Als u net als de meeste marketeers bent, maken evenementen deel uit van uw marketingmix. En waarom niet? Evenementen zijn een geweldige manier om kansen te stimuleren en elk aspect van uw marketing funnel te betrekken.

maar om uw evenement in een prachtige ruimte te organiseren, uw bezoekers een lunch (of een cocktail) aan te bieden, en hen te verwennen met geweldige luidsprekers, heb je iets nodig dat groen is en rijmt op honing. Je raadt het al!je hebt geld nodig.

Hoe organiseer je een succesvol evenement zonder je marketingbudget voor het jaar te verknallen? Voor veel marketeers is het antwoord sponsoring. Sponsors helpen je evenementkosten te compenseren, meestal in ruil voor toegang tot je fantastische evenementdeelnemers.

klinkt als een goede deal? Dat is omdat het is – voor zowel u en uw sponsor. Hier zijn de 5 stappen die u moet nemen om sponsors voor uw volgende evenement te krijgen:

Identificeer een doellijst van sponsors

organiseer voordat u duikt in door het creëren van een doellijst van sponsors voor uw evenement. Deze lijst moet bestaan uit alle bedrijven die u partner met, met inbegrip van agentschappen en consultants.

hier moet u kijken bij het samenstellen van uw lijst:

• uw partner ecosystem directory op de website van uw bedrijf (zoals Marketo ‘ s LaunchPoint directory)
• sponsort uw bedrijf heeft samengewerkt met in het verleden
• de evenementen van uw concurrenten – wie sponsort die?

haal de nummers

voordat u akkoord gaat met investeren in uw evenement, zullen uw sponsors enkele getallen willen zien. Wees bereid hen de volgende informatie te verstrekken:

• hoeveel deelnemers zullen er aanwezig zijn op uw evenement?
• Wat is de primaire functie van deelnemers? (b. v. marketingmedewerkers, verkoopmanagers)
• uit welke bedrijfstakken komen zij? (bijv. Tech, gezondheidszorg, Retail)

deze vragen helpen je sponsors te beoordelen of de deelnemers overeenkomen met hun kopersprofielen. Idealiter kunt u deze vragen beantwoorden op basis van historische gegevens, maar zo niet een projectie is prima.

creëer verschillende niveaus van sponsoring

niet alle sponsors zullen in staat zijn om op hetzelfde niveau te investeren, dus het is belangrijk om sponsorpakketten te maken die minstens drie niveaus omvatten – bijvoorbeeld, u kunt een silver, gold en platinum niveau aanbieden. Dit geeft uw partners de flexibiliteit die ze nodig hebben.

• de kleinste investeringsoptie kan worden aangeboden aan nieuwe partners, of partners die in het verleden nooit evenementen hebben gesponsord. U kunt dit pakket positioneren als een manier om hun teen in het water te dompelen. Op deze manier, kunnen zij een betekenis voor de sponsoringervaring krijgen en beslissen of toekomstige sponsoring voor hen juist is.
• de investering op middellange termijn zou geschikt kunnen zijn voor partners die in het verleden hebben gesponsord en die bereid zijn om een stap verder te gaan wat hun aanwezigheid en blootstelling betreft. Benadruk dat ze nog meer rendement zullen zien dan in voorgaande jaren.
• ten slotte kunt u het hoogste pakket positioneren als het belangrijkste pakket voor partners die het meest willen opvallen. Overweeg toeters en bellen toe te voegen aan dit pakket, zoals een spreekmogelijkheid of toegang tot een VIP-evenement.

geef uzelf doorlooptijd

het zou u verbazen hoe lang het duurt om uw sponsoring te verkopen. Stel jezelf op voor succes door het geven van jezelf een lange doorlooptijd. De hoeveelheid tijd die u nodig zult hebben zal variëren, afhankelijk van hoeveel mensen helpen om sponsoring te verkopen, en hoe agressief uw sponsoringdoelen zijn.

hoe dan ook, je hebt tijd nodig om een breed scala aan partners te bereiken, telefoongesprekken te plannen met partners die geïnteresseerd zijn in meer leren, een paar blunders te maken (het is onvermijdelijk!) en perfectioneer je pitch. Als algemene vuistregel, geef jezelf ten minste twee maanden om de sponsoring te verkopen.

normaal gesproken wilt u dat uw sponsoring een maand voor het evenement wordt geregeld. Gebruik deze tijd om details, zoals stand plaatsing, instructies, en facturering gladstrijken. Dit zal ook uw evenemententeam tijd geven om precies te weten hoeveel begroting door sponsoring zal worden gecompenseerd.

zet het allemaal samen

voordat u contact opneemt met potentiële sponsors, hebt u een evenementprospectus nodig. Het prospectus moet:

• locatie, data en tijden van het evenement
• Publieksstatistieken
• informatie over de verschillende niveaus van sponsoring

een echt sterk prospectus zal prachtig worden ontworpen, georganiseerd op een manier die gemakkelijk te consumeren is, en moet elementen van de look and feel van het evenement bevatten. We raden u aan een professionele ontwerper te gebruiken, of u nu gebruik maakt van een intern team of een uitbesteed bureau. Onderschat niet de hoeveelheid tijd die nodig is om een sterk prospectus – plan te produceren voor ten minste een paar weken.

nu heb je alles wat je nodig hebt om het te laten regenen (geld dus) voor je volgende evenement. Gelukkig verkopen!