

• Ik schrijf om u te laten weten…
• ik ben blij om u te vertellen… (als je de communicatie goed nieuws)
• ik u helaas mededelen dat… (als je de communicatie slecht nieuws)

Als u reageert op een email die je ontvangen hebt, kan je zeggen:

• ik schrijf in antwoord op …
• ik schrijf in antwoord op…
• ik schrijf om u te bedanken voor … (als u de ontvanger moet bedanken)

Body of the text

er zijn geen conventionele formules voor het schrijven van de body of the text omdat dit varieert afhankelijk van de functie van wat u moet communiceren. Het is nuttig om een eerste ontwerp voor te bereiden en vervolgens verder te gaan met eventuele correcties.

de algemene regels zijn dat de tekst moet worden onderverdeeld in korte alinea ‘ s die afkortingen en acroniemen vermijden, die u beide kunt gebruiken, integendeel, wanneer u een informele e-mail naar familie en vrienden schrijft.

op basis van het type bericht dat u verzendt, zijn er verschillende manieren om een laatste uitnodiging te schrijven voordat u de e-mail beëindigt, zoals:

• ik kijk ernaar uit binnenkort van u te horen
• bij voorbaat dank
• aarzel niet om mij te contacteren
• laat het me weten als u vragen heeft
• Bedankt voor uw aandacht

conclusie

de meest voorkomende manier om een e-mail af te sluiten is:

• met vriendelijke groet
• Vriendelijke groet,
• met de meeste hoogachting, (als u bent begonnen met de e-mail met ‘Dear Sir/Madam’, omdat je niet weet wat de naam van de ontvanger)
• met vriendelijke groet (als u bent begonnen met de e-mail met ‘Geachte Heer/Mevrouw + achternaam)
• Groeten

Voorbeelden van formele e-mails in het engels

Laten we eens kijken hoe dit alles in de praktijk werkt.

Voorbeeld 1: vertraging bij de levering van een bestelling

onderwerp: Dear Mr Pascal,

het spijt ons u te moeten meedelen dat wij niet in staat zullen zijn de eerder overeengekomen termijn voor de levering van uw bestelling te respecteren. Onze leverancier heeft ons vandaag gewaarschuwd dat ze problemen hebben met de levering, wat zal leiden tot een vertraging in onze productieketen. We rekenen op uw begrip en danken u voor uw geduld.

onze verontschuldigingen.

met vriendelijke groet,

…

Voorbeeld 2: beantwoorden van een vacature

onderwerp: Web Content Editor positie

Geachte heer / mevrouw,

met betrekking tot uw vacature in xxx, wil ik graag mijn sollicitatie indienen voor de functie van Web Content Editor in uw bedrijf.

ik ben afgestudeerd in communicatiewetenschappen aan de Universiteit van xxx en heb verscheidene jaren gewerkt in een digitaal bureau als Content Specialist. Ik geloof dat mijn vaardigheden en ervaring in overeenstemming zijn met de eisen voor de functie. Ik zal me graag voorstellen in een interview, dat zal u toelaten om mijn mogelijke rekrutering beter te evalueren.

bijgaand een kopie van mijn CV. Ik kijk ernaar uit om van je te horen.

met uw getrouwheid,

…

Voorbeeld 3: verzenden van een productcatalogus

betreft: nieuwe productcatalogus

Geachte mevrouw Chapman,

naar aanleiding van uw verzoek hebben wij u onlangs onze nieuwe catalogus toegestuurd. Wij zijn ervan overtuigd dat het u in staat zal stellen om de kwaliteit van onze producten te zien. Onze lokale agent zal binnenkort contact met u opnemen om een vergadering te regelen op een dag en tijd die bij u past om in detail te bespreken hoe onze producten van nut kunnen zijn voor de behoeften van uw bedrijf.