medische dossiers archiefsystemen

drie soorten numerieke archiefsystemen worden gewoonlijk gebruikt voor het archiveren van medische dossiers – rechte numerieke, terminale en middelste cijfers.

rechte numerieke indiening

rechte numerieke indiening verwijst naar de indiening van dossiers in exacte oplopende volgorde volgens het nummer van de medische dossiers. Zo zouden tegelijkertijd alle genummerde records in een oplopende reeks op de archiefplanken staan. Voor bijv., de volgende vier medische dossiers zouden worden ingediend in de volgende volgorde op een plank: 65023, 65024, 65025, en 65026.

het is duidelijk een eenvoudige zaak om vijftig doorlopende records uit de archiefruimte te halen voor studiedoeleinden of voor inactieve opslag. Misschien wel het grootste voordeel van dit soort archiefsysteem is het gemak waarmee het personeel wordt opgeleid om ermee te werken. Deze benadering van het indienen heeft echter bepaalde nadelen. Het is gemakkelijk om misfile omdat een notenbalk alle cijfers van het recordnummer in één keer moet overwegen bij het indienen van een record. Hoe groter het aantal cijfers dat moet worden teruggeroepen bij het indienen, hoe groter de kans op fouten. Wijziging van nummers is gebruikelijk: medisch dossier 65424 kan verkeerd worden ingevuld als record 56524.

een ernstiger probleem bij het direct indienen van numerieke gegevens is dat de zwaarste indieningsactiviteit geconcentreerd is in het gebied met het maximale aantal nieuwe records. Verschillende personeelsleden die tegelijkertijd in dergelijke gebieden dossiers indienen, zullen elkaar in de weg staan. Aangezien personeel meestal in het gebied van de meest recente records archiveert, is het niet mogelijk om de verantwoordelijkheid voor een sectie van het bestand aan één personeel vast te stellen.

terminalcijferregistratie

een zescijferig getal of een zevencijferig getal kan worden gebruikt en met een koppelteken in drie delen worden verdeeld, waarbij elk deel gewoonlijk twee cijfers bevat. Binnen het getal zijn de primaire cijfers de laatste twee, de secundaire cijfers de middelste twee en de tertiaire cijfers de eerste twee of drie cijfers.

in een terminalvenster zijn er 100 primaire secties, variërend van 00 tot 99. Een personeel moet eerst rekening houden met de primaire sectie tijdens het indienen van de administratie. Bij elke primaire sectie, Groepen van records worden afgestemd op het secundaire cijfer, na het lokaliseren van de juiste secundaire cijfers sectie, het medisch dossier personeel dossiers in numerieke volgorde door de tertiaire cijfers. In medische dossiers verandert de tweede tertiaire cijfers met elke opname.

Opmerking het volgende voorbeeld in een terminal cijfer bestand

66-31-06	98-11-38	98-99-50
67-31-06	99-11-38	99-99-50
68-31-06	00-12-38	00-00-51
69-31-06	01-12-38	01-00-51

De terminal cijfer methode van indiening van de aanvraag is beschreven aan de hand van zes nummers, maar zoals eerder vermeld kan worden aangepast voor het gebruik van vijf, zeven of zelfs negen cijfers. Met een vijfcijferig getal, kan men het in drie secties opsplitsen, als volgt:

7-65-43	0-00-01	enz.
met zeven cijfers kan de breuk:
765-43-21	000-00-01	enz.

er zijn tal van voordelen van terminal digit filing. Wanneer nieuwe records aan de schappen worden toegevoegd, worden hun terminalcijfernummers gelijkelijk verdeeld over 100 primaire secties van de schappen. Elke 100ste nieuwe medische gegevens worden opnieuw ingediend in dezelfde primaire sectie van de schappen.

de obstructie die ontstaat wanneer meerdere personeelsleden in hetzelfde gebied dienen in te dienen, wordt vermeden. Personeel kan worden toegewezen verantwoordelijkheid voor bepaalde delen van de schappen. Wanneer vier medewerkers zijn het indienen, kan de eerste medewerkers verantwoordelijk zijn voor terminal cijfer secties 00-24, de tweede voor 25-49, de derde voor 50-74, en de vierde voor 75-99.

aangezien de registratienummers nog steeds in rechte numerieke volgorde worden toegekend, wordt het werk in elke afdeling gelijkmatig over de personeelsleden verdeeld. De nummers 463719, 453720, en 463721 zijn toegewezen in strikte volgorde, maar de records zouden worden ingediend in terminal cijfer sectie “19”, “20”, en “21” respectievelijk.

inactieve records kunnen worden getrokken uit elke sectie met terminalcijfers als nieuwe records worden toegevoegd. Op deze manier wordt het volume van de records in elke primaire sectie gecontroleerd en worden grote hiaten in het bestand die terug verschuiven van records vereisen voorkomen. Deze volumeregeling vereenvoudigt ook de planning voor het archiveren van apparatuur.

voordelen van terminalcijferregistratie

Misfiling wordt aanzienlijk verminderd met het gebruik van terminalcijferregistratie. Aangezien het personeel slechts om één paar cijfers per keer gaat, is het minder waarschijnlijk dat de cijfers worden omgezet. Zelfs als de tertiaire cijfers worden verhoogd tot drie, bijvoorbeeld 245-68-90, is het herinneren van drie cijfers gemakkelijker dan het herinneren van zeven.

de opleidingsperiode voor assistent medische dossiers is meestal iets langer voor een terminalcijfersysteem dan voor een rechte numerieke archivering, maar de meeste personeelsleden kunnen het in een paar dagen tijd leren.

het eerste opzetten van archiefrekken kan vanaf het begin vereist zijn, wat meer eenheden van rekken kan vereisen omdat uitbreidingsmogelijkheden moeten worden gepland voor het totale gebied van medische dossiers.

middencijferregistratie

bij deze methode worden de notenbalkbestanden volgens paren van cijfers, zoals bij terminaalcijferregistratie. Aan de andere kant bevinden de primaire, secundaire en tertiaire cijfers zich in verschillende posities. De middelste paren van cijfers in een getal van zes cijfers zijn de belangrijkste cijfers, de cijfers aan de linkerkant zijn de secundaire cijfers en de cijfers aan de rechterkant zijn de tertiaire cijfers

76	—	68	—	96
Secundaire		primaire		tertiaire
hieronder is een voorbeeld van een volgorde in de middelste cijfer bestand
76-68-96		99-68-96
76-68-97		99-68-97
76-68-98		99-68-98
76-68-99		99-68-99
77-68-00		00-69-00
77-68-01		00-69-01

Uit het voorbeeld gegeven, kunnen de medewerkers zien dat de blokken van 100 records (bijv., 76-78-00 t / m 76-78-99) zijn in rechte numerieke volgorde.

dit heeft verschillende voordelen:

• Ten eerste is het eenvoudig om 100 opeenvolgend genummerde records voor onderzoeksdoeleinden uit te trekken.
• ten tweede is de conversie van een recht numeriek systeem naar een systeem met middelste cijfers veel eenvoudiger dan de conversie naar een terminalcijfersysteem.
• ten derde zijn blokken van 100 records uit een recht numeriek bestand in exacte volgorde voor middelcijferige archivering.

middelcijferige archivering zorgt voor een gelijkmatigere verdeling van records met een rechte numerieke archivering, hoewel het niet gelijk is aan het saldo dat wordt bereikt door een terminalcijfersysteem.

net als bij terminalcijferregistratie wordt de notenbalk niet met zes of zeven cijfers, maar met paar cijfers ingediend.

er zijn bepaalde nadelen aan middelcijferige archivering. Meer training kan nodig zijn dan de rechte numerieke of terminale cijfer indienen.